Економічне обґрунтування аудиту розрахунків з підзвітними особами

Основними критеріями для визнання організованого ведення обліку розрахунків підприємства з підзвітними особами є достовірність, повнота та своєчасність подання облікової інформації про витрати на відрядження працівників у відповідності з дотриманням вимог законодавства на будь-якому етапі облікового процесу. Забезпечення повного, своєчасного та в межах нормативно-правових актів документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами – запорука дотримання норм облікової політики підприємства та достовірності даних обліку і звітності щодо обліку розрахунків з підзвітними особами.

Підзвітні суми видаються за такими напрямами:

- на відрядження;

- на закупівлю продукції сільського господарства та заготівлю вторинної сировини;

- на інші виробничі (господарські) потреби.

Починаючи дослідження аудиту розрахунків з підзвітними особами необхідно з’ясувати економічну сутність цих розрахунків.

З каси підприємства можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення і тлі), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

Як правило, у складі розрахунків великих організацій розрахунки через підзвітних осіб не охоплюють велику валову, пустку розрахунків, проте на малих підприємствах такий вид розрахунків займає відчутну їх частку.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно-матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Підзвітна особа – довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків по відношенню до підприємства. В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають – звіт про використання підзвітних сум. Звітом про використання підзвітних сум буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: " доцільність витрат підтверджую" і підпис, або " бухгалтерії оплатити".

Підзвітна особа складає звіт про використання підзвітних сум, де вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання звітів про використання підзвітних сум, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму " списують " з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт.

Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних звітів про використання підзвітних сум).

Мета проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами – висловлення незалежної думки аудитора щодо достовірності, законності та правильності відображення в обліку та звітності виданих грошових коштів під звіт та їх цільового використання.

Організація аудиту розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

- визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

- встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;

- організація розрахунку підзвітної суми;

- визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.

Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:

- керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо);

- головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо);

- провідні спеціалісти установи за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном);

- заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей на підприємство).

Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.

Аудит розрахунків з підзвітними особами здійснюють суцільним порядком. Практичні цілі перевірки внутрішніх розрахункових операцій полягають у встановленні:

¾ повноти - чи всі операції внутрішніх розрахунків враховані у бухгалтерській звітності, чи не існує неврахованих розрахунків;

¾ існування - чи існують зобов'язання за підзвітними сумами на дату складання балансу і чи істотна ця сума зобов'язань;

¾ прав і обов'язків - правомірні і чи правильні суми зобов'язань за внутрішніми розрахунками, виходячи з трьох критеріїв (формальності, законності і дійсності);

¾ оцінки - оцінені чи зобов'язання за розрахунками з підзвітними особами відповідно до вимог нормативних актів;

¾ точності - чи правильно зроблені нарахування та утримання через заробітну плату, розрахунок добових по відрядженнях, чи відповідають дані бухгалтерської звітності записам у регістрах синтетичного та аналітичного обліку операцій;

¾ обмеження облікового періоду - чи всі зобов'язання за розрахунками відображені саме в тих облікових періодах, коли вони мали місце;

¾ подання та розкриття - чи всі зобов'язання за розрахунками розкриті, класифіковані та представлені в звітності відповідно до нормативних документів з обліку і звітності.

Основними завданнями аудиту розрахунків із підзвітними особами є:

¾ перевірка дотримання правил видачі авансів;

¾ контроль за своєчасністю здачі авансових звітів;

¾ перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення документів, доданих до авансових звітів, а також своєчасності повернення невитрачених сум;

¾ виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат.

Облік розрахунків з підзвітними особами відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку здійснюється на активному субрахунку 372 " Розрахунки з підзвітними особами".

За дебетом субрахунку 372 фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом субрахунку - витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум.

Джерела аудиту розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями відображено на рисунку 1.

Рис. 1. Джерела аудиту розрахунків з підзвітними особами за відрядженням

Синтетичний і аналітичний облік рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» при журнально-ордерній формі обліку ведеться в журналі-ордері №7, а при скороченій журнально-ордерній формі обліку у журналі-ордері №03, відомості №02, при спрощеній формі - у відомості №В-5, а при журнальній формі відображається у журналі №3, відомості №3.2.

Під час аудиту необхідно враховувати, що залишок на кінець місяця за субрахунком 372 обчислюють як загальний, так і за кожною підзвітною особою. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетовий залишок на рахунку 372 відображається в активі форми №1 " Баланс" у складі рядка 1155 " Інша поточна дебіторська заборгованість". Кредитовий залишок по рахунку відображається в пасиві балансу форми №1 в IV розділ, у складі рядка 1690 " Інші поточні зобов’язання".