Методические указания. 1. Создать базу данных «Автомагазин», включающую таблицы 1 «Модели автомобилей» и таблицы 2 «Клиенты и заказы».

Пример

1. Создать базу данных «Автомагазин», включающую таблицы 1 «Модели автомобилей» и таблицы 2 «Клиенты и заказы».

Таблица 1 - Модели автомобилей

Таблица 2 - Клиенты и заказы

2. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос по таблице 1 «Модели автомобилей», для отображения розничной цены на каждый автомобиль, которая на 15% выше заводской.

3. Создать форму по запросу.

4. В примечание формы поместить вычисляемое поле о средней цене автомобиля.

5. Создать отчет «Обзор заказов», поместив в него поля: код модели, фамилию заказчика, дату заказа и все характеристики автомобилей (модель, цвет, коробка передач, обивка, заводская цена). Выполнить группировку по полю: «Фамилия заказчика».

Технология выполнения задания

Запустите программу MS Access. Выберите создание новой базы данных, указав ее имя и папку для хранения.Создайте таблицы в соответствии с предложенной структурой.

Создание таблицы производится в два этапа:

1) определение структуры таблицы базы данных;

2) ввод данных, т.е. наполнение таблицы конкретными данными.

Структура таблицы может быть создана с использованием режима Конструктора (рис.3), в котором задается имя поля и тип данных для каждого поля. Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц, а тип данных выбирается из открывающегося списка в столбце Тип данных. По умолчанию MS Access присваивает полю текстовый тип данных.

Кроме этих атрибутов можно задать дополнительные свойства для каждого поля таблицы, отображаемые в нижней части конструктора и определяющие условия ввода данных.

Изменение структуры таблицы, т.е. удаление старых и добавление новых полей осуществляется в режиме Конструктора.

Необходимо на данном этапе установить ключевое поле. Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения.

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и внешний ключ.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

- выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;

- вызовите команду Правка > Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов.

В данной таблице в качестве ключевого поля выбрано поле Код модели, оно содержит уникальные значения и не может повторяться для двух записей таблицы.

Созданную структуру таблицы необходимо сохранить, указав ее имя. Аналогичным способом создается структура других таблиц.

Далее необходимо наполнить таблицы конкретными данными, перейдя для этого в режим таблицы. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид > • Режим таблицы.

На следующем этапе работы необходимо определить вид связи между таблицами и установить связи.

Выберите команду Сервис > Схема данных;

- используя команду Связи > Добавить таблицу, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне;

- наведите курсор на любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и «перетащите» это поле на связующее поле другой таблицы;

- активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Следующий этап работы заключается в создании необходимых запросов.

Для создания запроса по таблице «Модели автомобилей» для отображения розничной цены, которая на 15% выше заводской, необходимо выполнить следующие действия:

а) Создать запрос на выборку, выбрав поля, которые необходимо отобразить в запросе, используя Конструктор. Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении.

Рисунок 3- Бланк запроса на выборку в режиме Конструктора

В бланке запроса (рис.3) содержится 6 строк.

Таблица 3-Поля запроса

Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:

1) в строке «Поле» щелкните в правой части клетки на стрелке, указывающей вниз, и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала щелкните в строке «Таблица» и укажите нужную таблицу, что позволит ограничить список полей в строке «Поле». Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, отобразите их имена в свободных клетках строки «Поле»;

2) проследите, чтобы в строке «Вывод на экран» флажок отображался бы галочкой;

3) в строке «Условие отбора» введите критерии выбора. Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы: > (больше), > = (не менее), < (меньше), < = (не более) и Between (Выражение1), and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат.
Для ввода условия выборки можно использовать окно Построитель выражений (кнопка Построить панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню);

4) сохраните запрос для последующего использования, указав его имя;

5) для выполнения запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком: Запуск панели инструментов или воспользуйтесь командой Запрос > • Запуск;

б) далее создать вычисляемое поле для определения розничной цены на каждый автомобиль. Для этого необходимо установить курсор в свободном поле и записать выражение: