Розділ ііі. Методичні основи управлінського обліку, контролю і аналізу управління розрахунками з постачальниками та пілрядниками підприємства

3.1. Система управління розрахунками з постачальниками та підрядниками підприємства

Фінансове середовище зумовлює функціонування та взаємодію з системою розрахунків, яка опосередковує фінансово-господарську діяльність. Розрахунки, маючи постійно діючий, динамічний характер потребують управлінських впливів, що виробляють в системі фінансового менеджменту на основі переробки чисельних потоків різноманітної економічної інформації. Такі важливі фінансові показники як платоспроможність та ліквідність обчислюються, виходячи з облікових даних про заборгованість за розрахунками та характеризують фінансовий стан кожного окремого підприємства і держави взагалі, впливають на рівень їхньої інвестиційної привабливості, кредитоспроможності, загальної рентабельності діяльності.

Під час своєї діяльності підприємства купують матеріальні цінності, оплачують виконані роботи і надані послуги. На цій стадії виникають розрахункові відносини з постачальниками та підрядниками. Від правильної організації розрахунків з ними значною мірою залежить організація матеріального забезпечення і постачання відповідно до договірних зобов’язань і комерційних угод.

Розрахунки з постачальниками та підрядниками – це взаємні розрахунки підприємств за товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги. Вони є переважними, й саме від безперебійності та планомірності організації даних розрахунків вирішальною мірою залежить стан усіх розрахунків підприємства, його фінансовий стан та платоспроможність [5, с. 345].

Розрахунки з постачальниками та підрядниками за товари, роботи, послуги належать до поточних зобов’язань підприємства, тобто зобов'язання, які будуть погашені протягом операційного циклу підприємства або повинні бути погашені протягом дванадцяти місяців, починаючи з дати балансу [28].

На сьогоднішній день існують підприємства, діяльність яких можлива тільки завдяки зобов’язанням за розрахунками з постачальниками та підрядниками. Тобто не маючи власного капіталу, підприємство бере в кредит товар (тобто під реалізацію) і отримує значні прибутки не ризикуючи при цьому власним капіталом. Зобов’язання підприємства за розрахунками з постачальниками та підрядниками займають важливе місце в системі управління діяльністю підприємства. Це аргументується тим, що приймаючи управлінські рішення щодо тактичних чи стратегічних планів підприємства, керівник, в першу чергу, робить аналіз чи перевірку фінансової звітності, а особливо зобов’язань підприємства, що дає змогу визначити його фінансову стійкість, незалежність та, в кінцевому результаті, прибутковість.

Порядок і форми розрахунків з постачальниками та підрядниками визначаються господарськими договорами, внаслідок виконання яких у підприємства виникають поточні зобов’язання – кредиторська заборгованість.

Заборгованість постачальникам може розглядатися як безкоштовна позика підприємству. Для сплати боргів постачальникам, коли в обігу підприємства немає коштів, підприємству довелося б брати позику у банку або використовувати свій власний капітал. Вигідність кредиторської заборгованості підприємства полягає в тому, що заощаджуються кошти на сплату процентів банку у випадку, коли постачальники одразу вимагають гроші за товар. Проте підприємство не завжди зацікавлене в одержанні такого кредиту та оперуванні рахунками кредиторів, оскільки постачальники, як правило, пропонують значні знижки, коли розрахунки за товар здійснюються одразу або через декілька днів після одержання рахунку-фактури. У такому випадку найважливіше вирішити: чи скористатися знижкою, оплатити рахунки одразу, чи придбати товари в кредит і обліковувати кредиторську заборгованість на балансі. Якщо скористатися знижкою, то підприємство виграє на сумі самої знижки, але програє на відсотках, які треба сплатити банку за надану позику для розрахунків з постачальниками, а також втратить можливість мати безпроцентний кредит.

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками є найважливішою ділянкою бухгалтерської роботи, оскільки на цьому етапі формується основна частина доходів та грошових надходжень підприємств. [14, с. 190].

Організація управлінського обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками повинна забезпечити своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками та підрядниками чи попередити прострочки кредиторської заборгованості [ 20, с. 240].

М. Д. Біляк для вдосконалення ведення обліку з постачальниками та підрядниками запропонував ввести документ – «Реєстр документів до сплати», де вказані розрахунки постачальників та терміни їх сплати, кінцеве сальдо за кожним рахунком.

Зведений «Реєстр документів до сплати» показує реєстр рахунків за кожним постачальником і підрядником та має інформацію про те, за що платить підприємство, які строки оплати та відображає залишок за кожним рахунком на кінець дня і має накопичувальну інформацію на кінець місяця. Цей документ дає змогу контролювати кредиторську заборгованість за конкретним рахунком від постачальника та підрядника [ 4, с. 25].

