Должностные инструкции и обязанности

Структурные подразделения организации выполняют конкретные, свойственные только им функции. По ряду объективных и субъективных причин руководители функциональных подразделений организации час­то могут ставить свои локальные цели выше корпоративных. Если к тому же интересы сотрудников подразделении пересекаются, то это делает их соперниками. Соперничество может привести к возникновению кон­фликтных ситуаций в вопросах делегирования ответственности и полно­мочий. Этому также способствует отсутствие системы четко сформули­рованных должностных инструкций работников. В результате этого со­трудники функциональных подразделений организации часто не имеют общего представления о том, какие функции в общем процессе выполне­ния заказов на них возложены. Сотрудники функциональных подразде­лений организации, стремясь улучшить результаты выполнения своей функции, могут не учитывать результаты влияния последствий, в ряде случаев и весьма отдаленных принимаемых ими решений на выполнение других функций и результаты деятельности компании в целом.

Кантер, немецкий специалист по организационному поведению, от­мечал, что истинная свобода состоит не в отсутствии структуры, т.е. в возможности для работников выйти из-под контроля и делать, что им за­благорассудится, а скорее в четкой структуре, которая позволяет людям работать в установленных рамках самостоятельно и творчески. Такая структура управления может быть задана на основе разработки должно­стных инструкций работников организации.

В этой связи следует разработать систему четкого распределения должностных обязанностей специалистов по логистике.

Основными задачами специалистов по логистике компании являются разработка требований к системе логистического обслуживания; участие и координация деятельности по разработке, внедрению, реализации ме­ханизма и корректировке политики организации в области логистическо­го обслуживания потребителей; методическое руководство разработкой, внедрением, функционированием и улучшением системы логистического обслуживания потребителей; координация работ по обеспечению качества логистического обслуживания потребителей; разработка и оператив­ный контроль над реализацией программ поддержания качества логисти­ческого обслуживания потребителей; выявление фактических или потен­циальных недостатков логистического обслуживания потребителей; раз­работка различных процедур логистического обслуживания потребите­лей; участие в разработке и утверждении схемы организационной струк­туры управления организацией; участие в определении перечня ответст­венных должностных лиц и уровня их полномочий в области качества логистического обслуживания потребителей; участие в определении и назначении необходимого персонала организации; осуществление оцен­ки качества логистического обслуживания потребителей; общее руково­дство функциональными и информационными процессами, связанными с предоставлением логистического обслуживания; методическое руково­дство деятельностью сотрудников функциональных подразделений орга­низации по логистическому обслуживанию потребителей; определение состава работ по обеспечению, управлению и поддержанию требуемого уровня обслуживания потребителей; контроль над средствами и ресур­сами организации, обеспечивающих предоставление требуемого уровня качества обслуживания, участие в выделении, распределении и перерас­пределении ресурсов организации; разработка статистических и других методов контроля над качеством логистического обслуживания потреби­телей; сбор, накопление, систематизация, обработка, обобщение и анализ данных о функционировании системы логистического обслуживания по­требителей; формирование и сопровождение фонда нормативной и мето­дической документации в области логистического обслуживания потре­бителей; разработка учебных программ для сотрудников функциональ­ных подразделений по вопросам логистического обслуживания потреби­телей.

Как видно, деятельность специалистов службы логистики организа­ции охватывает весьма широкий круг вопросов — от линейного руково­дства предоставлением логистического обслуживания до формирования стратегических решений в области обслуживания потребителей.

Достаточно трудно точно определить круг обязанностей и полномо­чий специалистов по логистике. В настоящее время отделы логистики и подразделения с перекрестными функциями в организациях встречаются все чаще.

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к оформлению должностных инструкций.*

* Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций: Практическое пособие. М.: Издательство «Дело и Сервис», 2000. С. 880.

Должностная инструкция — это организационно-правовой доку­мент, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им дея­тельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объяв­ляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном ис­полнении обязанностей по должности).

Введением должностных инструкций достигается целый ряд целей (рис.46).

Рис. 46. Цели введения должностных инструкций.

