II. Правила оформления документов

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – инструкция) в частном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Омская юридическая академия» (далее – академия) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм распорядительных документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в академии.

1.2. Инструкция разработана на основе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. № 2232.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в академии, должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

1.4. Положения инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в академии осуществляется делопроизводителем секретариата академии.

Делопроизводитель дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями академии, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений академии.

1.8. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора академии.

1.9. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, на случай болезни или в случае увольнения или перемещения работники обязаны передать все имеющиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства передача дел и документов осуществляется по акту (Приложение 1), копия акта передается делопроизводителю секретариата.

II. Правила оформления документов