Контроль проекта

Конечно, ни один проект не может успешно выполняться без контроля. У многих контроль ассоциируется с совещаниями, на которых грозный руководитель проводит «разбор полетов». Однако насколько эффективно «махать кулаками после драки»?

Чтобы управлять эффективно, нужно выстраивать систему контроля с самого начала разработки проекта и соблюдать ряд принципов.

• «Листья» вашей WBS являются элементарными объектами контроля, т.е. мы декомпозируем проект до того уровня, до которого хотим его контролировать¹.

• Необходимо зафиксировать плановые значения (по объемам, срокам, финансам) для каждой работы проекта, чтобы в дальнейшем сравнивать с ними фактические цифры.

• Вам необходимо организовать процесс получения отчетных данных 8 удоб­ной форме с заданной периодичностью.

• Система контроля должна быть прозрачна для вас, то есть вы должны понимать, что имеет в виду исполнитель или подрядчик, когда говорит, что сделал работу на 30%.

• Вы можете применять как простой контроль (работа готова / не готова), так и детальный (любой процент выполнения от 0 до 100). Детальный контроль дает больше информации, но требует больше вашего внимания.

Таким образом, по ходу проекта вы отслеживаете фактические значения, ана­лизируете и принимаете решения. Удобно, если ваша система выдает прогнозы по срокам выполнения работ и финансам².

¹ Си. п. 4.3.1 «Управление предметной областью проекта».

² Для прогнозирования разработан ряд методов, таких как «метод освоенного объема» (Earned value). Однако в
российской практике он применяется нечасто. Его описание можно легко найти в специализированной литературе.

Однако слишком усложненная система отчетности часто приносит больше вре­да чем пользы, поэтому всегда важен баланс между анархией на одном полюсе и громоздкой бюрократией на другом.

В одной вертикально интегрированной компании главный инженер дочерней структуры был вынужден нанять помощника, чтобы успевать готовить отчетность для головной компании. Одному начальнику - в такой форме, другому - иначе. А на реальную работу оставалось меньше половины времени. Причем должности для помощника предусмотрено не было, и девушку взяли «как бы» рабочим.

В специализированные программы встроены удобные средства для отслеживания проектов Так к примеру, Microsoft Project позволяет наглядно видеть, какие работы идут с отставанием или опережением графика (рис. 50). Однако для того чтобы воспользо­ваться всем этим, необходимо до начала автоматизации формализовать управление про­ектами в компании, в том числе разработать и внедрить регламенты по их контролю.

Рисунок 50. Контроль проекта в Microsoft Project