Глава 2. Состав, структура учета и отчетности в бюджетных учреждениях

2.1 Регистры бюджетного учета

Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются специальные регистры, утвержденные и введенные в действие с 1 января 2006 года Инструкцией номер 25н и Приказом номер 123н.

Регистры бюджетного учета предназначены для накопления и систематизации информации, которая содержится в первичных документах, принятых к учету^[6].

Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации ^[6].

Формы регистров бюджетного учета являются унифицированными формами документов. Формы регистров содержат наименования реквизитов и показателей и соответствующие им коды по общероссийским классификаторам и классификациям, которые необходимы при автоматизированной обработке информации. Удаление отдельных реквизитов из регистров бюджетного учета не допускается ^[6].

Унифицированные формы регистров бюджетного учета состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей ^[6].

Заголовочная часть форм регистров содержит следующие общие реквизиты ^[6]:

1) Наименование формы документа;

2) Код документа по ОКУД;

3) Дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения;

4) Наименование учреждения и его код ОКПО;

5) Наименование структурного подразделения учреждения;

6) Наименование единицы измерения и ее код по ОКЕИ.

Не заполнение или неправильное заполнение бюджетным учреждением какого-либо реквизита заголовочной части формы может привести к тому, что органы, контролирующие исполнение бюджетов, показателей соответствующих регистров при проведении проверок и анализа финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, откажутся принять к учету данные формы.

Содержательная часть регистров бюджетного учета содержит показатели, характеризующие наличие и движение тех или иных объектов учета ^[6].

Оформляющая часть регистров предназначена для придания документу юридической силы.

Она включает подписи должностных лиц (с расшифровкой), ответственных за оформление регистра; даты подписания указанных документов; должность, подпись (с расшифровкой) и телефон непосредственного исполнителя.

Форматы регистров бюджетного учета, приведенные в Инструкции номер 25н и Приказе номер 123н, носят рекомендательный характер и, при необходимости, бюджетные учреждения могут самостоятельно вносить в них изменения ^[6].

Инструкция по ведению бюджетного учета устанавливает только перечень рекомендуемых регистров с указанием обязательных реквизитов и показателей. Конкретные формы указанных регистров и правила их ведения должны разрабатывать и утверждать органы, организующие исполнение бюджета бюджетной системы Российской Федерации, с учетом специфики исполнения соответствующих бюджетов. При этом можно руководствоваться положениями Приказом номер 123н ^[6].

К регистрам бюджетного учета относятся:

1) Инвентарные карточки;

2) Описи;

3) Инвентарные списки - оборотные ведомости;

4) Накопительные ведомости;

5) Книги учета;

6) Карточки накопительного и суммового учета;

7) Книги регистрации;

8) Реестры;

9) Книги аналитического учета;

10) Карточки учета средств и расчетов;

11) Ведомости учета;

12) Журналы учета;

13) Инвентаризационные описи;

14) Журналы операций;

15) Главная книга.

Одним из важнейших регистров бюджетного учета является Главная книга. В ней обобщаются данные всех учетных регистров бюджетного учреждения ^[6].

В главной книге в хронологическом порядке отражаются записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания ^[6].

Главная книга формируется на основании данных журналов операций в автоматическом режиме с применением соответствующих программных средств.

Для этого, Приложением номер 3 к Инструкции номер 25н утвержден «Перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей». В этом перечне приведены все Журналы операций с подробным описанием состава реквизитов и показателей каждого из Журналов ^[6].

Всего таких журналов восемь:

1) Журнал операций по счету «Касса»;

2) Журнал операций с безналичными денежными средствами;

3) Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

4) Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

5) Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

6) Журнал операций расчетов по оплате труда;

7) Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

8) Журнал по прочим операциям.

Сама Главная книга содержит следующие показатели:

1) Номер счета бюджетного учета;

2) Остатки на начало года по дебету и кредиту соответствующих счетов;

3) Остатки на начало периода по дебету и кредиту соответствующих счетов;

4) Обороты за период по дебету и кредиту соответствующих счетов;

5) Обороты с начала года по дебету и кредиту соответствующих счетов;

6) Остатки на конец периода по дебету и кредиту соответствующих счетов;

7) Номер журнала операций;

8) Итоговые данные за период и сначала года.

Бюджетные учреждения заполняют Главную книгу ежемесячно, а организации, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и органы, организующие исполнение бюджетов, - ежедневно ^[6].

