Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки

В настоящее время существует три вида регистрационных форм:

– журналы,

– регистрационные карточки,

– автоматизированные системы.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

– количество входящих, исходящих и внутренних документов;

– наличие документов, требующих строгого учета;

– принятая в организации система делопроизводства (централизованная, децентрализованная);

– возможность использования компьютерных технологий обработки документов.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (рис. 15, 16, 17).

Журнальная форма регистрации, введенная еще при Петре I и закрепленная Генеральным регламентом 1720 года, наиболее надежна и рекомендуется:

– при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;

– в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными);

– тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;

– когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела и имеет ряд существенных недостатков:

1) журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса;

2) нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ;

3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;

4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, может вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.

Рис. 15. Журнал регистрации исходящих документов

Более удобной является карточная форма регистрации документов, при которой сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы – возможность потери карточек.

Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 18, 19).

Рис. 16. Журнал регистрации входящих документов

Левая сторона

Правая сторона

Рис. 17. Журнал регистрации (учета) конфиденциальных документов

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор)
Дата получения	Входящий номер	Дата документа	Номер документа	Количество листов, экземпляров
Заголовок (краткое содержание)
Резолюция
Исполнитель

Рис. 18. Форма регистрационно-контрольной карточки. Лицевая сторона

Лицевая сторона карточки предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

Рис. 19. Форма регистрационно-контрольной карточки. Оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией. Оно зависит от того, централизовано ли ведение делопроизводства, от количества исполнителей документов, количества справочных картотек.

Как правило, требуется 3 экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.

В настоящее время ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Автоматизированные системы регистрации позволяют заполнять регистрационные формы и одновременно создавать базу данных по документам организации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Данная система регистрации позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- объединять сведения о документах в единой базе данных организации;

- организовывать информационно-справочную работу с документами;

- организовывать контроль за исполнением документов.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но сведения, вносимые в общую базу данных, позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации (рис. 20, 21).

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит:

– поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции);

– поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа);

– поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

– вид документа (так как количество видов документов ограничено);

– автор резолюции - список руководящих лиц организации;

– структурное подразделение - список структурных подразделений;

– исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

– номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

– связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Рис. 20. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) входящего документа в режиме регистрации (программный продукт «ДЕЛО-Предприятие»)

Рис. 21. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) входящего документа в режиме просмотра

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие цели преследует регистрация документов?

2. Какие документы подлежат регистрации?

3. От чего зависит выбор системы регистрации?

4. Какие регистрационные формы существуют в настоящее время?

5. Какие реквизиты должны быть включены в регистрационные формы?

6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?

7. В каких случаях используют журналы регистрации?

8. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации?

9. Каковы недостатки журнальной формы регистрации?

10. Чем характеризуется смешанная система регистрации?

11. В чем состоит основной принцип регистрации?

12. Какие достоинства компьютерных систем регистрации известны вам?