Деловой стиль

Деловая переписка

Cлужебная переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборота фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями.

Попытаемся обозначить наиболее существенные моменты деловой переписки:

Деловой стиль

1. Первое что отличает деловую переписку от других стилей переписки это официально-деловой стиль.

Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение:

• Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц.
• Характер и содержание информации достаточно жестко регламентированы.
• Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.

Информация в деловом общении должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

• Официальной по своему характеру.
• Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций.
• Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени.
• Объективной и достоверной.
• Убедительной, аргументированной.
• Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

• Стандартизация изложения.
• Нейтральный тон изложения.
• Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок.
• Лаконичность, краткость изложения текста.
• Использование языковых формул.
• Использование терминов.
• Применение лексических и графических сокращений.
• Преобладание страдательных конструкций над действительными.
• Употребление словосочетаний с отглагольным существительным.
• Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже.
• Преобладание простых распространенных предложений.

2. Второй особенностью деловой переписки является широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.

Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

• «Сообщаем, что в период с... по....»
• «Сообщаем, что по состоянию на....»
• «Направляем Вам согласованный....»
• «Просим Вас рассмотреть вопрос о...»
• «Проверкой установлено, что.....»
• «В связи с отсутствием финансовой помощи....»
• «В связи со сложной экономической ситуацией...»

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях.

К таким формулам относятся термины. Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие.

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

• Дать официальное определение термина.
• Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики.
• Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминология находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения.

3. К особенностям делового письма относят также и применение сокращений. Различают два основных вида сокращения слов:

• Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, главбух, зав., зам., спецназ.
• Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

4. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже - еще одна особенность делового письма:

• «Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий….»
• «Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества...»
• «Согласно штатному расписанию...»

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.