Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Отчет об аудиторской проверке






(код проверки)

Наименование процесса(ов) или вида(ов) деятельности:
Наименование или обозначение аудитируемого(ых) подразделения(й):
Дата проверки:
Критерии аудита (обозначение документа(ов) или разделов документа(ов)):
Цель аудиторской проверки:
Должность руководителя(ей) иодразделения(й) или процесса(ов):
Ф.И.О. ведущего аудитора
Ф.И.О. аудитора А
Ф.И.О. аудитора Б
РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ
Объем выполнения проверки: полная __________, не полная _____.
Количество обнаруженных несоответствий: __________,
в том числе значительных _______, незначительных ___.
Количество отмеченных замечаний: _____.
Протоколы №
ВЫВОДЫ
Общая оценка соответствия: полное ________, не полное ________.

Результативность деятельности (процесса):
высокая _____, удовлетворительная ____, неудовлетворительная ____.
Эффективность деятельности (процесса):
высокая ____, удовлетворительная ____, неудовлетворительная ____.
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ
Отчет составлен:
Ведущий аудитор: _______________________________________________________________________________
(Фамилия И.О., подпись, дата)
Отчет рассмотрен и утвержден:
(Должность, Фамилия И.О., подпись, дата)
В последующих листах отчета приводится поясняющая информация
Приложения:

1.12.3. Утверждение и рассылка
отчета об аудиторской проверке
Отчет об аудиторской проверке представляется руководителю службы внутреннего аудита, который после соответствующего анализа утверждает его и направляет копии отчета руководителю аудитируемого процесса (подразделения), а также должностным лицам, указанным в плане проверки.
При наличие замечаний со стороны руководителя службы внутреннего аудита отчет о проверке дорабатывается ведущим аудитором
Внимание! Отчет об аудиторской проверке должен предоставляться на рассмотрение и утверждение и рассылаться заинтересованным лицамв установленный срок (как правило, такой срок не превышает одной недели). Представление отчета об аудиторской проверке в сжатые сроки является свидетельством важности проведенной проверки.
Аудиторская проверка считается завершенной, когда все действия предусмотренные планом проверки, выполнены, и утвержденный отчет об аудиторской проверке разослан.
Завершение проверки может вызвать необходимость в разработке и реализации корректирующих, предупреждающих и (или) улучшающих действий. В этом случае подтверждение выполнения запланированных действий (прежде всего предупреждающих и улучшающих, реализация которых зачастую требует длительного времени) включается в последующую аудиторскую проверку.


1.12.4. Регистрация результатов аудиторской проверки
Результаты аудиторской проверки регистрируются в специальном журнале в службе внутреннего аудита.


ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА

№ п. п. Дата проведения проверки Основания для проверки Объект проверки Наименование аудитируемого процесса (подразделения)
         

Продолжение журнала

Фамилия И.О. ведущего аудитора Фамилия И.О. аудиторов Код отчета и дата его утверждения Наличие значительных несоответствий (№№ протоколов) Отметки ведущего аудитора о реализации корректирующего действия с указанием даты
         

Журнал регистрации результатов аудиторской проверки хранится в службе внутреннего аудита.
Результаты реализации корректирующих (предупреждающих) действий регистрируются в специальном журнале.

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА

№ п.п. Дата выявления несоответствия (№ протокола) Фамилия И.О. ведущего аудитора Фамилия И.О. руководителя подразделения, ответственного за устранение причины несоответствия Причина несоответствия
         

 

Продолжение журнала

Содержание корректирующего (предупреждающего) действия Дата устранения причины несоответствия Дата инспекционного контроля Отметка ведущего аудитора об устранении причины несоответствия
план факт
         

Журнал регистрации корректирующих (предупреждающих) действий хранится в подразделении, в котором выявлено несоответствие.
1.12.5. Оформление дела об аудиторской проверке
Все материалы каждой конкретной аудиторской проверки комплектуются в специальное дело под соответствующим регистрационным номером. В состав дела об аудиторской проверке включаются:
• план аудиторской проверки;
• письменное уведомление руководителя аудитируемого процесса (подразделения);
• заключение по аудиторской проверки;
• отчет о результатах аудиторской проверки;
• заполненные опросные листы;
• заполненные контрольные вопросники;
• копии протоколов о несоответствиях и замечаниях;
• копии планов корректирующих (предупреждающих) действий;
• копии планов действий по улучшению;
• протоколы вводного и заключительного совещаний;
• другие материалы.
Дело об аудиторской проверке хранится в службе внутреннего аудита в течение установленного срока (как правило не менее 10 лет).
Материалы дела об аудиторской проверке важны для:

• контроля сроков выполнения и результатов корректирующих (предупреждающих) действий;
• справок для разработки последующих опросных листов и контрольных вопросников;
• ссылок в последующих аудиторских проверках;
• возможных юридических последствий.
1.12.6. Использование результатов аудиторских проверок
для анализа системы менеджмента качества со стороны руководства
Результаты аудиторской проверки доводятся до сведения руководителя аудитируемого процесса (подразделения).
Обобщенные результаты (за определенный интервал времени) используются для анализа и оценивания системы менеджмента качества и (или) экологии высшим руководством организации.
Возможная форма представления обобщенных результатов по обнаружению несоответствий в отчетный период:

 

 

Процессы (виды деятельности) Количество обнаруженных несоответствий в подразделениях Итого Общая оценка процесса (вида деятельности) (удов/неуд.)
        m
P01                
P02                
P03                
...                
n                
Итого                
Общая оценка подразделения (удов/неуд.)                

Примечание: При наличии хотя бы одного неустраненного несоответствия в процессе или подразделении общая оценка соответствия признается неудовлетворительной.
Оценка может быть также выражена в баллах (при наличии соответствующей методики оценки степени соответствия.

Наряду с оценкой соответствия деятельности подразделений и процессов, обобщение результатов аудиторских проверок являются основа для оценивания эффективности и результативности корректирующих, предупреждающих и улучшающих действий.

ПОВЕДЕНИЕ АУДИТОРА Неотъемлемой частью работы аудитора является его общение с сотрудниками аудитируемого подразделения. Общение — способ поддержания отношений человека с другими людьми, основанный на передаче и обработке информации. Для того, чтобы сделать свое общение результативным, аудитор должен правильно интерпретировать все сигналы, которыми он обменивается с сотрудниками аудитируемого подразделения. По данным психологов, процесс общения осуществляется через: • слова (40%); • выражение лица, взгляд, мимику (10%); • позу(5%); • жесты (10%); • интонацию (35%). Внимание! Для аудитора важны не только слова собеседника, но и выражение его лица, интонация речи, поза и даже малозаметные жесты. Эти составляющие общения способны передать самые тонкие оттенки чувств и настроения собеседника. По ним можно определить дружелюбие и враждебность, уважение и неуважение, доверие и настороженность, заинтересованность и равнодушие, спокойствие и беспокойство (тревогу, гнев).