Основой для разработки должностных инструкций являются квали­фикационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Основным нормативно-правовым документом, содержащим квалифи­кационные характеристики, является Постановление Министерства тру­да и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37 «Квалификаци­онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». В справочнике содержатся квалификационные характери­стики должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей могут быть разработаны квалификаци­онные характеристики по должностям, присущим только им. Соответст­вующие квалификационные характеристики утверждаются федеральны­ми органами исполнительной власти и согласовываются с Министерст­вом труда и социального развития РФ. Так, Министерством путей сооб­щения РФ утверждены «Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке» (Указание №А-914у от 18 октября 1996 г.); Министерством общего и профессионального образования РФ — «Та­рифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования» (приказ №463 от 31 августа 1995 г.).

Квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов;

1. Должностные обязанности. Этот раздел содержит основные функ­ции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородно­сти и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию работников организации.

2. Должен знать. В этом разделе приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руково­дящих и нормативных документов; методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

3. Требования к квалификации. В данном разделе определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей; требования к стажу рабо­ты.

Указанные разделы служат основой для разработки должностных ин­струкций работников.

В схеме должностной инструкции есть два важных раздела — «Права служащего» и «Ответственность служащего». Права напрямую связаны с обязанностями, а ответственность является следствием неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей.

В квалификационных характеристиках представлены работы, наибо­лее характерные для той или иной должности. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, кото­рые свойственны соответствующей должности в конкретных организа­ционно-технических условиях. Одновременно определяются требования к необходимой специальной подготовке работников.

К должностной инструкции предъявляются две группы требований: по оформлению и содержанию; по расположению реквизитов.

Обе группы требований содержатся в ГОСТ РФ 6.30-97 «Унифициро­ванные системы документации. Унифицированная система организаци­онно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку­ментов» (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 г. №273), кото­рый вступил в силу 1 июля 1998 г.

Рассмотрим основные требования к оформлению и содержанию должностной инструкции (рис. 47).

Рис. 47. Должностная инструкция.

1. Наименование организации. Организация — юридическое лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательст­вам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществ­лять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанно­сти, быть истцом и ответчиком в суде, а также имеет самостоятельный баланс и смету и зарегистрировано в государственных органах юстиции в установленном порядке.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается в документе (его поме­щают выше).

Наименования организации субъектов Российской Федерации имею­щих наряду с русским языком в качестве государственного националь­ный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, ко­гда оно закреплено в учредительных документах организации, и поме­щают (в скобках) ниже полного наименования.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации), и распола­гают его ниже наименования на русском языке.

Наименование обособленного структурного подразделения организа­ции (филиала, представительства) указывают в том случае, если оно яв­ляется автором документа, и располагают ниже наименования организа­ции.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Представительство является обособленным подразделением юриди­ческого лица, расположенным вне места его нахождения. Оно представ­ляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Структурное подразделение организации — официально выделенный орган управления. Он является частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. Оно может быть как обособленным, так и не обособлен­ным, т.е. не обладающим полными признаками организации (внутрен­ним).

Подразделения второго типа, как правило, являются результатом структурирования организации на отдельные элементы по принципу раз­деления задач и функций. К структурным подразделениям относятся управления, отделения, отделы, службы, бюро, цеха, лаборатории, секто­ры.

В общем виде структуру организации можно выразить на рис. 48.

Рис. 48. Схема структуры организации.

Наряду с указанными подразделениями могут быть образованы и иные самостоятельные подразделения — служба документационного обеспечения, служба безопасности. Самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные еди­ницы. Например, служба логистики организации может подразделяться на отделы (секторы, группы): закупок, склада, контроля, сектор по учету общих затрат, сектор учета и реализации продукции.

2. Гриф об утверждении. Утверждает должностную инструкцию ру­ководитель организации. Утверждение же его инструкции осуществляет­ся органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной ин­струкции и трудовом контракте.

Гриф утверждения данного документа должен состоять из:

1) слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

2) наименования должности лица, утверждающего документ;

3) подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

4) даты утверждения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

3. Наименование должности. Наименования должностей работни­ков по общему правилу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тариф­ных разрядов (ОК 016-94), принятому и введенному в действие поста­новлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367. Однако постепенно входят в обращение наименования должностей, заимство­ванных из иностранных языков, например, логистик (греч. logistik). Для них еще предстоит ввести квалификационные характеристики. В на­стоящее время при составлении должностных инструкций таких долж­ностей используются специальные ведомственные нормативные доку­менты.

