Нормування та контроль матеріальних запасів

Управління запасами полягає у вирішенні двох основних задач:

— визначення розміру необхідного запасу, тобто норми запасу;

— створення системи контролю за фактичним розміром запасу і своєчасним його поповненням відповідно до встановленої норми.

Нормою запасу називається розрахункова мінімальна кількість предметів праці, яка повинна знаходитися у виробничих або торгових підприємств для забезпечення безперебійного постачання виробництва продукції або ж реалізації товарів.

При визначенні норм товарних запасів використовують три групи методів: евристичні, методи техніко-економічних розрахунків і економіко-математичні методи.

Евристичні методи припускають використання досвіду фахівців, що вивчають звітність за попередній період, аналізують ринок і приймають рішення про мінімально необхідні запаси, засновані, у значній мірі, на суб'єктивному розумінні тенденцій розвитку попиту. Цей метод також відноситься до групи евристичних і зветься методу експертних оцінок.

Метод техніко-економічних розрахунків. Сутність методу полягає в поділі сукупного запасу в залежності від цільового призначення на окремі групи, наприклад, номенклатурні позиції (чи асортиментні позиції — у торгівлі). Далі для виділених груп окремо розраховуються страховий, поточний і сезонний запаси, кожний з який, у свою чергу, може бути розділений на деякі елементи.

Економіко-математичні методи. Попит на товари або продукцію найчастіше являє собою випадковий процес, який може бути описаний методами математичної статистики. Одним з найбільш простих економіко-математичних методів визначення розміру запасу є метод екстраполяції (згладжування), що дозволяє перенести темпи, що склалися в утворенні запасів у минулому, на майбутнє. Наприклад, маючи інформацію про розмір запасів за минулі чотири періоди, на основі методу екстраполяції можна визначит и розмір запасів на майбутній період по формулі

де Y1, Уз, Y4 — рівні запасу (у сумі, чи днях відсотках до обороту), відповідно, за перший, третій і четвертий періоди;

y5 — нормативний рівень запасу на майбутній, п'ятий період.

Прогноз рівня запасів для шостого періоду (Y6) можна зробити, використовуючи рівняння

Міжнародна практика управління запасами свідчить, що темп росту запасів повинен трохи відставати від темпу росту попиту. Математично це виглядає в такий спосіб:

де Тз — темп росту товарних запасів;

То — темп росту попиту.

Таке співвідношення між запасами і попитом забезпечує можливість прискорення оборотності оборотних коштів.

Управління запасами, поряд з нормуванням, передбачає організацію контролю за їхнім фактичним станом.

Контроль за станом запасів — це вивчення і регулювання рівня запасів продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання з метою виявлення відхилень від норм запасів і вживання оперативних заходів до ліквідації відхилень.

Необхідність контролю за станом запасів обумовлена підвищенням витрат у випадку виходу фактичного розміру запасу за рамки, передбачені нормами запасу. Контроль за станом запасу може проводитися на основі даних обліку запасів, переписів матеріальних ресурсів, чи інвентаризацій у міру необхідності.

На практиці застосовуються різні методи контролю.

При першому методі період, через який підприємство направляє замовлення постачальнику, не міняється (система з фіксованою періодичністю замовлення). Наприклад, щопонеділка менеджер фірми переглядає залишки товарів і дозамовлює їх до заздалегідь визначеної максимальної норми.

Сутність другого методу полягає в тім, що як тільки запас якого або товару досягне заздалегідь визначеного мінімального значення, цей товар замовляється. При цьому розмір партії, що замовляється, увесь час той самий (система з фіксованим розміром замовлення). Розглянемо докладніше названі системи.

Система контролю за станом запасів з фіксованою періодичністю замовлення. Контроль стану запасів за цією системою здійснюється через рівні проміжки часу за допомогою проведення інвентаризації залишків. За результатами перевірки складається замовлення на постачання нової партії товару.

