Проведение собраний

Собрания имеют деловые цели:

ü сбор информации;

ü обсуждение проблем и принятие решений, направленных на разрешение этих проблем.

Методы, которые компании выбирают для осуществления этих функций, часто зависят от типа и размера собраний. Например, на ежегодном общем собрании обычно собирается большая аудитория в большом зале, и обсуждение фокусируется на показателях компании за предыдущий год. На собрании совета директоров или управляющих будет намного меньше присутствующих. Они будут сидеть за одним столом и обсуждать текущую политику и производственные вопросы. Для эффективного проведения собраний вне зависимости от их типа и размера, очень важны планирование и подготовка. В этой памятке обсуждаются пять составляющих, необходимых для эффективного проведения собраний: председатель, повестка дня, процесс принятия решений, хорошо организованная дискуссия и продуктивная материальная обстановка.

Председатель собрания должен подбираться тщательно. Председатель отвечает за ведение собрания, должен быть знаком с парламентской процедурой, показывать пример и ему соответствовать. Как лидер собрания, он(а) должен(на) понимать правила и политику компании, цели и задачи собрания, знать участников и мотивировать их для участия в собрании. Председатель обладает так же властью контролировать ход собрания в случае возникновения процедурных вопросов или конфликтов.

Повестка дня – это список дел, которые должны быть рассмотрены на собрании. Повестка дня способствует концентрации внимания собрания и уменьшает вероятность того, что что-либо будет упущено из виду или забыто. Часто используется следующая схема повестки дня:

1. Призыв к порядку.

2. Принятие повестки дня.

3. Оглашение и принятие протокола последнего собрания.

4. Отчеты должностных лиц, например, президента, вице-президента, секретаря и казначея.

5. Отчеты комиссий.

6. Незаконченные или отложенные дела.

7. Новые дела.

8. Перерыв или прекращение собрания.

Деловое совещание – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:

§ сбор и переработка информации;

§ координация деятельности служб фирмы и сотрудников;

§ принятие решения.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспи­тательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих за­дач, достигать компромиссов и т.п. Для некоторых сотруд­ников пребывание на деловом совещании - единственная воз­можность видеть и слышать руководителей высших уровней управления.