Правила выдачи копий документов, связанных с работой

По сравнению с КЗоТ ст. 62 Кодекса существенно расширила круг обязанностей работодателя, связанных с выдачей копий документов, связанных с работой. Напомним, что КЗоТ устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст. 39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст. 40).

Согласно ст. 62 Кодекса, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую

работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратим внимание, что документы, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечислены в ст. 62 Кодекса в открытом перечне, не являющемся исчерпывающим. Это означает, что в случае необходимости работник вправе требовать от работодателя предоставления копий и иных, помимо прямо указанных здесь, документов. Следует полагать, что это право распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. Необходимость в получении копий тех или иных документов может возникнуть у работника, например, в случаях трудоустройства в качестве совместителя, участия в трудовом споре в качестве его стороны, получения различного рода денежных выплат, участия в гражданском процессе в качестве истца, ответчика или заявителя и во многих других случаях.

Копия документа может быть изготовлена на печатающем устройстве или при помощи копировального аппарата, а также рукописным способом. В правом верхнем углу первого листа копии документа ставится обозначение " Копия". На копии документа обязательно указывается дата ее выдачи.

Понятие " копии документов", которым оперирует рассматриваемая статья, следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию документа (т.е. документальное воспроизведение всего текста письменного документа, идентичное по содержанию подлиннику), но и на выписку из трудовой книжки (т.е. копию части соответствующего текстового документа).

Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов, указанных в ст. 62 Кодекса, является заявление работника,

составленное в письменной форме. Императивных требований к содержанию такого заявления Кодекс не предъявляет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 Кодекса. Иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, Кодекс в данном случае не устанавливает. Поэтому работодатель не вправе требовать представления ходатайств, запросов, требований третьих лиц (в том числе государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов.

Следует отметить, что обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена и другими статьями Кодекса, в частности теми, которые регулируют отдельные виды трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Например, Кодекс дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч. 2 ст. 68); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч. 5 ст. 80); трудовую книжку во всех случаях прекращения трудового договора в день его прекращения (ч. 4 ст. 84.1); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 89).

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. Эта обязанность установлена в императивной норме, поэтому в случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, руководителем организации или сотрудниками службы кадров либо бухгалтерии организации-работодателя, если указанные сотрудники уполномочены на это в установленном порядке. Работодатель -физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель) собственноручно своей подписью и печатью (при наличии) удостоверяет верность указанных копий.