Для поглиблення інформативності управлінського обліку стану розрахунків із постачальниками чи підрядниками необхідно застосовувати аналітичну таблицю, де буде висвітлюватись заборгованість кожного постачальника за договорами, термінами погашення заборгованості за графіком та фактично.

Зазначена форма дає змогу визначити за кожною операцією, здійсненою з постачальниками і підрядниками, дотримання встановлених у договорах термінів постачання товарно-матеріальних цінностей (виконання робіт) і своєчасність розрахунків з ними.

3.2. Економічний механізм формування показників управління розрахунками з постачальниками та підрядниками підприємства

У процесі господарської діяльності між суб’єктами господарювання виникають розрахункові взаємовідносини. Ці відносини пов’язані з формуванням основних та оборотних засобів, реалізацією виробленої продукції і наданих послуг, придбанням товарно-матеріальних цінностей, розподілом прибутку.

Встановлення господарських відносин суб’єкта підприємницької діяльності з іншими фізичними і юридичними особами передбачене виникненням між ними певних прав та зобов’язань.

Під зобов’язаннями сторін у цивільному законодавстві розуміють усі дії, які кожна зі сторін договору повинна здійснити на користь іншої сторони і які обумовлені договором, адміністративними актами, юридичними вчинками та іншими підставами, що не суперечать законодавству. На відміну від цього, у бухгалтерському обліку підприємства, зобов’язання виникають не в момент укладення договору, а після здійснення однією зі сторін передбачених у ньому дій (або бездіяльності), внаслідок яких виникає заборгованість однієї сторони перед іншою. Найбільшу частку у розрахункових операціях займають розрахунки підприємства з контрагентами. Основними контрагентами для підприємства є покупці і замовники.

Покупці – це юридичні або фізичні особи, які здійснюють купівлю продукції, виробленої самим підприємством-продавцем або придбаним ним у іншої організації для подальшої реалізації. Замовниками виступають юридичні та фізичні особи, які замовляють у підприємства виконання різного роду робіт чи надання послуг [6, с. 35].

У процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства постійно виникає потреба в проведенні розрахунків зі своїми контрагентами. Відвантажуючи продукцію, підприємство, як правило, не отримує оплату відразу, тобто відбувається кредитування покупця. Тому протягом періоду від моменту відвантаження продукції до моменту надходження платежу засоби підприємства знаходяться у вигляді дебіторської заборгованості.

Принципи формування в бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість покупців та замовників визначає дебіторська заборгованість, яка є сумою заборгованості дебіторів підприємству на певну дату. Юридичні та фізичні особи, які внаслідок подій, що відбулися, заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їхніх еквівалентів або інших активів, є дебіторами [30, с.74].

Дебіторська заборгованість визнається активом, якщо її сума може бути достовірно визначена та існує вірогідність одержання за нею майбутніх економічних вигод. Дебіторську заборгованість, не погашену в строк, класифікують за строками непогашення і для кожної групи встановлюють коефіцієнт сумнівності, який підприємство визначає самостійно, виходячи з фактичної суми безнадійної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги за попередні звітні періоди. Коефіцієнт сумнівності збільшується із зростанням строків непогашення дебіторської заборгованості.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги, відносно якої існує невпевненість в її погашенні боржником становить сумнівний бор. Резерви сумнівних боргів дозволяється створювати тільки за результатами інвентаризації дебіторської заборгованості в кінці року, в той час як сумнівні борги виникають в ході торгових операцій протягом року.

Тому виникнення заборгованості пов’язано з тим, що одночасне виконання обома сторонами зустрічних зобов’язань за договором, відбувається дуже рідко. Як правило, спочатку, свої зобов’язання виконує одна із сторін, внаслідок чого у неї виникає право вимагати компенсацію за заборгованістю, а з іншої сторони – обов’язок оплатити цю заборгованість. Тобто в обліку у першої сторони в складі господарських засобів виникає актив у вигляді дебіторської заборгованості, а з другої сторони виникає зобов’язання перед кредитором погасити цю заборгованість, яка називається кредиторською.

3.3. Формування інформаційних ресурсів в обліку і звітності та аналізи для управління розрахунками з постачальниками та підрядниками підприємства.

