МЕТОДИКА. Составьте список из перечисленных далее пунктов

Составьте список из перечисленных далее пунктов. Даже недолгое обдумывание каждого пункта при подготовке к совещанию может улучшить его результаты.

✔ Цель. Зачем проводится совещание? Как руководитель вы должны иметь четкий и лаконичный ответ на этот вопрос. Оцените срочность мероприятия: что именно происходит, по каким причинам нужно спешить? Если вам сложно ответить на эти вопросы, спросите себя, так ли уж необходимо это совещание.

✔ Результат. Какой артефакт появится в результате совещания? Каково его предназначение, как он помогает достичь поставленной цели? Если кажется, что ваши совещания сводятся только к разговорам, а до конца ничего не доводится, подумайте, как артефакт может поменять ситуацию.

✔ Люди. Кого следует пригласить на совещание, какую роль играют эти люди? Формировать список участников проще всего при помощи вопросов и ответов. Какие вопросы будут рассматриваться в процессе совещания? Кто лучше всего сможет ответить на эти вопросы?

✔ Процесс. Какой программой действий воспользуются эти люди для достижения результата? Из всех пунктов данного списка именно программа действий (повестка дня) является главной в плане предварительной работы с коллективом. Выработайте ее совместно, чтобы обеспечить дальнейшую деятельность, направленную на результат.

✔ Подводные камни. Что может угрожать успеху собрания и как вы собираетесь с этим бороться? Это могут быть как простые меры противодействий, например запрещение приносить с собой ноутбуки, так и список тем, которые вы считаете нерациональным затрагивать во время обсуждения.

✔ Подготовка. Что обязательно нужно подготовить к собранию? Это могут быть как материалы, с которыми следует ознакомиться вам, так и «домашняя работа» для остальных участников.

✔ Практические рекомендации. Сюда входит материально-техническое оснащение мероприятия – где, когда и, самое важное, кто обеспечит собравшихся обедом.