Правило 80/20.

Когда я имею дело с людьми, которые утверждают, что они перегружены, один из способов, который им может помочь - это облегчить их жизнь, воздержавшись от дел «В». Однако люди не решаются отказаться от этих дел. Поэтому я предлагаю им правило 80/20.

Правило 80/20 гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа». Возможны некоторые отклонения от этого соотношения, но я думаю, что в целом правило 80/20 - верное.

Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 дела обеспечат вам 80 процентов успеха. Найдите эти два дела, включите их в группу «А» и осуществите их. Оставьте остальные 8 несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел.

Нижеследующие примеры из каждодневной жизни позволят Вам почувствовать большую уверенность, если Вы сосредоточитесь на задачах, приносящих наибольшие результаты, даже если Вы будете игнорировать многие задачи с наименьшей отдачей:

80 процентов стоимости торговых сделок обеспечивает 20 процентов всех клиентов.

80 процентов производства обеспечивает 20 процентов предприятий.

80 процентов времени, пропущенного по болезни, приходится на 20 процентов работающих.

80 процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20 процентов папок досье.

80 процентов грязи скапливается на 20 процентов площади пола, по которой больше всего ходят.

80 процентов стирки приходится на 20 процентов предметов одежды.

80 процентов лучшего телевизионного времени приходится на 20 процентов программ, наиболее любимых телезрителями.

80 процентов времени читатели газет тратят на чтение 20 процентов материалов, опубликованных в газете.

80 процентов телефонных звонков делают 20 процентов телефонных абонентов.

80 процентов еды поглощается в 20 процентах наиболее популярных ресторанов.

Необходимо напоминать себе снова и снова об опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Кандидат на местных выборах попросил у меня совета за два месяца до начала выборов. Его соперником был опытный политический деятель, который в течение многих лет занимал выборные посты. Мой клиент отдавал себе отчет в том, что для своей победы ему придется использовать время, оставшееся до выборов, с максимальной отдачей. Но он уже согласился выступить перед многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди.

Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда принимал приглашения для выступлений. Он понял, что уже не может отменить те встречи, на которые он обещал прийти, и поэтому решил проявлять большую осторожность в распределении приоритетов, когда он будет принимать новые приглашения. Мы внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на избирателей. Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства избирателей. К концу нашей беседы мой клиент пришел к выводу, что он может отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.

Богатая светская женщина оказалась перегруженной множеством общественных обязательств. На нее рассчитывали все и во всем - от заклеивания конвертов до оказания давления на сенаторов США. Она почувствовала, что не получает большого удовольствия от этой активности, так как позволяет другим людям за нее решать, что ей следует делать. Ей следовало признать, что до 80 процентов ее общественной деятельности - это суетня, не приносившая ей никакого удовольствия, а истинную радость доставляли лишь несколько занятий.

Мы с ней составили список из ста с лишним видов общественной деятельности, в которых она участвовала (или согласилась участвовать) за последние три месяца. Затем она внимательно их рассмотрела и выделила в класс «А» следующие занятия: помощь политическим кандидатам, встречи с интересными людьми, охрана окружающей среды, коллекционирование предметов искусства. В категории «Б» оказались: организация благотворительной помощи, помощь школьным родительским комитетам. Все остальное попало в группу «В», включая участие в деятельности церковных, больничных и музыкальных организаций.

Когда не надо делать дела «В».

Одним из лучших способов найти время для дел «А» - это сократить число дел «В», на которые Вы тратите время. «Что я не должен делать?» - вот вопрос, который Вы должны ставить перед собой, когда Вы знакомитесь с делами «В». Подумайте о том большом удовлетворении, которое Вы испытаете, когда без каких-либо трудов избавитесь по крайней мере от одного из дел «В» в Вашем списке «Что надо делать». Вместо того, чтобы думать: «Мне это надо делать», старайтесь подумать: «А может быть мне это не надо делать?»

Представим себе, что в Вашем списке написано: «Помыть машину». Вы поставили это дело в группу «В», но Вам хочется, улучив при первой возможности полчаса, вымыть машину, чтобы вычеркнуть это дело из списка и забыть о нем. Гораздо лучше вычеркнуть его из списка и забыть о нем, решив, что это дело вообще не стоит делать.

Многие из дел «В» можно превратить в дела, которые я называю «ВЯ», то есть те, что можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего ущерба для себя.

Дела «ВЯ» включают: разобрать груды журналов, проверить содержимое морозильного шкафа (с тех пор как Вы проверяли его, существенных изменений в его содержании не произошло), протереть пол, на кухне перед тем, как в дождливый день прибегут с улицы дети. Можно вспомнить множество таких же мелких и пустячных занятий или дел, которые со временем решатся сами собой, или же вопросов, о которых лучше забыть, если только о них не напомнит кто-то со стороны.

Некоторые из дел «В» следует нарочно подвергнуть испытанию превращением их в дела «ВЯ». Можно позволить им немного «постареть», чтобы узнать, не скончаются ли они естественной смертью.

Такими делами «ВЯ» могут быть: поливание сада, когда есть основания считать, что скоро пойдет дождь, сгребание снега со двора накануне возможной оттепели, сбор газет для их уничтожения за несколько дней до визита бойскаутов, собирающих макулатуру, подготовка выступления на собрании, которое, скорее всего, не состоится.

Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я делаю небольшую пометочку против него - «возможное ВЯ» - и я уверен, что в дальнейшем вернусь к нему, если это действительно окажется важным делом. Раз в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю невостребованные дела.

Многие из дел «В» можно легко превратить в дела «ВЯ» без особого вреда. Конечно, некоторые дела «В» следует делать. При всей их незначительности существует возможность существенного ущерба, если Вы их не сделаете вовремя. Вы можете сделать эти дела более приемлемыми, если Вы будете рассматривать их в более широком контексте. Правительственный чиновник, который тратит целый день на подготовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу, не должен забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что ты - государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. По этой же причине торговый служащий, посвятивший большую часть времени выяснению причин отсрочки в исполнении пустячного заказа на сумму в 2 доллара 17 центов для лучшего клиента фирмы, не должен забывать, что 40 процентов прошлогодних доходов их компании пришлось именно на этого клиента.