Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Справочно-информационные и распорядительные документы.






 

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (рис. 4). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (рис. 4) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту.

Рисунок 4 - Окончательная повестка дня

А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (рис.5).

Рисунок 5 -Приглашение на совещание «сторонним» лицам в форме письма

 

 

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола – документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты [3, с. 162]:

¾ полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;

¾ название вида документа (ПРОТОКОЛ);

¾ дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 – 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);

¾ индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);

¾ место составления;

¾ вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);

¾ формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:

¾ состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);

¾ повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика;

¾ факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например:

§ «Заседание стенографировалось с 15: 00 до 17: 15 мск»;

§ «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20: 00 до 21: 05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»;

§ «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный – секретарь Косова И.И.»;

¾ текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой ­триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;

¾ подписи.

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

¾ место проведения заседания (адрес помещения, офиса);

¾ время начала и общее время заседания;

¾ фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;

¾ дата подписания протокола;

¾ способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ­протоколы подразделяются на:

¾ краткие и

¾ полные, которые в свою очередь могут быть:

o подробными текстовыми (текстовый способ документирования),

o стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),

o фонографическими (звукозапись),

o видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. рис.6). ­Данный момент также должен определяться организационными ­документами.

Рисунок 6 - Подробный протокол с продольным центрованным расположением реквизитов ­заголовочной части

 

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане) [3, с. 147].

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации.

Оформление выписок из протоколов заседаний позволяет соблюдать правило разграничения прав доступа к информации и документам. Если выписка из протокола является одной из форм трансляции информации о решениях коллегиального органа (и это установлено регламентом), то служба делопроизводства может инициировать разработку и утверждение ее типовой формы, в т.ч. для составления в электронном виде, что существенно сократит затраты времени на оформление и формализует один из аспектов трансляции этих документов.

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии, но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10–15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, ­отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Рисунок 8 - Поручение с угловым расположением реквизитов заголовочной части

 

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в ­электронном виде в информационной системе.

 






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.