Організація зберігання, вилучення і утилізації документів.

Существует 3 способа хранения первичных документов:

1. Корреспондентский (по юр. и физ. лицам)

2. Предметный (по одинаковым операциям)

3. Хронологический (по времени составления)

Текучий архив бух. документов создается в бухгалтерии для хранения документов в течении текущего года. Он должен обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Документы могут храниться в папках, не стеллажах, в шкафах.

Постоянный архив организовывается в спец. оборудованном помещении со шкафами, полками и т.д. для размещения на них дел с документами.

Первичные документы отчета прошедшего периода бухгалтерскую обработку перед подачей в постоянный архив комплектуют в хронологическом порядке, переплетают и сопровождают справкой для постоянного архива. В справке указывается: период, за который составлены документы; опись этих документов; дату передачи документов в архив и подпись ответственного лица.

Основным документом определяющим сроки хранения документов явл-ся: «Перечень документов составленных в д-ти органов гос. власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов», утверждённых приказом Главного Архива Украины от 20.07.98г. №41

В соответствии с перечнем, сроки хранения первичных документов установлены исходя из срока исковой давности (min 3года)

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года следующим за годом завершившим их дела производства.

Порядок изъятия документов в Украине регулируется: Инструкцией о порядке изъятия должностными лицами органов государственной налоговой службы Украины оригиналов и копий финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, утвержденная приказом ГНАУ от 08.11.2005 г. № 493

Запрещается изъятие документов или их копий, которые не подтверждают факт нарушения ЗУ «ОНО». Изъятию документов обязательно должна предшествовать проверка. Для изъятия документов, должностное лицо контролирующих органов должно составлять письменное обоснование постановления об изъятии документов. В нём должна будет указана: причина изъятия (состав выявленного проверкой нарушения), а также все без исключения изъятые документы, подписи, печати. В процессе изъятия в присутствии должностных лиц предприятия оформляется опись изымаемых документов. В случае изъятия оригиналов налогоплательщик имеет право оставить их копии. Документы, срок хранения которых окончен, должны быть уничтожены. Такое решение должна принимать экспертная комиссия созданная на предприятии. Она проводит полистный просмотр дел. Документы имеющие ценность для предприятия передаются в архив. А остальные уничтожаются.