Организация и проведение результативного интервью

1. Подготовка

Изначально необходимо точно сформулировать основные идеи, которые определяют цель визита к заказчику. Участники команды проекта должны очень ясно представлять себе, какого рода информация нужна и каким образом она будет использована, с тем чтобы точно определить целевую аудиторию. Только после этого необходимо переходить к разработке списка вопросов, которые будут заданы заказчику.

Основная рекомендация для проведения интервью для формирования функциональных требований к системе - использовать подход, применяемый в структурном моделировании, то есть постараться задать вопросы и получить информацию в разрезе, как показано на рис. 1.4.

o " Большая картинка"

§ Место (под)процесса в сквозном процессе

§ Интерфейс с предшествующим процессом

§ Интерфейс с последующим процессом

o Описание процесса

§ Что? (типовой результат и его потребитель)

§ Как? (последовательность шагов и показатели эффективности)

§ Кто? (роли и присущая им квалификация)

§ Чем? (используемые средства, инструменты, расходуемые ресурсы)

o Документы

§ Входящие документы

§ Исходящие документы

§ Регламентирующие документы

2. Проведение

Рекомендуется планировать интервью исходя из максимальной продолжительности в 1, 5 часа. Учитывая весьма ограниченное время, необходимо всегда приходить в указанный час, заранее продумать маршруты пути к месту встречи. Каждый участвующий в процессе общения с заказчиком должен оперировать одним и тем же набором вопросов в одинаковой последовательности, чтобы обеспечить порядок проведения переговоров и удобство при дальнейшем формировании протокола интервью.

Рис. 1.4. Принцип структурирования информации о бизнес-процессе

На практике для проведения интервью часто составляют команды по два человека, это удобно с той точки зрения, что один задает вопросы, а другой делает пометки. В то же время присутствие на встрече более двух интервьюеров способно значительно повредить общению.

3. Дальнейшие действия

После завершения всех встреч нужно собрать полученную информацию в единый отчет, который будет полезен проекту. Обычно это реализуется при тесном взаимодействии всех участников интервью, в том числе и интервьюированных представителей заказчика, которые согласуют подготовленный сводный протокол интервью.

В качестве отчета по интервью готовится сводный протокол, который затем отправляется на согласование. Пример шаблона протокола представлен в табл. 1.8.

Крайне важным моментом является " встраивание" информации, полученной на интервью от заказчика, в проектную документацию - иначе вся собранная информация не имеет никакого значения для проекта. Для того чтобы проверить, были ли учтены требования заказчика в проектных спецификациях, рекомендуется ответить на следующие вопросы:

o Определены ли факторы ценности для заказчика?

o Усвоила ли команда проекта эти факторы?

o Были ли факторы ценности интегрированы в процессы и проектные продукты?

Инструментом, который позволяет обеспечить положительные ответы на эти вопросы, является функция качества или " дом качества", речь о котором пойдет ниже, в разделе, посвященном формированию требований проекта.