Access ортасында қосымшаларды автоматтандыру

Дерекқ ордағ ы кестелермен, пішіндермен, сұ раулармен жә не басқ а нысандармен танысу тү рлі тапсырмалардың орындалуын оң айлатады, мысалы, деректерді пішінге енгізу, кестелерді қ осу не жою, деректерді іздеу немесе ауыстыру жә не сұ рауларды іске қ осу.

Бұ л Access дерекқ ор қ ұ рылымын жалпы шолуғ а мү мкіндік береді. Access бағ дарламасы бірнеше қ ұ ралды қ амтамасыз етеді жә не оларды нақ ты дерекқ ор қ ұ рылымымен танысу ү шін пайдалануғ а болады. Бұ л мақ ала, сондай-ақ, ә рбір қ ұ ралды пайдаланудың жолын, уақ ытын жә не себебін тү сіндіреді.

Бұ л файлдан немесе барлық деректері мен қ олданба мү мкіндіктері бар файлдар жинағ ынан, мысалы, деректер енгізу пішіндері, тұ ратын дә стү рлі Access дерекқ орлары туралы. Олардың кейбіреуі веб дерекқ орларына, интернетте Access қ ызметтері бар SharePoint сервері арқ ылы жарияланғ ан Access дерекқ орының жаң а тү ріне қ олданылмайды. Веб дерекқ орлары туралы қ осымша мә лімет алу ү шін, Интернетте ортақ пайдалану ү шін дерекқ орды қ ұ растыру мақ аласын қ араң ыз.

Жалпы шолу

Дерекқ ордағ ы нысандар туралы толық мә ліметтерді қ араң ыз

Кестені Қ ұ растырушы кө рінісінде зерттеу

Кестелер арасындағ ы қ атынасты кө рің із

Нысандардың басқ а нысандарды пайдалану жолын кө рің із

Жалпы шолу

Дерекқ ор нақ ты тақ ырыпқ а не мақ сатқ а қ атысты мә ліметтер жинағ ы болып табылады, мысалы пайдаланушы тапсырыстарын қ адағ алау немесе ә н жинағ ын қ амтамасыз ету. Дерекқ ор компьютерде сақ талмаса немесе оның тек кейбір бө лшектері ғ ана сақ талса, тү рлі келісілген ә рі ұ йымдастырылғ ан қ ор кө здерден ақ паратты қ адағ алауың ыз мү мкін.

Мысалы, жабдық таушылардың телефон нө мірлері ә р тү рлі орындарда сақ талады дерлік: жабдық таушының телефон нө мірі бар карта файлында, картотекадағ ы ө нім ақ параты файлдарында жә не тапсырыс ақ параты бар электрондық кестелерде. Жабдық таушының телефон нө мірі ө згерсе, сол ақ паратты барлық ү ш жерден жаң артып алуың ыз қ ажет. Жақ сартылғ ан Access дерекқ орында, телефон нө мірі бір рет сақ талады, сонда тек бір жерден ғ ана ақ паратты жаң артуғ а болады. нә тижесінде, жабдық таушының телефон нө мірін жаң артқ ан кезде, ол автоматты тү рде дерекқ ордың кез келген жерінен жаң артылады.

Access бағ дарламасындағ ы дерекқ ор файлдары

Access бағ дарламасын барлық мә ліметтерді бір файлдан басқ ару ү шін пайдалануғ а болады. Access дерекқ ор файлының ішінен тө мендегі мү мкіндіктерді пайдалануғ а болады:

· Деректерді сұ рыптауғ а арналғ ан кестелер.

· Деректерді іздеуге жә не алуғ а арналғ ан сұ раулар.

· Кестелерден деректерді кө ру, қ осу жә не жаң артуғ а арналғ ан пішіндер.

· Нақ ты орналасудан деректерді талдауғ а немесе басып шығ аруғ а арналғ ан есептер.

1. Деректерді бір кестеде бір рет сұ рыптаң ыз, бірақ оларды бірнеше жерден кө рің із. Деректерді жаң артқ анда, олар автоматты тү рде кез келген пайда болғ ан жерінен жаң артылады.

2. Сұ рау арқ ылы деректерді алу.

3. Пішін арқ ылы деректерді кө ру немесе енгізу.

4. Есеп арқ ылы деректерді кө рсету немесе басып шығ ару.