Широкий розвиток комп'ютерної техніки та телекомунікацій дозволив збирати, зберігати, обробляти і передавати інформацію в таких обсягах і з такою оперативністю, які були немислимі раніше. Завдяки новим інформаційним технологіям виробнича і невиробнича діяльність людини, її повсякденна сфера спілкування справді безмежно розширюються за рахунок залучення досвіду, знань і духовних цінностей, вироблених світовою цивілізацією. Економіка все в меншій мірі характеризується як виробництво матеріальних благ і все в більшій - як створення і поширення інформаційних продуктів і послуг. Для нової економіки інформація стає тим же, чим нафта та її похідні стани для економіки індустріальної: вона перетворюється в «паливо» для придбання знань, необхідних в умовах нового століття.

Діяльність окремих людей, груп, колективів і організацій у великій мірі залежить від їх інформованості і здатності ефективно використовувати наявну інформацію. Перш ніж зробити будь-які дії, необхідно провести велику роботу зі збору та переробки інформації, її осмислення та аналізу. Відшукання раціональних рішень в будь-якій сфері вимагає обробки великих обсягів інформації, що часом неможливо без залучення спеціальних технічних засобів [21 с.14].

Інформація виступає сполучною ланкою між об'єктом і суб'єктом управління, характеризуючи стан об'єкта управління в статиці і в динаміці, забезпечуючи підготовку керуючого впливу і відомості про результати його реалізації. Інформація дозволяє здійснювати зворотний зв'язок і коригування цілей відповідно до вимог конкретної ситуації. Вона служить «предметом тривалого користування» і не втрачає своїх властивостей в результаті неодноразового споживання. У міру накопичення інформаційних даних виходить якісно нова інформація, яка пронизує всі види діяльності в органах місцевого самоврядування та забезпечує сприйняття працівниками своїх організаційних ролей, що фіксуються в посадових інструкціях [31 с.144].

Використання інформаційних ресурсів супроводжувало діяльність людини, в тому числі і економічну, і раніше, проте до теперішнього часу їх роль і значення незмірно збільшилися. Інформаційні ресурси займають все більш значуще положення в ряду з іншими ресурсами підприємства, галузі і національної економіки в цілому.

До інформаційних продуктів і послуг відносять бази даних, програмне забезпечення, освітні послуги, консультування, результати науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт і ін. Ці продукти і послуги обмінюються на інформаційному ринку і відрізняються численними особливостями, як на стадіях розробки, виробництва, так і на етапі звернення.

Управління інформаційними ресурсами, що включає організацію даних і управління процесами їх обробки, все більше виділяється в окрему управлінську функцію. Все це пов'язано з такими процесами в суспільстві, який називають інформатизацією.

На базі інформаційних ресурсів виникла індустрія інформатики, завданням якої є забезпечення інформацією всіх, хто її потребує. Створення глобальних мереж і використання електронних документів відкрили можливість віддаленого доступу до інформаційних ресурсів. Створені великі інформаційні організації, що збирають і поширюють інформацію по всьому світу, наприклад інформаційне агентство Dow Jones Telerate, інформаційне агентство Reuters. Бурхливо розвиваються дистанційне навчання, електронні бібліотеки. Під інформаційними ресурсами також розуміються окремі документи, масиви документів і файли в інформаційних системах, організовані як бібліотеки, архіви, фонди, бази даних і знань, що розглядаються спільно з автоматизованими інформаційними технологіями або сервісами, що надають їм необхідну мобільність [19, с.124 ].

Для прийняття правильних рішень господарюючим суб'єктам необхідний доступ до відповідних інформаційних ресурсів. Тут мова може йти про самих різних джерелах, доступних в умовах ринкових відносин, в тому числі і таких, за користування якими доводиться платити чималі гроші. Тому особливу роль при цьому відіграє звітність, яка є сукупністю управлінської, статистичної та бухгалтерської інформації про діяльність організації за певний період часу. Показники, які містяться в звітності, є інформаційною базою для вирішення завдань аналізу, поточного планування, прогнозування і контролю стану організації, а також для вирішення інших завдань.

Для організації ефективного управління інформаційними ресурсами і процесами необхідно виявляти потоки інформації, виробляти їх оцінку та оптимізацію. На будь-якому підприємстві під інформаційними ресурсами розуміють, перш за все, різні документи в паперовому або електронному вигляді [29, с.138].

Отже, складність формування і використання економічної інформації полягає в тому, що не всі параметри діяльності підприємства легко піддаються формалізації для кількісного визначення, що вимагає певного професійного рівня для їх систематизації та оброблення. Тому для укрупнених розрахунків деякі види інформації застосовують для логічного аналізу доцільності прийняття рішення.