Следует также отметить, что нормативно-правовые документы трудо­вого законодательства содержат рекомендации по определению наиме­нований должностей в соответствии с квалификационными характери­стиками должностей служащих, которые, в свою очередь, содержат на­именования должностей в соответствии с Общероссийским классифика­тором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Такого рода рекомендации вызваны тем, что определенная регламента­ция наименований должностей обусловлена механизмом создания гаран­тий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты тру­да, льгот и компенсаций в связи с условиями труда, условиями пенсион­ного обеспечения.

Все наименования должностей должны соответствовать одной из ка­тегорий: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содер­жание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические). Рассмотрим данные ка­тегории:

1. Руководители. В эту группу входят а) руководитель организации (предприятия, учреждения) — лицо, осуществляющее прямое управле­ние организацией (предприятием, учреждением); б) руководящие работ­ники организации (предприятия, учреждения) —лица, назначенные в ус­тановленном порядке в качестве заместителей руководителя организа­ции, с определенными административными функциями и направлениями работы, имеющие право в пределах своих полномочий осуществлять действия от имени организации, представлять ее интересы в любых ин­станциях, включая и судебные (вице-президент, технический директор, заместитель директора); в) руководитель структурного подразделения — лицо, заключившее трудовой договор (контракт) с руководителем орга­низации или назначенное последним для управления деятельностью структурного подразделения (начальник, мастер, заведующий), и его за­местители.

Наименования должностей руководителей могут быть следующими: директор, руководитель, начальник, заведующий. Они также могут быть производными от наименований специалистов, например, главный бух­галтер.

2. Специалисты. К данной группе относятся лица, обладающие специ­альными знаниями, навыками, опытом работы в определенной отрасли экономики, получившие специальность по высшему (специалисты выс­шего звена) или среднему образованию (специалисты среднего звена), подтвержденному присвоением лицу квалификации «дипломированный специалист». Специалисты выполняют работы, требующие определен­ной квалификации.

В группу наименований должностей, соответствующих категории «Специалисты», входят, например, администратор, программист, ин­спектор, логист.

3. Другие служащие. Эту группу образуют служащие, выполняющие регламентированные и методически проработанные, периодически по­вторяющиеся работы, относящиеся к деятельности соответствующего структурного подразделения, под контролем непосредственного руко­водителя, — технические исполнители. Как правило, требования к их квалификации сводятся к начальному профессиональному образованию или среднему (полному) общему образованию и специальной подго­товке по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

В качестве примера наименований должностей, входящих в катего­рию «Другие служащие», можно назвать следующие: агент, секретарь, экспедитор, делопроизводитель.

В отношении наименований должностей следует также добавить, что наименования руководителей и специалистов могут быть снабжены обо­значениями производных должностей. Это: вице-, первый заместитель. заместитель, главный, ведущий, старший, младший, сменный, первый, второй, третий, четвертый, помощник, старший помощник, первый по­мощник, второй помощник, третий помощник, четвертый помощник, пя­тый помощник, сменный помощник, групповой, бригадный, районный, участковый, горный.

Поясним некоторые из них:

Вице- (лат. vice — вместо, наподобие) — частица, прибавляемая в на­чале слова для обозначения заместителя крупного должностного лица, представителя власти. Как правило, «вице-» имеет задачей обозначить «второе» лицо в организации, которое является непосредственным за­местителем, помощником руководителя по всем (отдельным) частям управления и занимает временно место руководителя на время его отсут­ствия и болезни. Как правило, употребление наименования должностей с частицей вице- характерно для крупных корпораций (вице-президент) и для органов власти.

Заместитель руководителя — лицо, которое выполняет должностные обязанности руководителя на время его отпуска, болезни, отсутствия, увольнения, но вместе с тем вне необходимости замещения выполняет определенные работы по управлению организацией или обеспечению деятельности организации. Должностной инструкцией заместителя должна быть определена обязанность по замещению. Следует отметить, что должностные обязанности заместителей, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе квалификационных характери­стик соответствующих руководителей.

Помощник руководителя и специалиста. Зачастую «помощник» и «заместитель» рассматриваются как синонимы. Различия все же есть — уже при толковании слова «помощник» (помогающий, содействующий) очерчивается круг обязанностей. Это обязанности общего характера — выполнение работ по поручению руководителя или специалиста (на­пример, помощник юрисконсульта по поручению юрисконсульта может подготовить список нормативно-правовых документов по заданной те­матике; произвести работы небольшого объема по контролю над со­стоянием дел в органах государственной регистрации юридических лиц); определенного характера— выполнение как части работ, возло­женных на руководителя или специалиста, так и отдельных служебных поручений.

