Задание. Составьте оперограмму прохождения поступившего (входящего) документа на предприятии, например письма

Составьте оперограмму прохождения поступившего (входящего) документа на предприятии, например письма, адресованного руководителю структурного подразделения.

Тест 3

1. Документооборот – это движение документа с момента

а) его создания до передачи на регистрацию;

б) его получения до передачи исполнителю;

в) его получения до завершения исполнения.

2. Главное правило документооборота –

а) соблюдение требований действующего государственного стандарта на управленческую документацию;

б) оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда;

в) выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

3. По отношению к управленческому объекту выделяют

а) входящий, исходящий и внутренний документопотоки;

б) горизонтальный, вертикальный документопотоки;

в) документопотоки от граждан и организаций.

4. Показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Это утверждение

а) верно;

б) неверно.

5. Первичной обработке и регистрации подвергаются

а) внутренние документы;

б) входящие документы;

в) исходящие документы.

ТЕМА 4
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Понятие «регистрация». Цели регистрации

В обеспечении учета, контроля исполнения, сохранности и поиска документов ведущая роль принадлежит регистрации. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Регистрация позволяет сформировать базу данных о документах.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Как следует из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения (рис. 14).

Рис. 14. Цели регистрации документов

Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

При занесении показателей документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный номер (индекс), который служит его основным учетным и поисковым признаком.

Регистрационный номер позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям.

Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему ДОУ: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных организаций характерен постоянный рост объемов документооборота, большая часть поступающих, внутренних и отправляемых документов регистрируется. Регистрация является одной из самых трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, следует иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Для того чтобы распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые, необходимо хорошо представлять себе деятельность предприятия и перспективы его развития, понимать, что важно и нужно в данный момент, что будет важным и нужным в дальнейшем.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству либо самостоятельным документом, утвержденным руководителем организации.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

3) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня;

4) нормы, нормативы расходования материалов;

5) бухгалтерские документы;

6) прейскуранты;

7) месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

8) формы статистической отчетности;

9) рекламные письма;

10) поздравительные письма и телеграммы; приглашения;

11) учебные планы, программы семинаров совещаний и конференций;

12) печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени);

13) личная корреспонденция;

14) копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

15) информационные материалы;

16) проекты документов.

Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.