3.4. Використання інформаційних ресурсів в системі управлінського обліку, контролю і аналізу для оптимізації господарських операцій в управлінні розрахунками з постачальниками та підрядниками підприємства

Для вивчення кон'юнктури ринку і попиту на продукцію використовується інформація різноманітних статистичних банків даних чи банків моделей, розміщених у глобальній комп'ютерній мережі. Отримана інформація дає змогу прогнозувати показники розвитку ринку, а також за допомогою математичних моделей «програвати» ситуації, отримані в результаті прийняття того чи іншого рішення. Дня аналізу ринків широко використовуються зовнішні інформаційно-комунікаційні мережі та банки даних.

Сучасні системи управління інтелектуальними активами підприємства містять у своєму ядрі прикладні системи, які підтримують так звані Workflow-технології (технології підтримки потоків завдань). Ці технології створюють за допомогою графічного редактора довільні маршрутні схеми, призначають правила переходу етапів бізнес-процесів від одного користувача до іншого через діалоговий інтерфейс без програмування і забезпечують графічний або формальний моніторинг проходження процесів між користувачами з можливістю розбіжності, сходження, укладення, умовних переходів. Вони дають можливість внесення змін, що дозволяють оптимізувати будь-який процес на основі аналізу його поточного стану, і одночасно з цим документувати зміну і автоматизувати нові дії операторів в ході його виконання [7, с.121].

Таким чином, робота в середовищі Web-браузера забезпечує всім користувачам доступ до порталу управління документами. Ця платформа надає можливості реалізовувати довільні схеми процесів роботи з документами. З огляду на слабку розвиненість інформаційних систем управління електронним документообігом на вітчизняних підприємствах, докладно зупинимося на розгляді корпоративних систем, від впровадження яких можна отримати два типи переваг: тактичні і стратегічні.

Тактичні переваги пов'язані в основному зі скороченням витрат Їх досить легко визначити і виміряти. Вимірювані в грошовому вираженні переваги можуть бути прораховані на основі підрахунку того, скільки можна прибрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ звільнити, скільки звільнити серверів, які часто зберігають багато копій одних і тих же документів [3, с.87 ].

Експерти фірми «Siemens Business Services» стверджують, що 30% часу робочих груп витрачається на пошуки та узгодження документів; 6% документів безповоротно губляться; до 20 разів копіюється кожен внутрішній документ; на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; на 80% нижче вартість архівного зберігання електронних документів в порівнянні з паперовими

В результаті зазначеного, інформаційні системи управління документами є частиною більш великої концепції управління знаннями, яка, за визначенням, тягне за собою систематичне посилення ролі як інформації, так і експертного досвіду для досягнення наступних чотирьох бізнес-цілей: інновації, компетентність, ефективність, швидкість реагування [1, с.14 ].

Оскільки документи є контейнерами, що містять у собі значну частину знань організації, і в цілому являють собою один з найбільш значущих її активів, то управління документами забезпечує ефективне використання знань і досвіду. Інформаційне забезпечення муніципального управління в сучасних умовах неможливо без використання сучасних інформаційних технологій, програмних засобів, баз даних і систем управління ними.

Сучасний підхід до використання інформаційних технологій в муніципальному управлінні вимагає створення системи, що включає центральний сервер, комп'ютеризовані робочі місця і мережу, яка б пов'язала їх з центральним сервером. Система надає повний набір функцій по роботі з документами відповідно до вимог і стандартів діловодства і здатна підтримувати схеми ділового документообігу муніципальних органів.

Призначенням системи є автоматизація роботи з документами, фіксація шляху проходження документа від його надходження або створення до списання в справу, контроль на кожному етапі розгляду документа, отримання довідкової інформації про документи, аналіз документообігу [11, с.186].

Впровадження інформаційних систем управління інформаційними ресурсами (зокрема - документами), передбачає здійснення автоматизації управління інтелектуальними активами і бізнес-процесами підприємства, що визначає успішність його діяльності. Інформаційні системи управління інтелектуальними активами представляють абсолютно нові можливості для менеджменту підприємства і його співробітників і пов'язані зі створенням, розповсюдженням і пошуком знань, що містяться в документах фінансового, юридичного, науково-технічного, нормативно-довідкового, організаційно-розпорядчого, проектно-конструкторського, маркетингового, експлуатаційного характеру, які створюються в різних функціональних підрозділах підприємства на різних етапах життєвого циклу продукції і послуг.