Осы элементтердің барлығ ы — кестелер, сұ раулар, пішіндер мен есептер — дерекқ ор нысандары болып табылады.

Кейбір Access дерекқ орлары басқ а дерекқ орларда сақ талатын кестелерге қ атысты сілтемелерді қ амтиды. Мысалы, тек кестелерден ғ ана тұ ратын бір Access дерекқ ор бар болып, ал басқ а Access дерекқ оры сол кестелерге, сондай-ақ, сілтемесі бар кестелерге негізделетін сұ рауларғ а, пішіндерге жә не есептерге қ атысты сілтемелерді қ амтуы мү мкін. Кө птеген жағ дайда, кестенің сілтемесі бар кестеге жататынына немесе оның дерекқ орда сақ талғ анына қ атысы жоқ.

Кестелер мен қ атынастар

Деректерді сұ рыптау ү шін, қ адағ алайтын ақ параттың ә рбір тү рі ү шін бір кесте жасайсыз. Ақ парат тү рлері тұ тынушы туралы ақ партты, ө німдерді мен тапсырыс туралы толық мә ліметті қ амтуы мү мкін. Деректерді сұ раудағ ы, пішіндегі немесе есептегі бірнеше кестеден алу ү шін, кестелер арасындағ ы қ атынасты анық тайсыз.

Веб-дерекқ орында қ атынастарды жасау ү шін, Қ атынастар нысаны қ ойындысын пайдалану мү мкін емес. Веб-дерекқ орында қ атынастар жасау ү шін, іздеу ө рістерін пайдалануғ а болады.

1. Тарату тізімінде бір рет болатын тұ тынушы туралы ақ парат енді Тұ тынушылар кестесінде сақ талады.

2. Электрондық кестеде бір рет болатын тапсырыс туралы мә лімет енді Тапсырыстар кестесінде сақ талады.

3. Тұ тынушы идентификаторы секілді бірегей код кесте ішінен бір жазбаны екінші жазбадан ажыратады. Бір кестенің бірегей идентификаторын басқ а кестеге қ осу жә не екі ө ріс арасындағ ы қ атынасты анық тау арқ ылы Access бағ дарламасы қ атысты жазбаларды екі кестеден сә йкестендеруі мү мкін, сонда оларды пішінде, есепте немесе сұ рауда біріктіруге болады.

Сұ раулар

Сұ рау кө рсетілген шарттарғ а сә йкес келетін деректерді іздеуге ә рі оларды алуғ а мү мкіндік береді — соның ішінде бірнеше кестеден алынғ ан деректер. Сондай-ақ, сұ рауды бірнеше жазбаны бір уақ ытта жаң арту немесе жою деректерге алдын ала анық талғ ан немесе жү ргізілген тұ тынушы есептеулерін орындау ү шін пайдалануғ а болады.

Сұ рауды жазбаларды веб дерекқ орынан жаң арту не жою мақ сатында пайдалануғ а болмайды.

1. Тұ тынушылар кестесінде тұ тынушылар туралы мә ліметтер бар.

2. Тапсырыстар кестесінде тұ тынушы тапсырыстары туралы мә ліметтер бар.

3. Бұ л сұ рау тапсырыс нө мірі мен қ ажетті кү н-ай деректерін Тапсырыстар кестесінен, ал компания аты мен қ ала деректерін Тұ тынушылар кестесінен алады. Сұ рау тек сә уір айында қ ажет болғ ан тапсырыстарды жә не Лондонғ а қ атысы бар тұ тынушыларды ғ ана кө рсетеді.

Пішіндер

Пішінді деректерді бір жолғ а бір уақ ытта оң ай кө ру, енгізу жә не ө згерту ү шін пайдалануғ а болады. Сондай-ақ, пішінді басқ а ә рекеттерді орындау ү шін пайдалануғ а болады, мысалы, деректерді басқ а бағ дарламағ а жіберу. Пішіндер ә детте кестелерде асты сызылғ ан ө рістерге қ атысы бар басқ ару қ ұ ралдарын қ амтиды. Пішінді ашқ анда, Access бағ дарламасы деректерді бір немесе бірнеше кестеден алып, одан кейін деректерді пішінді жасағ ан кезде таң дағ ан орнынан кө рсетеді. Пішінді таспадағ ы, пішін шеберіндегі Пішін пә рмендерінің бірін пайдалану арқ ылы немесе оны Қ ұ растырушы кө рінісінде жасауғ а болады.