1.9.1. Этика поведения аудитора
Этика поведения аудитора строится на необходимости строгого соблюдения определенных правил и норм нравственного поведения. Этичное поведение аудитора основа его профессионализма.
Для обеспечения надлежащего поведения аудитора рекомендуется, чтобы он в процессе прохождения аттестации подписывал соответствующий «моральный кодекс поведения>. Таким образом, он формально подтверждает свою готовность соблюдать этические правила и нормы подобно тому, как это делают врачи, давая знаменитую клятву Гиппократа.

КОДЕКС ПОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТОРА (одобрен на совещании внутренних аудиторов ______ 2003 г.)

Принимая на себя обязательства внутреннего аудитора, подтверждаю готовность соблюдать следующие этические правила и нормы поведения:
• действовать заслуживающим доверие и непредубежденным образом по отношению к персоналу аудитируемого объекта;
•ставить в известность руководителя службы внутреннего аудита о характере своих отношений с персоналом аудитируемого объекта перед тем, как проводить аудиторскую проверку;
• не действовать в ущерб репутации персонала аудитируемого объекта;
• не раскрывать выявленную в ходе аудиторской проверки информацию, которая может нанести моральный ущерб персоналу аудитируемого объекта;
• проявлять уважение к персоналу аудитируемого объекта, создавать атмосферу сотрудничества в доброжелательности;
• избегать резкого тона замечаний и оценок. Замечания высказывать только по отношению к предмету аудиторской проверки, но ни в коем случае не в адрес сотрудников аудитируемого объекта;
• постоянно сохранять позитивную психологическую установку на проведение аудиторской проверки;
• в конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям и избегать нетактичного поведения со своей стороны;
• способствовать поддержанию авторитета аудиторской службы.

(дата, подпись) Фамилия И. О.

 

Аудитор несет моральную ответственность за:
добросовестное исполнение своих обязанностей (честность в представлении результатов, правдивость в отчетах);
неиспользование своего положения в корыстных цепях;
неиспользование информации, полученной в ходе аудиторской проверки, в ущерб репутации аудитируемого объекта.
Аудитор должен завоевать авторитет у сотрудников аудитируемых подразделений организации. Основными факторами завоевания должного авторитета являются:
сдержанность и уравновешенность суждений;
непредвзятая оценка полученных свидетельств;
уважительное отношение к персоналу аудитируемого объекта;
приветливость и доброжелательность.
Аудитор должен иметь соответствующий его статусу внешний вид.
1.13.2. Психология поведения аудитора
Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого объекта в целом и с отдельными его сотрудниками, независимо от своих ощущений, аудитор должен строить свое поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудиторской проверки. Аудитор должен быть готов к тому, что у аудитируемого объекта могут быть свои внутренние проблемы, и это моет быть причиной негативного отношения к аудитору. Всвоей работе аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе, и деструктивным поведением аудитируемого персонала. Он должен быть готов к этому и иметь в своем арсенале методы и приемы, позволяющие изменить подобную ситуацию в свою пользу.
ДВАДЦАТЬ РЕКОМЕНДАЦИЙ АУДИТОРУ ПО ПСИХОЛОГИИ
ПОВЕДЕНИЯ В ХОДЕ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ:
1. Аудитор не должен проявлять неуверенность в общении с руководителем и сотрудниками аудитируемого объекта
. Он должен понимать, что подобное поведение может вызвать недоверие к его компетентности и привести к неудаче всей проверки. Неуверенность аудитора, которая возможна лишь на начальном этапе его работы, должна быть сведена к минимуму за счет тщательной подготовки к аудиторской проверке.
2. Аудитор должен быть настроен на положительный результат аудиторской проверки. Каждый раз, приступая к проверке, аудитор должен исходить из предположения, что объект проверки организован и функционирует в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями. Это подобно презумпции невиновности, под которой в правовой практике понимается признание факта юридической достоверности, пока не будет доказано обратное Аудитор должен быть настроен на положительное отношение к собеседнику, на понимание его ответственности за выполняемую деятельность. Аудитор должен стараться заинтересовать собеседника, предоставляя ему возможность проявить свои знания.
3. Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать сотрудникам аудитируемого объекта, что свою главную задачу он видит в сборе убедительных свидетельств соответствия и в представлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий и различного рода нарушений. Такая позиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого объекта и обеспечивает большую открытость при предоставлении ему необходимой информации.
4. Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого объекта, что проведение аудиторской проверки будет способствовать улучшению деятельности. Исходя из этого, аудитор должен доказывать, что устранение причины каждого обнаруженного в ходе проверки несоответствия будет способствовать улучшению аудитируемой деятельности. Чем успешнее будет решаться эта задача, тем эффективнее будет взаимодействие аудитора с сотрудниками аудитируемого объекта.
5. Предметом аудиторской проверки является деятельность в системе менеджмента качества и (или,) экологии, а не осуществляющие ее сотрудники. Аудитор ищет свидетельства соответствия, а не несоответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает деятельность в системе менеджмента качества и (или) экологии, а не личные достоинства и недостатки сотрудников. В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников и участвовать определении степени их виновности в обнаруженных несоответствиях.
б. Аудитор должен уметь слушать и слышать. Это одно из важнейших его умений. Ведь недаром восточная мудрость гласит: «Истина лежит не в устах говорящего, а в ушах слушающего». Внимательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В этом случае аудитор как бы «раскрывает» собеседника и получает наиболее важные сведения. Как утверждает Р. Фарсон [15] слушать труднее, чем говорить. Слушание требует открытости, доверия и уважения -качества, которые трудно проявлять в течение длительного времени. Слушать -- это нечто гораздо большее, чем просто терпеливо слушать говорящего. Слушание требует самоосознания, даже самокритики, а этого достичь не всегда просто.
7. В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника. Длительные. или особо важные высказывания собеседника целесообразно подытоживать, чтобы быть уверенным в правильности понимания. Это позволяет избегать недоразумений, связанных с неправильным пониманием собеседника, и продемонстрировать ему, что сказанное им вызывает интерес. у аудитора. Аудитор должен выражать поддержку собеседнику как на словах (используя, например, поощрительные выражения типа: «Да, я вас понимаю», «Очень интересно», «Я вас слушаю» и т.п.), так и языком мимики и жестов.
Аудитору не следует бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы передать собеседнику заинтересованность в его информации и потребность узнать больше.
8. Аудитор должен направлять беседу в нужное русло по заранее обдуманному плану,. Он не должен допускать ситуации, способной сбить его с толку. Для этого беседу следует вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не усложнять речь лишними фразами. Время от времени целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно расслабиться.
9. При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных всплесков. В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон. Не поддаваясь эмоциям, надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивного тона со своей стороны. Нельзя вступать в спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик.
10. Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого объекта только на негативных положениях, обнаруженных в ходе проверки. Целесообразно отмечать и позитивные моменты с тем, чтобы побуждать проверяемых к улучшению деятельности.
11. При оценке значимости обнаруженных несоответствий аудитор должен прислушиваться к мнению профессионалов. При обнаружении несоответствия важен факт несоответствия, а не определение значимости несоответствия. В сомнительном же случае обнаруженное несоответствие следует отметить без определения его значимости.
12. Общаясь с персоналом аудитируемого объекта, аудитор должен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества. Никогда не следует демонстрировать свою непричастность к работе персонала, что может быть расценено как равнодушие, незаинтересованность в улучшении деятельности и, как следствие, может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать поиску и анализу общих профессиональных вопросов между собой и персоналом. 13. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою компетентность или экзаменовать (проверять грамотность) собеседника. Недопустимо давать высказываниям собеседника оценки типа: «Ведь это явная глупость» или делать такие категорические заявления:
«Это же всем известно», «Нет, дело обстоит совсем иначе». Подобная манера поведения способна «подавить» собеседника исделать его замкнутым для добывания аудитором необходимой информации. Предпочтительна более мягкая реакция аудитора на ошибочные суждения собеседника типа: «Полагаю, что Ваше понимание проблемы не совсем правильно» или «Давайте посмотрим на проблему следующим образом». Аудитор должен полностью исключить в ходе общения с сотрудниками аудитируемого объекта элементы иронии, сарказма и поучения. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого ипомнить о том, что никто не любит находиться в этой роли.
14. Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений. Это достигается путем разъяснения допущенных ошибок.Побуждаясобеседников к поиску правильных решений, аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том, что аудиторская проверка способствует улучшению деятельности. Если аудитору не удается избежать спора, ему следует, сохраняя выдержку, поставить вопрос о перенесении обсуждения спорного вопроса за пределы аудиторской проверки.
15. Аудитор должен признавать и одобрять, все, заслуживающее доверия. Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объективностью оценок аудитора. Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования. При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана публично, например, на заключительном совещании. Аудитор не должен бояться хвалить.
16. Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок. Предпочтительны замечания типа: «Мы внимательно изучили все представленные вами документы по проектированию, но не нашли в них документа в котором были бы отражены критерии оценки качества проекта. Просим включить эти критерии в руководство по качеству». Следует избегать формулировок, осложняющих беседу. Вместо «Я считаю» целесообразно спросить: «Вы не находите, что...»; вместо «Сейчас я вам, наконец, докажу» лучше сказать: «Сейчас вы сможете убедиться в том, что...»
17. Аудитор не должен делать поспешных выводов. Выводы аудитора должны основываться на тщательно проанализированных данных. Они должны быть убедительно аргументированы. 18. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудитором задач. Это может выражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на посторонние темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявления необходимых документов и др.
