Тема 1. Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология в области ДОУ

Приступая к изучению курса, прежде всего следует уяснить, что работа с документами является неотъемлемой частью управленческой деятельности любого органа управления, организации, предприятия, фирмы (далее – организации). В документах содержится информация о деятельности организации, содержатся данные о работе её сотрудников, отражаются управленческие решения. От того, насколько рационально организована работа с документами, напрямую зависит оперативность принимаемых решений и качество их исполнения, экономичность, культура труда управленческих работников, а значит и эффективность деятельности организации в целом.

В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 «Information and documentation - Records management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится:

«Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.

Документы позволяют организациям:

-осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

-предоставлять информацию последовательно и объективно;

-обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;

-обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

-повышать эффективность деятельности всей организации;

-обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

-соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

-обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

-защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

-обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

-предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;

-обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;

-поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память».

Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами»всоответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций…

Управление документами в организации включает в себя:

-принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

-распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

-установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

-предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

-проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

-интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности».

Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» - когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами.

Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях.

В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «делопроизводство» и его синоним «документационное обеспечение управления» определены как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти».

Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства.

«Документирование» в ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ.

«Организация работы с документами» по стандарту - это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.

Необходимо отметить, что в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ».

В ГОСТ Р 51141-98 значится: «документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

В соответствии с этим же стандартом «реквизит - обязательный элемент оформления официального документа».

Отсюда следует, во-первых, что данное определение касается лишь официальных документов, во-вторых, что синонимом термина «документ» является термин «документированная информация».

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».

«Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».

В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 51141-98 и формулируется как «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 51141-98.

C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.

В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 51141-98.

Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др.

Термины, касающиеся конкретных направлений ДОУ, будут рассмотрены в соответствующих разделах методических указаний.

Контрольные вопросы

1.Какую роль играют документы для организаций и общества?

2.Назовите современные законодательные, нормативные акты, стандарты, определяющие терминологию в области делопроизводства.

3.Как соотносятся понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»?

4.Назовите составные части делопроизводства (ДОУ).

4.Какой документ называется официальным?

5.В каком законодательном акте дано определение термина «документированная информация»?