Қ ұ растырушы кө рінісінің орнына, Орналасу кө рінісін пішіндер мен есептерді веб дерекқ орларынан жасау ү шін пайдаланасыз.

1. Кестеде бір уақ ытта бірнеше жазба кө рсетіледі, бірақ жалғ ыз жазбадан барлық деректерді кө ру ү шін кө лденең жылжуың ыз қ ажет. Сондай-ақ, кестені кө ріп отырғ анда, деректерді бір уақ ытта бірнеше кестеден жаң арту мү мкін емес.

2. Пішін бір уақ ыттағ ы бір жазбағ а арналғ ан жә не ол ө рістерді бірнеше кестеден кө рсете алады. Ол суреттер мен басқ а нысандарды кө рсетеді.

3. Пішінде есепті басып шығ ару, басқ а нысандарды ашу немесе бақ а жағ дайда тапсырмаларды автоматтандыру ү шін басуғ а болады тү ймешігі бар.

Есептер

Есепті деректерді жылдам талдау немесе басып шығ аруғ а не басқ а пішіндерде нақ ты бір ә діспен кө рсету ү шін пайдалануғ а болады. Мысалы, ә ріптесің ізге деректерді топтайтын ә рі қ орытындыларын есептейтін есепті жіберуге болады. Немесе пошта белгілерін басып шығ ару ү шін пішімделген мекенжай деректері бар есепті жасауғ а болады.

1. Пошта белгілерін жасау ү шін есепті пайдаланың ыз.

2. Диаграммадағ ы қ орытындыны кө рсету ү шін есепті пайдаланың ыз.

3. Есептелетін қ орытындыларды кө рсету ү шін есепті пайдаланың ыз.

Енді Access дерекқ орларының негізгі қ ұ рылымын біліп, нақ ты Access дерекқ орын зерттеу ү шін, кірістірілген қ ұ ралдарды пайдалану жолын білу ү шін оқ ың ыз.

Беттің жоғ арғ ы жағ ы

Дерекқ ордағ ы нысандар туралы толық мә ліметтерді қ араң ыз

Нақ ты дерекқ ор туралы білудің ең тиімді жолы дерекқ ор қ ұ жаттағ ышын пайдалану болып табылады. Дерекқ ор қ ұ жаттағ ышын дерекқ ордағ ы нысандар туралы толық ақ параты бар есепті жасау ү шін пайдаланасыз. Ең алдымен есепте толық мә ліметі берілетін нысандарды таң дайсыз. Деректер қ ұ жаттағ ышын іске қ осқ анда, оның есебіне таң далғ ан дерекқ ор нысандары туралы барлық мә ліметтер енеді.

1. Қ ұ жаттау ү шін, дерекқ орды ашың ыз.

2. Дерекқ ормен жұ мыс істеу қ ойындысындағ ы Талдау тобынан Дерекқ ор қ ұ жаттаушысы тармағ ын таң даң ыз.

3. Қ ұ жаттаушы тілқ атысу терезесінен қ ұ жаттау ү шін дерекқ ор нысаны тү рін кө рсететін қ ойындыны нұ қ ың ыз. Дерекқ ордағ ы бар нысандарғ а байланысты есеп жасау ү шін, Нысандардың барлық тү рлері қ ойындысын нұ қ ың ыз.

4. Қ ойындыда тізімделген бір немесе бірнеше нысанды іріктең із. Қ ойындыдағ ы бар нысанды іріктеу ү шін, Бә рін бө лектеу параметрін таң даң ыз.

5. Жарайды тү ймешігін басың ыз.

Дерекқ ор қ ұ жаттағ ышы ә рбір таң далғ ан нысан жайлы толық ақ партты қ амтитын есепті жасайды, одан кейін оны Басып шығ ару кө рінісінде ашады. Мысалы, Дерекқ ор қ ұ жаттағ ышын деректерді енгізу нү ктесіне қ арсы іске қ осқ ан жағ дайда, қ ұ жаттағ ышпен жасалғ ан есеп тұ тас пішін ү шін ә рі пішіндегі іріктеу ү шін жә не тү ймешіктер, белгілер, мә тін жолақ тары мен пішіндегі басқ а басқ ару элементтері жә не кез келген код модульдері мен пішінге қ атысы бар пайдаланушы рұ қ саттары ү шін сипаттарды тізімдейді.