19. При явно деструктивном поведении сотрудников аудитируемого объекта или личной враждебности по отношению к аудитору аудитор должен об этом проинформировать ведущего аудитора или руководителя службы качества. Получив такую информацию, ведущий аудитор (руководитель службы качества) должен принять меры к тому, чтобы аудиторская проверка была завершена, хотя и другим аудитором.
20. Аудитор должен избегать неконкретных рекомендаций по результатам проверки. Такие рекомендации могут вызвать негативное отношение не только каудитору, но и «бросить тень» на всю службу внутреннего аудита.
1.14. СВЕДЕНИЯ О СТАНДАРТАХ ИСО СЕРИИ 9000 И СЕРТИФИКАЦИИ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
1.14.1. Историческая справка. П
ервая версия стандартов ИСО1 серии 9000 была введена в действие в1987году.
В 1994 году были пересмотрены основные стандарты этой серии
(ИСО 9000, ИСО 9001, НСО 9002, ИСО 9003 и НСО 9004).
В 2000 году введена в действие третья версия стандартов. Согласно этой версии базовыми стандартами серии являются:
НСО 9000: 2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ИСО 9001: 2000 «Системы менеджмента качества. Требования»
ИСО 9004: 2000 «Системы менеджмента качества. Руководство по улучшению деятельности»
ИСО - неправительственная Международная организация по стандартизации. Образована в 1946 г., начала свою деятельность в 1947 г. Целью ИСО является содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена, а также для расширения сотрудничества в области интеллектуальной, технической и экономической взаимопомощи. Кроме указанных стандартов в серию включены новые стандарты:
ИС0 19011: 2002 «Руководящие указания по аудиту системы Менеджмента качества и (ИЛИ)экологии», ИСО 10012 «Требования к измерительному оборудованию» и ИСО 10015 «Менеджмент качества. Основные направления подготовки персонала».
Внимание! Только ИСО 9001 содержит положения, которые могут быть объективно проверены при сертифакационном аудите.
1.14.2. Концепция стандартов ИСО серии 9000
Стандарты ИСО серии 9000 выступают как универсальный инструмент оценивания способности организации обеспечить выпуск продукции, удовлетворяющей требованиям потребителя и законодательным требованиям. При этом основным средством обеспечения соответствия продукции установленным требованиям является система менеджмента качества организации, разработанная для постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон.
Внедрение стандартов ИСО серии 9000 увеличивает возможности организации в достижении долговременных целей в бизнесе.
Построение и функционирование системы менеджмента качества, соответствующей требованиям ИСО 9001 базируется на следующих принципах:
• ориентация на потребителя;
• лидерство руководителей;
• вовлечение работников;
• процессный подход:
• системный подход к менеджменту;
• постоянное улучшение;
• принятие решений, основанное на фактах;
• взаимовыгодные отношения с поставщиками.
Наиболее значимым для аудиторской деятельности является процессный подход.
Процессная модель системы менеджмента качества отражает интеграцию таких основных ее составляющих, как:
• ответственность руководства;
• менеджмент ресурсов;
• выпуск продукции;
• измерение, анализ и улучшение.
Модель позволяет рассматривать деятельность организации как в горизонтальном, так и в вертикальном направлениях по принципу замкнутой цепи.
Горизонтальная петля свидетельствует о том, что потребители играют основную роль в определении требований к продукции. Эти требования являются входом в процессы жизненного цикла продукции. Измерения и анализ удовлетворенности потребителей используются в качестве показателя для оценивания степени выполнения установленных требований, ответственности руководства за выполнение этих требований и постоянное улучшение системы менеджмента качества.
Вертикальная петля свидетельствует о том, что руководство организации ответственно за выделение необходимых ресурсов, за установление процессов жизненного цикла продукции, за измерения и анализ качества продукции, а также за постоянное ее улучшение.
1.14.3. Что дает организации внедрение
стандартов ИСО серии 9000
•Возможность минимизировать риск отказа потребителей от продукции или ее возврата (вследствие отсутствия требуемого уровня и стабильности качества) и связанных с этим потерь и ухудшением экономических показателей.
• Повышение конкурентоспособности продукции и, как следствие, расширение внутреннего рынка и увеличение экспортных возможностей.
Повышение деловой репутации организации в глазах потребителей и общества, укрепление доверия к фирменной марке и, как следствие, рост заказов и увеличение объемов сбыта продукции (услуг).
•Улучшение экономических показателей (увеличение продаж; рост прибыли; повышение производительности и рентабельности; уменьшение затрат, связанных с устранением дефектов, переработкой некачественной продукции, выплатой штрафов; сокращение объема штрафных санкций за нарушения в области охраны окружающей среды), увеличение рыночной привлекательности организации.
• Получение привилегий на поставку продукции для федеральных государственных нужд.
•Получение или продление лицензии на производство продукции или проведение работ.
• Облегчение получения инвестиций, банковских кредитов и государственных субсидий, преимущества при страховании продукции.
• Повышение эффективности фирменного менеджмента за счет систематизации деятельности, документирования процедур.
• Улучшение отношения исполнителей к работе (необходимые документы и обучение, более простое предоставление информации о проблемах, ощущение надежности работы и др.)
• Возможность «говорить на одном языке» со специалистами по качеству на международном уровне.
• Преимущества в тендерах (конкурсах) на поставку продукции (услуг). 1.14.4. Сертификация систем менеджмента
качества и экологии
Сертификация системы менеджмента качества (системы экологического менеджмента)- процедура, посредством которой третья сторона дает письменную гарантию того, что система менеджмента качества (система экологического менеджмента) организации соответствует требованиям ИСО 9001 (ИСО 14001) или соответствующим государственным стандартам России.
Сертификация систем менеджмента качества и экологии осуществляется на добровольной основе. И поскольку эта сертификация проводится исключительно в интересах изготовителя, ее иногда называют коммерческой сертификацией.
Решение о сертификации своей системы организация принимает после ее полного внедрения, что подтверждается предсертификационным аудитом.
Выбор органа по сертификации определяется задачами, которые ставит перед сертификацией организация, а также такими факторами, как авторитет органа по сертификации и стоимость его услуг.
Сертификация систем менеджмента рассматривается как инструмент разумной организации мирового рынка.
Что дает сертификация систем менеджмента
качества и экологии организации
• Официальное подтверждение способности организации гарантировать качество продукции (услуги) и защиту окружающей среды.
• Повышение престижа организации и доверия к ней потребителей и других заинтересованных сторон.
• дополнительную известность организации путем включения ее в регистрационные перечни сертифицированных систем.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Свткин МЭ., Рахлин КМ, Мацута Вд, Дьшкиа ОД. Настольная книга внутреннего аудитора. - 2-е изд., перераб. и доп. - СП6: Изд-во СП6 картфабрики ВСЕГЕИ, 2001.- 99 с.
2. Аванесов ЕК Аудят, добавляющий ценность 1/ Методы менеджмента качества.-2001-Ю8.-с.14-17.
3. Свиткин М.3, дымкина ОД. Внутренний аудит систем менеджмента качества. Новые ПОДХОДЫ II Сб. «Все о качестве. Отечественные разработки». - М.: НТК Трек», 2002. Вып.19, с.20-27.
4. документирование системы менеджмента качества в организации:
Практическое пособие, 000 «Кон флакс». 2003. - 68 с.
5. Свиткин МЭ., Мацуюiа Вд., Рахлин КМ. Системы экологического менеджмента. Методика и практика применения. - СП6: Изд-во СП6 карт- фабрики ВСЕГIЕИ. - 2002. -243 с.
6. Фрей У. Новые стимулы для внутреннего аудита 1/ Европейское качество. - 1999.- т. 6. - зъ2. - с.38-41.
7. «Семь инструментов качества» в японской экономике, — М.: Изд-во стандартов, 1990. - ЗОо.
8. Робертсон Б. Лекции об аудите качества. - М.: Изд-во стандартов,
1999. -262 с.
9. Статистические методы повышения качества / Под ред. Кумэ Х. М., - М.: Финансы и статистика, 1990. - 304 с.
10. Свиткин МЭ., Рахлин КМ, Мацута Вд Менеджмент качества и обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ИСО. - СП6.: Изд-во ВСЕГЕИ, 1999. -403 с.
11 Всеобщее управление качеством. Уч. для вузов! Под ред. ОП. Глудкина. - М.: Радио и связь, 1999.- 660 с.
12. Свиккин МЭ., Рахлин КМ, Мацута ВД. ТОМ. Инициативные творческие группы: Практическое пособие. - СП6.: Изд-во ВСЕГЕИ, 2000. - 124 с.
13. Брагин ВВ., Чабан Ф. Оценка риска и последствий отказов комплексной системы, конструкции, процессов / Рынок и качество в Ярославии. - 1997.-К21.-50с.
14. Менеджмент систем качества: Уч. пособие / М.Г. Круглов и др. М. - 1997.
15. Фарсон Р. Менеджмент абсурда. Парадоксьи лидерства. Пер - с ангп Киев: Изд-во «София» Пд «Гелиос». - 2002. - 240 с.
16. Конти Т Самооценка в организациях. Пер. с англ. / Науч. ред. В.А. Лапидус, МС. Серов. М.: РI4А ((Стандарты качество», 2000. — 324 с.
1?. ХарингтонДж. Управление качеством в американских корпорациях.
М.: Экономика, 1990. 272 с.

