Порядок выдачи документов и дел

В течение года для работы могут понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель (рис. 30).

Рис. 30. Форма листа-заместителя

В листе-заместителе указываются данные о выданном документе (номер, от кого поступил, по какому вопросу и т.д.), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших и получивших документ.

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается:

– структурное подразделение;

– индекс дела;

– дата его выдачи;

– кому дело выдано;

– дата его возвращения.

Также в карте-заместителе предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациямдела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации, где дело сформировано и находится на хранении. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации (рис. 31). При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Рис. 31. Форма карты-заверителя

Компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.

Вопросы для самоконтроля

1. Кто обязан обеспечивать сохранность документов и дел?

2. Где и сколько времени хранятся дела и документы?

3. Как часто должна проводиться проверка наличия дел?

4. С какой целью проводится проверка наличия дел при оперативном хранении?

5. Какова процедура выдачи дел?

6. Когда заводят карту-заместитель?