Документальное оформление и учет служебных командировок за границу.

Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу. При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях. При отсутствии или недостаточности средств в иностранной валюте наниматель приобретает их путем безналичного расчета в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь.

В случае отсутствия валютного счета на момент командировки или средств на нем для выплаты работникам, направляемым в командировку, средства в иностранной валюте могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах или в кассах банков Республики Беларусь в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь. Не допускается использование средств в иностранной валюте, полученных на расходы при служебных командировках за границу, на другие цели.

Обеспечение авансовыми суммами в иностранной валюте может осуществляться путем:

- выдачи из кассы аванса в валюте; - покупки валюты для выдачи аванса на командировку; - выдачи аванса путем перечисления на корпоративную или личную пластиковую карточку; - выдачи аванса электронными деньгами; - выдачи аванса дорожными чеками.

Для выдачи из кассы организации аванса в валюте необходимо наличие такой валюты в кассе. Выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, может производиться за счет возврата ранее полученных со счета в иностранной валюте юридического лица, индивидуального предпринимателя и выданных на эту цель средств, хранящихся в кассе юридического лица, индивидуального предпринимателя, в пределах установленного лимита

В тех случаях, когда в кассу организации не поступает наличная валюта в качестве выручки и т.п. платежей, но имеется валютный счет в банке, а на нем имеется необходимая сумма, то оформляется заявление на снятие валюты и представляется в банк с указанием цели. В некоторых банках при подаче чека требуют расчет авансовых сумм.

Кто получает валюту по заявлению? Возможны два варианта:

1) кассир организации получает необходимую сумму в кассу организации, а затем выдает работнику в подотчет по расходному кассовому ордеру;

2) в некоторых организациях практикуют оформление заявления для получения средств на служебную командировку за пределы Республики Беларусь непосредственно на самого работника Возможен еще один вариант обеспечения наличной валютой, когда работник организации, оказывающей транспортно-экспедиторские услуги, обеспечивается авансом организацией-партнером. Такой порядок предусмотрен Инструкцией N 14.

Следует иметь в виду, что выдача работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным данному работнику суммам иностранной валюты не допускается.

Выдача наличной иностранной валюты из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей производится по: - расходному кассовому ордеру формы КО-2в; - платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя

К сведению: бланки расходных кассовых ордеров формы КО-2в, утвержденных Постановлением N 43, изготовленные до вступления в силу Постановления N 38, являются действительными до их полного использования.