 

 

 

 

 

2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОЦЕНКЕ СИСТЕМЫ
МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРИ АУДИТЕ
(ВОПРОСНИК АУДИТОРА)
Продолжительная и трудоемкая деятельность по созданию и внедрению системы менеджмента качества (СМК), осуществляемая усилиями руководства и сотрудников предприятия или организации, а также опытными консультантами, завершается оценкой СМК органом по сертификации. Орган по сертификации поручает аудиторам систем менеджмента качества собрать объективные доказательства соответствия СМК требованиям МС ИСО 9001: 2000. Для того, чтобы подготовиться к внешнему (сертификационному) аудиту предприятие должно провести собственный (внутренний) аудит СМК силами внутренних аттестованных аудиторов. Для проведения каквнутреннего, так и внешнего аудита СМК аудитору нужно подготовить свой основной рабочий документ вопросник- (чек-лист), в котором, по сути, все пункты (а иногда и слова, предложения и абзацы стандарта на СМК формулируется ввопросительной форме.
Рассмотрим типовой вопросник внешнего аудитора (по результатам анализа практики сертификации СМК на соответствие МС ИСО 9001: 2000), стем чтобы его применять при разработке СМК, при внутреннем аудите СМК и для эффективной подготовки к сертификации СМК. Как любой документ системы менеджмента качества вопросник аудитора должен постоянно улучшаться исходя из опыта его применения.
Итак, приступая к оценке системы менеджмента качества, аудитор прежде выясняет следующие основные вопросы.
Все ли требования МС ИСО 9001: 2000 применимы к данной организации?
Существуют ли какие-либо исключения, связанные с особенностями осуществляемых организацией видов деятельности и ее продукции?
Существуют ли какие-либо исключения из требований раздела 7, влияющие на способность или ответственность организации выпускать продукцию, отвечающую требованиям потребителей, нормам и правилам?
Действительно ли область применения системы менеджмента качества охватывает все заявленные при сертификации СМК процессы жизненного цикла продукции и виды продукции, поставляемые внешним потребителям?
Имеются ли процессы, которые выполняются для данной организации сторонними организациями (субподрядчиками), без которых данная организация не сможет осуществить выпуск продукции? Если да, то включены, ли эти процессы в область применения СМК?

Начиная с проверки требований раздела 4 «Система менеджмента качества»аудитор, следуя п. 4.1, должен искать подтверждение, что СМК организации действительно разработана (в соответствии с утвержденным генеральным директором «Планом разработки и внедрения СМК», документирована(обязательное требование!), внедрена (какие организационно-распорядительные документы подтверждают внедрение СМК? (приказы, распоряжения)). поддерживается в рабочем состоянии (Это будет проверено в ходе аудита), постоянно улучшается результативность СМК (новое требование! — какие документы подтверждают это?).
Известно, что документация системы менеджмента качества рассматривается в органе по сертификации предварительно, и аудит на предприятии проводится лишь при условии ее соответствия требованиям стандарта. Результат оценки документации, которая, кстати, также проводится с помощью специального вопросника, отражается, как правило, в отдельном отчете. Изучая на этом этапе документы СМК, аудитор обязательно обращает внимание на идентификацию используемых в организации определений ‚понятий и их соответствие терминологическому МС ИСО 9000: 2000.
При посещении предприятия аудитор обращается к контрольным экземплярам документов, выявляя более полно картину документооборота, чтобы убедиться в соответствии системы требованиям стандарта и определить ее особенности в данной организации. Основные документы, представляемые аудитору для оценки системы менеджмента качества организации в соответствии с п. 4.2.1 нового стандарта МС ИСО 9001: 2000:
Политика организации в области качества;
Цели организации в области качества (новое требование!);
Организационная структура организации (включающая блок-схему организационно-штатной структуру, матрицу распределения ответственности по всем пунктам МС ИСО 9000: 2000 и процессам СМК;
Руководство по качеству;
документированные процедуры (как минимум б обязательных документированных процедур по управлению документацией, записями, несоответствующей продукцией, внутренним аудитом, корректирующими и предупреждающими действиями);
‘документы на процессы СМК и рабочие инструкции, методики Н Т.Д., необходимые для планирования, осуществления и управления процессами СМК;
записи (учетные и отчетные документы), требуемые МС ИСО 9001: 2000, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (22 обязательные группы записей).

Важно отметить примечания 1-3 к п. 4.2.1, где указано, что термин « документированнаяпроцедура», встречающийся далее в стандарте, подразумевает обязательность документального оформления процедуры (на бумаге, в электронном виде в любой форме и на любом носителе), аопределение степени документированности СМК(т.е. количества документированных процедур сверх б обязательных для описанияспособа осуществления отдельных видов деятельности, требуемых стандартом (пунктов, абзацев, предложений, а иногда даже слов МС ИСО 9001: 2000. а также видов деятельности, необходимых для выпуска продукции), является прерогативой самой организации в зависимости от:
а) размера организации и вида деятельности;

