Средства, ускоряющие ввод данных в таблицу

Для быстрого ввода данных используются процедуры копирования, прогрессии, автозаполнения, автозамены и выбор из списка.

1) Копирование можно осуществлять обычными способами. Кроме этого в Excel существует удобное средство – маркер заполнения, который находится в правом нижнем углу ячейки. Для копирования надо потянуть маркер левой клавишей мыши в нужную сторону.

Замечание. Для того, чтобы в нижнем правом углу активной ячейки появился маркер заполнения, необходимо выполнить команды Сервис/Параметры/Правка и установить флажок Разрешить перетаскивание ячеек.

2) Использование прогрессии. Используя маркер заполнения удобно вводить последовательности чисел отличающиеся на постоянную величину, например, номера по порядку. Для этого надо ввести в 2 соседние ячейки нужные числа, например, 1 и 2, затем выделить эти 2 ячейки и потянуть маркер в нужную сторону.

2 способ: использовать при заполнении контекстное меню. С этой целью:

a) ввести в начальную ячейку какое-либо значение (например, 1).

b) переместить маркер заполнения правой кнопкой в ячейку, которая расположена рядом (справа или внизу).

c) в появившемся контекстном меню выбрать команду Прогрессия и выбрать параметры заполнения

3) Автозаполнение (автозавершение) – средство, которое завершает за вас ввод данных. Чтобы воспользоваться этим средством: Сервис/Параметры / вкладка Правка/ флажок Автозаполнение значений ячеек. Excel просматривает все элементы, введённые в столбец, и по ходу ввода нового элемента автоматически вводит в ячейку ранее введённый элемент, если элемент начинается с той же буквы, что и элемент, введённый ранее.

4) А втозамена, используется в процессе набора текста. Например, можно использовать автозамену для замены абревиатуры, т.е. набирается НПО, а записывается - научно-производственное объединение. Для этого:

a) Сервис/Автозамена/ Заменять при вводе

b) заменять - указать что заменять

c) на - указать на что и кнопка Добавить.

Чтобы снять: Автозамена /Заменять при вводе /Удалить

5) Использование списка. Для формирования часто встречающихся последовательностей данных можно использовать списки, например, список названий месяцев.

В Excel есть встроенные списки. В том случае, если нужного списка нет, его можно создать.

Из меню: Сервис/Параметры/Список/Добавить

Для выведения списка достаточно ввести первый элемент списка, затем курсор поставить на маркер заполнения ячейки и потянуть в нужную сторону.

Выбор из списка можно осуществлять, используя контекстное меню, если в столбец вначале внесены некоторые значения.