2.2 Состав отчетности в бюджетных учреждениях

Бюджетная отчетность составляется главными распорядителями, распорядителями, получателями средств бюджетов; органами, организующими исполнение бюджетов, органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, на следующие даты ^[6]:

1) Год - с 1 января по 31 декабря;

2) Квартал - не позднее пятнадцатого числа следующего за отчетным периодом;

3) Месяц - с 1 по 31 число месяца.

Годовая отчетность включает следующие формы ^[21]:

1) Баланс исполнения сметы доходов и расходов - форма номер 1 (код 0503001) со справкой о движении сумм финансирования из бюджета;

2) Баланс исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - форма номер 1-1 (код 0503003).

3) Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам - форма номер 2 (код 0503004);

4) Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам в иностранной валюте - форма номер 2-в (код 0503018);

5) Отчет о доходах и расходах целевого бюджетного фонда - форма номер 2-4 (код 0503008);

6) Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - форма номер 4 (код 0503055);

7) Отчет о движении основных средств - форма номер 5 (код 0503051);

8) Отчет о движении материальных запасов - форма номер 6 (код 0503053);

9) Отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях - форма номер 15 (код 0503078);

10) Справка о полученном финансировании из федерального бюджета (код 0503057);

11) Справка об остатках средств, полученных из федерального бюджета (код 0503058);

12) Сводная справка об остатках средств, полученных из федерального бюджета (код 0503060).

Квартальная отчетность бюджетных учреждений включает в себя следующие формы ^[21]:

1) Баланс исполнения сметы доходов и расходов - форма номер 1 (код 0503001) со справкой о движении сумм финансирования из бюджета;

2) Баланс исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - форма номер 1-1 (код 0503003);

3) Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам - форма номер 2 (код 0503004);

4) Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам в иностранной валюте - форма номер 2-в (код 0503018);

5) Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - форма номер 4 (код 0503055);

6) Справка об остатках средств, полученных из федерального бюджета (код 0503058);

7) Сводная справка об остатках средств, полученных из федерального бюджета (код 0503060).

В состав годовой и квартальной бухгалтерской отчетности учреждений и организаций включается объяснительная записка об исполнении сметы доходов и расходов ^[21].

В объяснительной записке приводятся основные факторы, оказавшие влияние на исполнение смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, суммы недоиспользованных бюджетных средств, данные о результатах инвентаризации, состоянии расчетных статей баланса (дебиторской, кредиторской задолженности и другое). При этом в объяснительной записке следует приводить таблицы с данными, имеющимися в форме годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.

В состав месячной бухгалтерской отчетности учреждения включаются следующие формы ^[21]:

1) Для учреждений и организаций, получающих финансирование из федерального бюджета и не переведенных на обслуживание через лицевые счета в органах федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации, - отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам - форма номер 2 (код 0503004) и отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам в иностранной валюте - форма номер 2-в (код 0503018);

2) Для учреждений и организаций, состоящих на бюджетах субъектов Российской Федерации и местных бюджетах, - отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов - форма номер 1 (код 0503010).

В состав годовой и квартальной отчетности по согласованию Министерством финансов Российской Федерации могут вводиться специализированные формы, отражающие специфику деятельности учреждений ^[21].

Вывод по главе 2. В состав учета бюджетных учреждений входят регистры бюджетного учета, которые предназначены для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных документах, принятых к учету. К ним относится: инвентарные карточки, описи, инвентарные списки - оборотные ведомости, накопительные ведомости, книги учета, карточки накопительного и суммового учета, книги регистрации, реестры, книги аналитического учета, карточки учета средств и расчетов, ведомости учета, журналы учета, инвентаризационные описи, журналы операций, Главная книга, которая является одним из важнейших регистров бюджетного учета. Главная книга в бюджетных учреждениях заполняется ежемесячно. Конкретные формы указанных регистров и правила их ведения должны разрабатывать и утверждать органы, организующие исполнение бюджета бюджетной системы Российской Федерации, с учетом специфики исполнения соответствующих бюджетов.

Завершением полного цикла бухгалтерской обработки данных, которая содержится в учетных регистрах, является составление отчетности.

Бюджетная отчетность подразделяется на годовую, квартальную и месячную. Каждая из которых имеет свои формы.

Формы бюджетного учета и отчетности утвержденные Министерством финансов Российской Федерации. Все формы выдаются и контролируются финансовой системой государства.