б) сложности и взаимодействия процессов (практически — от количества выполняемых организацией видов деятельности (работ, функций, операций и тд.), необходимых для выпуска продукции);
в) компетентности персонала (практически от степени обученности и опыта персонала по выполнению конкретных видов деятельности).
Эти примечания налагают на организацию обязанность доказательно обосновать отсутствие документированных процедур на реально выполняемые организацией виды деятельности, необходимые как для выполнения отдельных требований МС ИСО 9001: 2000, так и для выпуска продукции.
Существенным является наличие «записей» (учетных и отчетных документов), поскольку именно документированные результаты деятельности организации способствуют демонстрации постоянного соответствия СМК требованиям МС ИСО 9001: 2000 с одной стороны, и являются информационной базой для мониторинга процессов СМК и продукции с целью оперативного управления и выработке действий по улучшению.
Документы и записи принимаются аудитором как в «бумажном», так и в электронном виде. Вполне допустимо и полное отсутствие бумажных (твердых) копий документов.
Аудитор обязательно дополнительно интересуется наличием и содержанием положений о службах и подразделениях, должностных инструкций персонала в части наличия в них ответственности и полномочий по осуществлению видов деятельности, которые установлены для соответствующих подразделений и должностей в документации СМК.
Далее аудитор знакомится с конкретными документами по планированию в СМК: планами процессов, планами по качеству для выполнения рядовых, особых и тендерных заказов, планами качества для проектирования, разработки и постановки на производство новой продукции, планами повышения качества продукции, процессов, ресурсов и СМХ.
Следующая задача аудитора — убедиться, что организация действительно определила и структурировала четко и ясно собственную деятельность, выявив основные и вспомогательные процессы, их последовательность и взаимодействие, разработала и установила критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении, так и при управленииэтими процессами, определила необходимые ресурсы для поддержки этих процессов и их мониторинга. То есть аудитор должен определить, соответствует ли менеджмент процессов требованиям МС ИСО 9ОО1: 2ООО (правилам «процессного подхода»). Для чего необходимо выяснить следующие вопросы:
Определены ли потребитель и поставщик процесса?
Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?
Обеспечивается ли качество взаимодействия между процессами бесконфликтное, скоординированное, ориентированное на повышение удовлетворения внутреннего потребителя (последующего процесса) взаимодействие?
Каким образом обеспечивается управляемость процесса?
Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?
Определена ли четко, ясно и достаточно ответственность за все виды деятельности, выполняемые при осуществлении и управлении процессом?
Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?
Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?
Обеспечен ли процесс в достаточной мере компетентным персоналом?
Обеспечен ли процесс в достаточной мере необходимой информацией для осуществления и управления процессом (процедурами для управления иосуществления процессов, нормативно-техническими документами по требованиям к продукции, методическими материалами, данными о качестве применяемых ресурсов)?
Установлены ли для процесса его цели, критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении этим процессом?
Осуществляет ли организация мониторинг, измерение, и анализ этих процессов?
Принимает ли меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов (коррекции, корректирующие и предупреждающие действия)?
Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса, в том числе оценка повышения удовлетворенности потребителя данного процесса?

Уделяет ли организация повышенное внимание каким-либо процессам, особо влияющим в настоящее время на соответствие продукции установленным требованиям?
Кроме того, при проверке конкретных процессов аудитор выясняет на основе опроса персонала, участвующего в выполнении процессов следующие вопросы.
По результативности процесса:
Удовлетворены ли Вы, как потребитель процесса, его результатами? Если нет, что Вы предлагаете?
Удовлетворены ли ваши потребители процесса его результатами? Если нет, что Вы делаете по повышению удовлетворенности потребителей?
Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса?
Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?
Каковы данные такого анализа?
Считаете ли Вы достаточной и правильной по смыслу совокупность критериев и показателей результативности? Если нет, каковы Ваши предложения?
Считаете ли Вы, что результативность процесса недостаточна в связи с недостаточностью отработки процедур взаимодействия? Если да, что Вы предлагаете?
Считаете ли Вы, что результативность процесса недостаточна в связи с ограниченными ресурсами, выделенными для целей управления процессом? Если да, что Вы предлагаете?
По документированию процесса:
Удовлетворены ли Вы (как участник, потребитель процесса) качеством документирования процесса? Если нет, в чем причины неудовлетворенности (оправданность и целесообразность каждого действия, его своевременность, правильность распределения ответственности и полномочий, достаточность (определенность) описания выполнения действий и взаимодействий, и др.)? Что вы предлагаете для преодоления этого недостатка, в том числе чтобы описание процесса управления соответствовало современным представлениям?
Можете ли вы с уверенностью утверждать, что процедура управления процессом соблюдается? Если нет, то почему?
а) персонал не знаком в необходимой мере с документами, предписывающими организацию и методы деятельности?
б) персонал не понимает смысла установленных организации и методов, считает процедуру ошибочной и поэтому действует на основе личных представлений и опыта? в) персонал считает, что процедура сложная, он не хочет обременять себя трудностями, и поэтому упрощает действия, не заботясь о последствиях?
Чтобы ВЫЯСНИТЬ, ВЫПОЛНЯЮТСЯ ЛИ требования п. 4.2.2, аудитор задает следующие вопросы:
Как внедрено, актуализируется и доводится до персонала «Руководство по качеству»? Включена ли в «Руководство по качеству» область деятельности, на которую распространяется система менеджмента качества, с описанием и обоснованием исключений из раздела 7?
Содержит ли «Руководство по качеству» полное описание документированности СМК?
Описаны ли взаимодействия процессов системы менеджмента качества?
Последний вопрос обусловлен «процессным и системным подходом» МС ИСО 9001: 2000, предполагающим, в том числе, описание в «Руководстве по качеству» схем (сетей) или матриц процессов, матриц распределения ответственности за процессы и виды деятельности в СМК.
Следуя п. 4.2.3, аудитор выясняет — имеется ли на предприятии документированная процедура по управлению документацией, содержит ли она и выполняется ли на практике порядок, обеспечивающий:
Проверку документов на достаточность до их выпуска?
Анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение в установленном порядке документов или изменений к ним?
Идентификацию изменений и статуса пересмотренных документов?
Наличие соответствующих версий документов в местах их применения на сегодняшний день?
Сохранение разборчивости и легкой идентификации документов?
Идентификацию документов внешнего происхождения иуправление их рассылкой?
Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации такихдокументов, оставленных длякаких-либо целей?
Следует отметить, что на большинстве предприятий имеются различные виды документации, требующие различных методов управления для достижения вышеуказанных целей, которые ставит МС ИСО 9001: 2000 для управления документацией, например: документация, устанавливающая требования к продукции контракты, договора, технические задания, технические условия, спецификации (ТУ, ТС), конструкторская документация (Кд); технологическая документация (ТД); документация по менеджменту качества (документированные процедуры СМК); положения о подразделениях и должностные инструкции; организационно- распорядительная документация (приказы, распоряжения, планы, программы, переписка и др. документы делопроизводства, относящиеся к видам деятельности и процессам СМК); внешние документы (технические регламенты, законодательно-правовая документация, стандарты и др.). Соответственно управление указанными различными видами документации устанавливается, как правило, разными документированными процедурами.
Важно также иметь в виду, что если какие либо документы ведутся на электронных носителях, то должны быть разработаны и применяться соответствующие документированные процедуры управления документами на электронных носителях. Это относится и к управлению записями по п. 4.2.4.
Вопросы аудитора по п. 4.2.4 относятся к управлению записями:
Имеется ли на предприятии документированная процедура по управлению записями, содержит ли она и выполняется ли на практике порядок, обеспечивающий идентификацию, хранение, защиту, Восстановление, сроки хранения и изъятия?
Ведутся и поддерживаются ли в рабочем состоянии записи о качестве, требуемые системой менеджмента качества и необходимые для подтверждения соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества (группы записей, приведенные в таблице 2.1)?
Являются ли записи четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми?
На практике ведение конкретных видов записей (журналов, протоколов, актов, сопроводительных документов, отчетов и т. д.) устанавливается в различных документах СМК на процессы (процедуры). При этом в документированной процедуре по управлению записями устанавливается общие требования к ведению всех записей, требуемых МС ИСО 9001: 2000 (порядок идентификации (кодировки) записей, порядок установления требований к хранению, защите, восстановлению и изъятию записей, порядок передачи записей в службы, которые оценивают результативность функционирования СМК и др.). Желательно в данной документированной процедуре привести сводную таблицу всех ведущихся записей, требуемых МС ИСО 9001: 2000, с указанием: их идентификационного кода; процедур, по которым они ведутся; подразделений и должностных лиц, ответственных за ведение конкретных записей; мест и сроков хранения записей; адресов рассылки записей.