Розмір партії товару, що замовляється, визначається різницею передбаченого нормою максимального товарного запасу і фактичного запасу. Оскільки для виконання замовлення потрібно певний період часу, то величина партії, що замовляється, збільшується на розмір очікуваної витрати за цей період. Розмір партії, що замовляється, (Р) визначається за наступною формулою:

де Змакс передбачений нормою максимальний запас;

Зф фактичний запас на, момент перевірки;

3t - запас, що буде витрачений протягом розміщення і виконання замовлення.

Оскільки замовлення здійснюється через рівні проміжки часу, то величина замовлення партії в різних періодах також буде різна. Природно, що застосовувати цю систему можна тоді, коли є можливість замовляти партії, різні по величині (наприклад, у випадку застосування контейнерної доставки товару, що замовляється, ця система незастосовна). Крім того, систему не застосовують, якщо чи доставка розміщення замовлення обходиться дорого. Наприклад, якщо попит за минулий період був незначний, то замовлення також буде незначне, що припустимо лише за умови неістотності витрат, зв'язаних з виконанням замовлення.

Особливістю описуваної системи є також і те, що вона допускає виникнення дефіциту. Як видно з графіка, якщо попит різко підсилиться, то запас закінчиться до настання терміну подачі замовлення. Це означає, що система застосовна, коли можливі втрати від дефіциту для підприємства також несуттєві.

Система контролю за станом запасів з фіксованою періодичністю замовлення застосовується в наступних випадках:

- умови постачання дозволяють одержувати замовлення різними по величині партіями.

- витрати з розміщення замовлення і доставці порівняно невеликі,

- втрати від можливого дефіциту порівняно невеликі.

На практиці за даною системою можна замовляти один з багатьох товарів, закуповуваних у того самого постачальника, товари, на які рівень попиту відносно постійний, малоцінні товари і т.д.

Система контролю за станом запасів з фіксованним розміром замовлення. У цій системі контролю за станом запасів розмір замовлення на поповнення запасу є величиною постійною. Інтервали часу, через які робиться розміщення замовлення, у цьому випадку можуть бути різні.

Нормованими величинами в цій системі є величина замовлення, розмір запасу в момент розміщення замовлення (так звана точка замовлення) і величина страхового запасу. Замовлення на постачання розміщується при зменшенні наявного запасу до точки замовлення. Як випливає зі схеми, після розміщення замовлення, запас продовжує зменшуватися, тому що замовлений товар привозять не відразу, а через якийсь проміжок часу t. Величина запасу у точці замовлення вибирається такою, щоб у нормальній, робочій ситуації за час t запас не опустився нижче страхового. Якщо ж попит непередбачено збільшиться, або ж буде порушений термін постачання, то почне працювати страховий запас. Служба постачання підприємства в цьому випадку повинна вжити заходів, що забезпечують додаткове постачання. Як бачимо, дана система контролю передбачає захист підприємства від утворення дефіциту.

На практиці система контролю за станом запасу з фіксованою кількістю замовлення застосовується переважно в наступних випадках:

— великі втрати в результаті відсутності запасу;

— високі витрати по збереженню запасів;

— висока вартість товару, що замовляється;

— високий ступінь невизначеності попиту;

— наявність знижки з ціни в залежності від кількості, що замовляється.

Система з фіксованим розміром замовлення припускає безупинне урахування залишків для визначення точки замовлення. Розглянуту систему іноді називають «двохбункерною» (two-bin system), тому що запас зберігається як би в двох складах-бункерах.

Спочатку задоволення попиту здійснюється з першого бункера. Закінчення запасів у цьому бункері є точкою замовлення. У цей момент для постачання споживача відкривається другий бункер, одночасно постачальнику направляється замовлення. У момент прибуття замовленого товару в другому бункері повинен залишатися запас не нижче страхового. При розподілі замовлення, що надійшов від постачальника, спочатку цілком заповнюється другий бункер. Кількість, що залишилася, використовується для заповнення першого.