В обязанности помощника не входит замещение руководителя на время болезни, отпуска. Исключение составляют те случаи, когда у ру­ководителя нет заместителя, и тогда помощник может быть назначен от­дельным приказом временно заменяющим руководителя.

Следует учитывать, что квалификационные требования к заместителю руководителя и помощнику руководителя также могут существенно раз­личаться. Так например, на должности заместителей начальников финан­совых отделов могут назначаться лица, имеющие высшее профессио­нальное образование по экономической специальности, а на должность его помощника могут назначаться лица, еще обучающиеся в образова­тельных учреждениях высшего профессионального образования по эко­номической специальности (последние курсы).

Должности заместителя и помощника имеют различия и по оплате. Так, должностные оклады заместителей руководителей негосударствен­ных организаций, как правило, устанавливаются на 5-15%, а помощни­ков — на 30-50% ниже должностных окладов соответствующих руково­дителей.

«Главный» — должностное наименование, устанавливаемое по долж­ностям главных специалистов для возможного их введения в крупных организациях, с возложением на соответствующих работников функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направ­лений деятельности учреждения, а также по координации и методиче­скому руководству группами специалистов.

«Старший» — должностное наименование, устанавливаемое при ус­ловии, если служащий наряду с выполнением обязанностей, преду­смотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство под­чиненными ему работниками. Должностное наименование «старший» может устанавливаться работнику также в виде исключения и при от­сутствии непосредственно в его подчинении работников, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразде­ления). Для должностей служащих, по которым устанавливаются ква­лификационные категории, должностное наименование «старший» не применяется. В этих случаях функции руководства подчиненными ис­полнителями возлагаются на специалиста более высокой квалификаци­онной категории.

Квалификационная категория — соответствующий нормативным критериям уровень квалификации, профессионализма и продуктивности труда, обеспечивающий работнику возможность решать профессиональ­ные задачи определенной степени сложности.

Установление должностного наименования «ведущий» производится в тех случаях, когда на специалиста возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятель­ности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемых в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

Если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, ко­торые соответствуют характеристикам работ из двух и более должно­стей, предусмотренных квалификационными характеристиками должно­стей служащих и Общероссийским классификатором профессий рабо­чих, должностей служащих и тарифных разрядов, то наименование должности, на которую принимается работник, рекомендуется опреде­лять по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусмат­риваемых работ.

4. Общие положения. В данном разделе указывают:

1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Обще­российским классификатором профессий рабочих, должностей служа­щих и тарифных разрядов (ОК 016-94)— руководитель, специалист, технический исполнитель.

2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в со­ответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разра­батывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руко­водителей, специалистов и других служащих (постановление Министер­ства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37) опре­делено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа рабо­ты, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие дос­таточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специаль­ную подготовку и стаж работы.

В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификацион­ные категории по оплате труда устанавливаются руководителем органи­зации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей; ответственность за принимае­мые решения; отношение к работе; эффективность и качество труда: профессиональные знания; опыт практической деятельности, определяе­мый стажем работы по специальности.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

4. Основополагающие организационно-правовые документы, на осно­вании которых работник осуществляет служебную деятельность и реали­зует свои полномочия. Пункт разрабатывается на основании раздела «Должен знать» квалификационных характеристик должностей служа­щих.

5. Наименование должностных лиц, которым подчиняется работник.

6. Перечень структурных подразделений и (или) отдельных работни­ков, непосредственно подчиненных данному работнику по службе (если таковые имеются). Данный пункт может быть включен в раздел «Долж­ностные обязанности».

7. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обя­занностей в случае его временного отсутствия.

Пункты 3, 5-7 разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях организации, положения о персонале.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, кон­кретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятель­ности.

5. Должностные обязанности. В этом разделе указывают обязанно­сти работника с учетом задач и функций конкретного структурного под­разделения организации с подробным изложением основных направле­ний его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть ука­заны обязанности работника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распреде­ления иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раз­дела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик по должностям служащих.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в ква­лификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процес­се улучшения организации труда, внедрения технических средств, про­ведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, со­кращению численности персонала возможно расширение круга обязан­ностей работников по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотрен­ных квалификационными характеристиками по другим должностям, род­ственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение ко­торых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации работника могут быть изложены и в от­дельном разделе должностной инструкции с одноименным наименовани­ем. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполне­нии разовых служебных поручений.