6. Есепті басып шығ ару ү шін, Алдын ала қ арап алу қ ойындысындағ ы Басып шығ ару тобынан Басып шығ ару пә рменін таң даң ыз.

Беттің жоғ арғ ы жағ ы

Кестені Қ ұ растырушы кө рінісінде зерттеу

Қ ұ растырушы кө рінісі веб дерекқ орындағ ы кейбір кестелер ү шін қ ол жетімсіз.

Қ ұ растырушы кө рінісінде кестені ашу кесте қ ұ рылымынан толық кө рінісін береді. Мысалы, ә рбір ө ріс ү шін деректер тү рі параметрін, кез келген енгізу бү ркеншігі табуғ а немесе кестенің пайдаланып жатқ ан іздеу ө рістерін — деректерді басқ а кестелерден шығ арып алатын сұ рауларды пайдаланатын ө рістер кө руге болады. Бұ л ақ парат пайдалы болады, себебі деректер тү рлері мен кіріс маскалары деректерді іздеу жә не сұ рауларды жаң артуды іске қ осу мү мкіндігіне ә сер етуі мү мкін. Мысалы, басқ а кестедегі ұ қ сас ө рістерден деректерді кө шіру арқ ылы ү шін бір кестеден нақ ты ө рістерді жаң арту мақ сатында жаң арту сұ рауын пайдалануғ а болады. Сұ рау қ ор кө з жә не тағ айындау кестелеріндегі ә рбір ө ріс ү шін деректер тү рлерін сә йкес келмесе, іске қ осылмайды.

1. Талдау ү шін, дерекқ орды ашың ыз.

2. Шарлау аумағ ынан зерттеу ү шін, кестені тінтуірдің оң жақ тү ймешігімен нұ қ ып, мә тінмә ндік мә зірдегі Қ ұ растырушы кө рінісі тармағ ын таң даң ыз.

3. Қ ажет болғ анда, ә рбір кесте ө рісі ү шін атауды ескеріп, ә р ө ріске деректер тү рін тағ айындаң ыз.

Ө ріске тағ айындалатын деректер тү рі пайдаланушы ө ріске енгізе алатын деректердің ө лшемі мен тү рін шектеуі мү мкін. Мысалы, пайдаланушылар мә тін ө рісінде 20 таң бағ а дейін шектеп, мә тіндік деректерді сандық деректер ө рісіне орнатылғ ан ө рісіне енгізе алмайды.

4. Ө рісті іздеу ө рісіне жататындығ ын анық тау ү шін, Ө ріс сипаттары тармағ ының астындағ ы, яғ ни кесте қ ұ растырушы торының астың ғ ы бө лігіндегі Қ ондырмалы қ ойындысын нұ қ ың ыз.

Іздеу ө рісі мә ндердің жинағ ын кө рсетеді (аты мен тегі секілді бір немесе бірнеше ө ріс), бірақ ә детте мә ндердің тү рле жинағ ын сақ тайды (сандық идентификатор секілді, бір ө рісті). Мысалы, іздеу ө рісі қ ызметкердің идентификатор санын сақ тауы мү мкін (сұ рыпталғ ан мә н), бірақ ол қ ызметкердің атын кө рсетеді (кө рсетілетін мә н). Ө рнектерде немесе табу жә не ауыстыру ә рекеттерінде іздеу ө рісін пайдаланғ анда, сұ рыпталғ ан мә нді кө рсетілетін мә ннің орнына пайдаланасыз. Іздеу ө рісінің сұ рыпталғ ан жә не кө рсетілген мә ндермен таныс болу іздеу ө рісін пайдаланатын ө рнектің не табу жә не ауыстыру ә кететінің дұ рыс жұ мыс жасайтынын тексерудің ең тиімді жолы.

Тө мендегі суретте ә депкі іздеу ө рісі кө рсетіледі. Ө рістің кө рінетін Жол кө зі сипатындағ ы параметрлер ә р тү рлі болу мү мкіндігін есте сақ таң ыз.

Осы жерден кө рсетілетін іздеу ө рісі сұ рауды деректерді басқ а кестеден алу мақ сатында пайдаланады. Іздеу ө рісінің мә н тізімі деп аталатын басқ а тү рін кө руге болады, ол таң даулардың кү рделі коды бар тізімін пайдаланады. Бұ л суретте ә депкі мә н тізімі кө рсетіледі.