Таблица 2.1. Записи (документированные сведения), которые требуются по МС ИСО 9001: 2000

Процессы системы менеджмента качества Записи, требуемые МС ИСО9001: 2000 Пункт ИСО 9001
1. Анализ СМК со стороны руководства 1. Записи об анализе системы менеджмента качества со стороны руководства 5.6.1
2. Менеджмент персонала 2. Сведения об образовании, подготовке, навыках и опыте работы персонала 6.2.2
3. Планирование процессов жизненного цикла продукции 3. Свидетельства, что процессы ЖЦП и произведенная продукция соответствуют требованиям 7.1.г
4. Анализ требований, относящихся к продукции 4. Результаты анализа требований к продукции и о последующих действиях, вытекающих из этого анализа 7.2.2
5. Проектирование и разработка 5. Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям продукции 7.3.2
6. Результаты анализа проекта и разработки всех действий признанных необходимыми 7.3.4
7. Результаты верификации проекта и разработки всех необходимых действий 7.3.5
8. Результаты валидации проекта и разработки всех действий, признанных необходимыми 7.3.6
9. Результаты анализа изменений проекта и разработки всех действий, признанных необходимыми 7.3.7
6. Закупки 10. Результаты оценивания поставщиков и действий, вытекающих из оценки, признанных необходимыми 7.4.1
     
7. Производство и обслуживание 11. Повторная валидация процессов производства и обслуживания, результаты которых нельзя проверить посредством последовательного мониторинга или измерения 7.5.2.д
12. Сведения о специальной идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость 7.5.3
13. Сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или непригодна по другим причинам 7.5.4
8. Управление устройствами для мониторинга и измерений 14. Сведения о зарегистрированной базе, использованной для калибровки или проверки устройств для измерений, при отсутствии международных или национальных эталонов 7.6 (а)
15. Сведения об утверждении предшествующих результатов измерений, если было обнаружено, что устройство для измерений не соответствует требованиям 7.6
16. Результаты калибровки и поверки устройств для измерений 7.6
9. Внутренние проверки СМК 17. Результаты внутренних проверок и последующие действия 8.2.2
10. Мониторинг и измерение продукции 18. Результаты соответствии продукции критериям приемки и сведения, указывающие лицо(а), санкционировавшее(ие) выпуск продукции 8.2.4
11. Управление несоответствующей продукцией 19. Характер несоответствий продукции и действия, признанные необходимыми, включая полученные разрешения на отклонения 8.3
12. Улучшение 20. Результаты корректирующих действий 8.5.2
21. Результаты предупреждающих действий 8.5.3
13. Контроль процессов, переданных сторонним организациям 22. Результаты контроля процессов, переданных сторонним организациям 4.1


Суммирование и анализ ответов на вопросы по рассмотренному разделу 4 позволят аудитору получить полное представление о документированности системы менеджмента качества в организации.
далее, следуя требованиям раздела 5 «Ответственность руководства», аудитор прежде всего должен проверить наличие свидетельств принятия высшим руководством своих обязательств по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также постоянному улучшению ее результативности. Эти свидетельства могут содержаться в таких документах, как; корпоративные документы, определяющие миссию организации; протоколы учредительного совета, совета директоров или других высших органов управления; общая политика организации и политика организации в области качества; должностные инструкции; бизнес-планы; протоколы совещаний; программа внедрения СМК; планы повышения качества и социально-экономического развития организации и др.
Учитывая, что положения МС ИСО 9000: 2000 («Основные положения и словарь») являются неотъемлемой частью МС ИСО 9001: 2000 «Требования», и в МС ИСО 9000: 2000 установлены 8 принципов менеджмента качества, которые составляют не только основу СМК, но и«определены для того, чтобы высшее руководство могло руководствоваться ими с целью улучшения деятельности организации», аудитор должен убедиться, что высшее руководство знает, понимает и применяет эти принципы при управлении организацией, не принимает управленческих решений, противоречащих этим принципам. Для этого аудитор выясняет следующие вопросы.
Понимает ли руководство текущие и будущие потребности потребителей, обеспечивает ли выполнение их требований, стремится ли превзойти их ожидания?
Обеспечивают ли руководители единство целей и направлений деятельности организации? Создают и поддерживают ли внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации?
Обеспечиваю ли руководители полное вовлечение работников в функционирование СМК?
Понимают и применяют ли руководители «процессный подход» при управлении видами деятельности в организации?
Понимают и применяют ли руководители «системный подход к менеджменту», обеспечивая менеджмент взаимосвязанных процессов как системы, гарантирующий скоординированное, бесконфликтное, качественное взаимодействие между различными видами деятельности (процессами, подразделениями), нацеленное на достижение общих целей организации?
Нацелено и обеспечивает ли высшее руководство постоянное улучшение деятельности организации?
Применяют ли руководители важнейшие управленческие решения, основываясь на анализе данных и информации, а не только на опыте и интуиции?
Понимают ли руководители, что организация и ее поставщики взаимозависимы, и отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности? Обеспечивают ли руководители взаимовыгодные отношения с поставщиками?
Следуя п. 5.1 стандарта, аудитор должен проверить, выполняет ли высшее руководство свои обязательства посредством:
доведения до сведения персонала организации важности выполнения требований потребителей, а также законодательных и обязательных требований;
разработки политики в области качества;
обеспечения разработки целей в области качества;
проведения анализа СМК со стороны руководства;
обеспечения необходимыми ресурсами.
При этом аудитор ожидает, что цели по качеству сформулированы для всех уровней организации с использованием количественных или измеряемых показателей деятельности (п. 54.1).
Анализ СМК со стороны руководства будет рассматриваться аудитором в соответствии с п. 5.6.
При анализе обеспечения необходимыми ресурсами аудитор выясняет, что при планировании и распределении ресурсов выполнение требований СМК являются приоритетными для высшего руководства (п. 6.1), включая (по п.5.2) выполнение требований потребителей для повышения удовлетворенности (учитывая также п. 7.2.1 и 8.2.1). Здесь аудитор интересуется результатами совещаний с потребителями, отчетами о продажах, результатами различных внешних инспекторских проверок, реагированием высшего руководства на отзывы, претензии и ожидания потребителей и взаимодействием с ними.
Следуя п. 5.3, аудитор выясняет — обеспечило ли высшее руководство, чтобы политика в области качества:
соответствовала целям организации;
включала обязательство соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества; создавала основы для постановки и анализа целей в области качества;
была доведена до сведения персонала и понятна ему;
подвергалась анализу с целью постоянного подтверждения ее пригодности?
При этом аудитор анализирует политику в области качества, результаты совещаний высшего руководства (Совета директоров, НТС, координационного совета СМК), годовые отчеты, результаты обучения и другие отчетные документы. Подтверждения могут быть также получены из анализа текста «Руководства по качеству» и в устной форме при интервьюировании персонала.
Изучение упомянутых выше документов, а также документов подразделений организации, целей и планов, протоколов совещаний и т. д. помогут аудитору получить ответы на вопросы по п. 5.4.1:

