Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов; фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, вам нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах, Выделите слово Учитель в любой из записей. Щелкните по кнопке < Фильтр по выделенному> (или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), и Access выберет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Учитель. Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка < Применить фильтр> (третья кнопка фильтрования, на которой изображена воронка) затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут; он просто будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки < Фильтр по выделенному>. Например, вы поместили курсор в столбец Должность в записи, в которой значение поля равно Учитель, и щелкнули по кнопке < Фильтр по выделенному>. Вы увидите только записи обо всех доцентах. Если затем вы поместите курсор в столбец < Должность> и выделите слово География (конечно, если такой предмет присутствует в вашей таблице), а затем щелкните по кнопке < Фильтр по выделенному> появятся только записи о доцентах, которые преподают географию. Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните правой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок < Фильтр по выделенному> или < Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке < Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...