Таким чином, облік і планування витрат повинні забезпечувати оперативну інформацію для здійснення функції контролю та аналізу. У свою чергу, інформація, отримана в результаті проведеного аналізу, є складовою частиною інформаційної системи управління витратами та може бути використана не тільки для оперативного й тактичного, а й для стратегічного планування

3.5. Розвиток комп’ютеризованих систем, забезпечення системи управління обліком

Як показує практика, впровадження дорогих програмних продуктів комп’ютеризації обліку не дозволяє відразу вирішити всі проблеми підприємства. В цей же час, успішне впровадження комплексної системи «середнього классу» на підприємстві дозволяє зробити його роботу більш прозорою, усунути значну кількість перепон між підрозділами, скоординувати їх діяльність та в кінцевому результаті, підвищити ефективність функціонування підприємства в цілому.

Теоретично на підприємствах можна організувати облік і без застосування комп’ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому. Створення та використання комп’ютерної системи обліку сприяє не лише прискоренню процесу обробки інформації на підприємствах, в яких облік організований на високому рівні, але й суттєвому покращенню його організації на підприємствах, в яких у веденні бухгалтерського обліку панує безлад. Така можливість зумовлена тим, що комп’ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що в свою чергу призводить до впорядкування порядку виконання обов’язків працівниками організації.

Успіх комплексної комп’ютеризації підприємства значною мірою залежить від готовності керівника до корінних організаційних змін. В зв’язку з цим, перед підприємством гостро постає питання вибору не конкретної системи управління, а компанії-постачальника рішень, яка може запропонувати збалансоване рішення за вартістю та функціональністю. В результаті співробітництва підприємства з компанією-постачальником програмного забезпечення процес комп’ютеризації починається задовго до купівлі системи. Успішне впровадження інформаційної системи неможливо здійснити миттєво, воно обов’язково передбачає серйозну попередню роботу з реорганізації, оптимізації бізнес-процесів, відмову від застарілих стереотипів. А тому, не виконавши дані дії, проект впровадження буде приречений

Для ефективної комп’ютеризації підприємства, в першу чергу, необхідно з’ясувати, що таке комп’ютеризований бухгалтерський облік. На перший погляд все просто, оскільки комп’ютеризований облік – це облік, що ведеться за допомогою комп’ютерної техніки та спеціалізованого програмного забезпечення. Саме таке помилкове судження є наслідком великої кількості невдалих спроб комп’ютеризації обліку

Отже, процес комп’ютеризації обліку, можна поділити на три великих етапи. Перший етап – дослідження господарської діяльності підприємства. Основною метою проведення даного етапу є оптимізація обліку, що досягається шляхом вивчення організації обліку, виявлення ділянок обліку, які потребують покращення, дослідження організаційної структури підприємства та системи управління. Починати даний етап необхідно з виявлення того, що саме та яким чином необхідно та можливо покращити. Справа в тому, що сучасні програмні продукти, які призначені для комп’ютеризації обліку, є досить гнучкими системами. Вони дозволяють налагоджувати під потреби конкретного підприємства буквально все: починаючи від плану рахунків та закінчуючи формами звітності.

Наступним кроком в дослідженні господарської діяльності підприємства є аналіз масштабів комп’ютеризації обліку. Дане питання є більш актуальним для великих підприємств, що планують провести комп’ютеризацію обліку. Коли мова йде про невелике підприємство, облік на якому веде декілька працівників, даний етап взагалі не варто проводити. Оскільки, у такому випадку проводити комп’ютеризацію необхідно одразу і всю, так як обсяг виконуваних робіт є незначним. Проте, коли мова йде про велике підприємство, будь-якої сфери діяльності, галузі, форми власності, облік на якому ведуть п’ять і більше працівників, та за кожною ділянкою обліку існує великий документооборот, наявна специфіка та існують певні особливості, стає очевидним, що при комп’ютеризації одразу всіх ділянок облік не буде позитивного результату.

Лише тоді, коли сплановано процес оптимізації обліку та визначені масштаби і завдання комп’ютеризації обліку, слід приділити увагу безпосередньо питанню вибору програмного продукту. На даному етапі слід визначити, яку систему придбати.

В даний час ще не всі підприємства можуть дозволити собі дійсно належні рішення комп’ютеризації системи обліку. Зрозуміло, що дефіцит висококласних фахівців на ринку інформаційних технологій викликає зростання цін на послуги комп’ютеризації, що, безумовно, створює певний дискомфорт у потенційних клієнтів ІТ-послуг при виборі системи комп’ютеризації бухгалтерського обліку та повноти її впровадження.

Зрозуміло, що вдале впровадження комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку прискорює інформаційні потоки в декілька, а іноді, і в десятки разів. Звичайно, вартість інформації важко оцінити в натуральному виразі, тому іноді важко підрахувати ефект від комп’ютеризації бухгалтерського обліку. Але саме повнота, своєчасність та достовірність отриманої інформації дозволяє ухвалювати правильні та ефективні рішення на різних рівнях підприємства.