Обеспечивает ли высшее руководство условия, при которых цели в области качества, включая и необходимые для выполнения требований к продукции (п. 7.1 а), были разработаны по каждой соответствующей функции и по каждому уровню в организации?
Являются ли цели в области качества измеримыми и согласуемыми с Политикой в области качества?
Требование
п. 5.4.2 обусловливает поиск ответа на вопрос — обеспечивает ли высшее руководство:
развитие системы менеджмента качества для выполнения требований, приведенных в п. 4.1, и достижения целей в области качества;
сохранение целостности системы менеджмента качества при планировании и внедрении в нее изменений.
При этом аудитор анализирует: программу внедрения СМК, утверждение, обеспечение ее выполнения и контроль со стороны высшего руководства; планы и программы, направленные на выполнение намеченных цепей; планирование, разработку и документирование новых процессов по правилам процессного подхода; актуализацию документов СМК при изменениях в организационно-штатной структуре, видах деятельности организации; обучение персонала и т. п.
По. 5.5.1 аудитор анализирует: матрицу распределения ответственности по требованиям и процессам СМК (полноту распределения ответственности, утверждение данной матрицы высшим руководством); соответствие распределения ответственности в данной матрице установленному в документации СМК; соответствие распределения ответственности и полномочий, установленных в документации СМК — установленному в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.
По п. 5.5.2 аудитор проверяет наличие и содержание приказа о назначении уполномоченного представителя руководства по качеству (УПР), Положения о деятельности УПР, должностной инструкции УПР с наделением его необходимой ответственностью и полномочиями, распространяющимися на:
обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых СМК;
представление отчетов высшему руководству о функционировании системы менеджмента качества и необходимости улучшения; содействие распространению понимания во всей организации требований потребителей;
поддержание связи с внешними сторонами по вопросам, касающимся СМК.
Следует иметь в виду, что указанные в п. 5.5.2 функции, которые должен выполнять УПР, носят организационно-вспомогательный характер для управления СМК со стороны высшего руководства, а порядок этого управления установлен во всех остальных пунктах раздела 5 и ответственность за него возложена именно на высшее руководство. То есть, практически аудитор должен убедиться, что высший руководитель организации руководит СМК, его заместители организуют управление СМК по закрепленным за ними видами деятельности, а на УПР, если он не является членом высшего руководства, не возложена ответственность за выполнение других, кроме п. 5.5.2, функций из раздела 5. В любом случае аудитор должен проверить, что имеет место соответствие возложенной ответственности и данных для реализации этой ответственности полномочий для УПР (как, впрочем. должно быть и для всего остального персонала). Следует также иметь в виду что указанные в п. 5.5.2 функции могут выполняться несколькими УПР по отдельным процессам, подразделениям (их часто называют уполномоченными по качеству в подразделениях). которые в данном случае имеют кроме административной подчиненности линейному руководителю (по действующему оргштатному расписанию) еще и функциональную подчиненность главному УПР (как правило заместителю директора по качеству).
По 5.5.3 аудитор выясняет:
Каким образом и в достаточной ли мере обеспечивает высшее руководствоинформирование персонала по вопросам результативности СМК?
Как организовано и в достаточной ли мере информационное обеспечение для процессов СМК?
Требование этого пункта обязывает аудитора обсудить его с персоналом на разных уровнях, изучить информационное обеспечение, деятельность контрольного совета СМК, наличие в подразделениях необходимых для выполнения процессов актуальных информационных материалов, результаты совещаний (НТС, «дней качества»), инструктажей, обучения персонала и т. д.
Следующие вопросы по реализации существенного нового требования МС ИСО 9001: 2000 (по сравнению с версией 1994г.)— п. 5.6 «Анализ со стороны руководства»:
Как высшее руководство анализирует через запланированные интервалы времени СМК с целью обеспечения ее постоянной пригодности, достаточности и результативности?
Включает ли этот анализ оценку возможностей улучшений и потребности в изменениях в СМК, в том числе в политике и целях в области качества?
Включают ли в себя входные данные к анализу со стороны руководства информацию о:
а) результатах аудитов; б) обратной связи с потребителями;
в) функционировании процессов и соответствии продукции;
г) статусе предупреждающих и корректирующих действий;
д) последующих действиях, вытекающих из предыдущего анализа со стороны руководства;
е) изменениях, способных повлиять на систему менеджмента качества;
ж) рекомендациях по улучшению?

Кто и по какому порядку поставляет высшему руководству вышеуказанные входные данные?
Включают ли в себя выходные данные анализа со стороны руководства решения и действия, относящиеся к:
а) улучшению эффективности системы менеджмента качества и ее процессов;
б) улучшению продукции, согласно требованиям потребителей;
в) потребности в ресурсах?
Учитывая, что анализ СМК со стороны руководства проводится с целью реализации принципа и требования по постоянному улучшению (п. 85) аудитор выясняет следующий очень важный вопрос: в каких плановых (распорядительных)






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.