6. Права. В этом разделе приводят перечень прав работника, опреде­ленных законодательством и внутренними документами организации.

Служащий вправе:

1) знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы;

2) присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структур­ного подразделения) по вопросам деятельности организации (структур­ного подразделения);

3) участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;

4) вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и улучшению методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты уст­ранения имеющихся в деятельности организации (структурного подраз­деления) недостатков;

5) осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;

6) запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений ин­формацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

7) привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразде­лении к решению задач, возложенных на структурное подразделение (ес­ли это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации);

8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетен­ции;

9) требовать от руководителя организации (структурного подразделе­ния) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, воз­ложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

В данной статье может быть зафиксировано право работника на карь­ерное продвижение, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Россий­ской Федерации. Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержа­ния:

1) действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделе­ниями организации в пределах своей компетенции;

2) вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

3) сообщать руководителям иных структурных подразделений о вы­явленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики вы­полняемых работником должностных обязанностей. Однако не следует забывать, что зачастую чрезмерная конкретизация прав приводит к ошибкам.

Положения о взаимодействии со структурными подразделениями организации можно обобщить в отдельный раздел «Взаимоотноше­ния».

Начальник отдела документационного обеспечения в процессе работы взаимодействует:

1) со всеми руководителями структурных подразделений организа­ции по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, улучшения стиля и методов работы с докумен­тами, подготовки и представления необходимых руководству материа­лов;

2) с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с под­готовкой документов;

3) с отделом кадров по вопросам подбора, приема, увольнения, по­вышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационно­го обеспечения;

4) с отделом материально-технического обеспечения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтова­рами.

Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных под­разделений определен Положениями об отделах, службах, и дублирова­ние в должностных инструкциях не обязательно — достаточно отсылки. В том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятель­ного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), це­лесообразно подробно изложить его взаимоотношения с подразделения­ми и отдельными специалистами.

7. Ответственность. В разделе указывают меру ответственности ра­ботника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также тре­бований законодательства. В данном разделе должностной инструкции можно ограничиться как общими отсылками к отраслям законодательст­ва, так и конкретизировать, в каких случаях на работника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции, допущение конкретных наруше­ний законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Например, главный бухгалтер несет ответственность за несвоевре­менное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах организации; нарушение сроков предоставления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим орга­нам.

Как правило, такое подробное регламентирование ответственности работника в должностной инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодатель­ства, халатным отношением к отдельным обязанностям. Однако основными нормативно-правовыми документами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер ор­ганизации, является Закон РФ «О бухгалтерском учете». Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответствен­ность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанно­стей главным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка ра­боты в финансово-хозяйственной деятельности организации, весьма за­труднительно.

Более разумным и эффективным является разработка юристами орга­низации специальных таблиц, сводов извлечений из основных норматив­но-правовых актов по вопросам ответственности работника и ознакомле­ние его с ними под расписку. В должностной инструкции же можно от­разить группы правонарушений и способ определения меры ответствен­ности за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразде­лений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструк­ции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субордина­ции.

8. Ссылка на документ. Приводится ссылка на документ, в соответ­ствии с которым разработана должностная инструкция. Указывается на­именование, номер и дата принятия документа. Например (по должност­ной инструкции главного бухгалтера): «Настоящая должностная инст­рукция разработана в соответствии с Положением о главной бухгалтерии от 15.09.98 №1-41».

9. Подпись руководителя структурного подразделения. Должност­ная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой органи­зации, однако ее могут разработать и иные структурные подразделения. В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями — их руководителями.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное— на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

10. Согласовано. Должностная инструкция согласовывается с соот­ветствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организа­ции. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необхо­димо также согласовывать с соответствующим структурным подразделе­нием или должностным лицом, курирующим соответствующее направ­ление деятельности организации.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО. должности лица, с которым согласовывается документ (включая наиме­нование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициа­лов, фамилии) и даты согласования.

Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в организации, рекомендуется разработка по приведенному образцу (табл.6).

Таблица 6