Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согла­сование, визирование (в необходимых случаях), подписание (ут­верждение), регистрацию и отправку.

В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем пе­чатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До пе­редачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержа­ния, составления и оформления документа, наличие виз и прило­жений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом доку­мента или же они находятся у исполнителя и передаются руково­дителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей орга­низации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляе­мому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выпол­нения приказа может быть представлен на подпись без приложе­ния этого приказа.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.)

Например:

20.01.2008 №259-02/36

На № 2054-02/5 от 05.01.2008

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточ­ка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый ре­гистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реест­ра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получе­нии ответа, дата.

Приведем пример правильной регистрации отправляемого до­кумента: