Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

– отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

– отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

– выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой ЭПК подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов (ЭД) к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

– проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

– запись ЭД на машинные носители;

– проверка качества записи;

– описание ЭД;

– проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

– подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.), объем документа.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секрета­риата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинни­ки документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положе­ния, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоян­ного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов берутся из перечней.

Срок хранения «до замены новыми» означает, что документы имеют нормативно определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к статьям перечня, означает, что эти документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополнительно просматриваются экспертной комиссией для уточнения возможностей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить толь­ко по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного или долговременного сроков хранения в нем значительное количество документов временного хране­ния, дело переформируется, а документы постоянного или хранения отделяются от документов временного хранения.

Дела с постоянным и долгов­ременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреж­дения.