Создание списка

Рекомендации по созданию списка на листе книги.

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке.

Список – это набор строк листа, содержащий однородные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов.

Чтобы использовать эти функции, введите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

ОРГАНИЗАЦИЯ СПИСКА

· Используйте только один список на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация могут быть использованы только для одного списка.

· Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

· Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

· Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

· Отображение строк и столбцов. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

ФОРМАТ СПИСКА

· Использование форматированных подписей столбцов. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Microsoft Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

· Использование границ ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

· Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

· Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

· Расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Microsoft Excel использует согласованные форматы и формулы. Чтобы это произошло, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь одинаковый формат. Для создания формулы в новой строке все предыдущие формулы должны совпадать.

1. Созданный список (рисунок 2.1) имеет 6 полей (столбцов) и 12 строк (11 записей и заголовок). Столбцы – различных типов: числовые, текстовые, процентные.

Рисунок 5.1 - Исходные данные задания 5