Ә детте мә н тізімдері Мә тін деректер тү рін пайдаланады.

Сұ рату жә не мә н тізімдерін табудың тиімді жолы Қ ондырмалы қ ойындысын кө рсетіп, одан кейін кестедегі ә р ө ріс ү шін Деректер тү рі бағ анынан енгізулерді таң даң ыз. Сұ рату ө рістері мен мә н тізімдерін жасау туралы қ осымша мә лімет алу ү шін, Келесіні де кө рің із бө ліміндегі сілтемелерді кө рің із.

Беттің жоғ арғ ы жағ ы

Кестелер арасындағ ы қ атынасты кө рің із

Қ атынастар нысаны қ ойындысын веб-дерекқ орынан пайдалану мү мкін емес.

Дерекқ ордағ ы кестелерден сызбалық кө рсетілімдерді, ә р кестедегі ө рістерді жә не сол кестелердің арасындағ ы қ атынастарды кө ру ү шін, Қ атынастар нысан қ ойындысын пайдаланың ыз. Қ атынастар нысан қ ойындысы кестедегі бар суреттерді жә не дерекқ ордың қ атынас қ ұ рылымын — кестелер арасындағ ы қ атынастарды жасау не ө згерту ү шін маң ызды ақ партты қ амтамасыз етеді.

Қ атынастар нысан қ ойындысын қ атынастарды қ осу, ө згерту не жою ү шін пайдалануғ а болады.

· Талдау ү шін, дерекқ орды ашың ыз.

· Дерекқ ормен жұ мыс істеу қ ойындысындағ ы Қ атынастар тобынан Қ атынастар тармағ ын таң даң ыз.

Қ атынастар нысан қ ойындысы пайда болып, ашық дерекқ ордағ ы барлық кестелердің арасындағ ы қ атынастарды кө рсетеді.

Беттің жоғ арғ ы жағ ы

Нысандардың басқ а нысандарды пайдалану жолын кө рің із

Нысан тә уелділіктері аумағ ы кестелер, пішіндер мен есептер секілді дерекқ ор нысандары бір-бірмен ә рекет ету жолы мен басқ а нысандарғ а тә уелділігін кө рсетеді.

Нысан тә уелділіктері аумағ ын жазба кө здерінің жойылуын алдын алу ү шін пайдалануғ а болады. Мысалы, Сатулар дерекқ орында Quarterly Orders сұ рауы бар, бірақ сұ раудың енді қ ажеті жоқ дерлік. Сұ рауды жоймас бұ рын, дерекқ ордағ ы басқ а нысандардың, мысалы, пішін не есеп, сұ рауды деректер кө зі ретінде пайдаланып жатқ анын біліп алғ ан жө н. Одан кейін тә уелді нысандарды сұ рауғ а қ атысты сілтемелерді жою ү шін ө згертуге немесе оларды сұ раумен бірге жоюғ а болады. Тә уелді нысандардың толық тізімін кө рі нысан сипаттарын қ олмен тексеру қ ажеттілігін жою ү шін уақ ытты ү немдейді жә не қ олмен тексергенде мә ліметтерді жіберілуі мү мкін мә ліметтерді іздеу арқ ылы қ ателерді азайтады.

Дерекқ ор нысанының жасақ тамасын ө згерту қ ажет болғ анда, Нысан тә уелділіктері аумағ ы жасақ тама ө згертілімі арқ ылы басқ а нысандардың ә сер ету жолын кө рсетумен пайдалы. Ү лкен жасақ тама ө згертулерін жоспарлау ү шін, Нысан тә уелділіктері аумағ ын қ арағ ан жө н.

Нысан тә уелділіктері аумағ ын пайдалану

1. Зерттеу ү шін, дерекқ орды ашың ыз

2. Шарлау аумағ ынан кестені, пішінді, есепті не сұ рауды іріктеп, ашың ыз.

3. Дерекқ ормен жұ мыс істеу қ ойындысындағ ы Қ атынастар тобынан Нысан тә уелділіктері тармағ ын таң даң ыз.

4. Сұ ралғ анда, тә уелділік туралы ақ паратты жаң арту ү шін, Жарайды тү ймешігін басың ыз.

Тә уелділік туралы ақ паратты жаң арту біраз уақ ыт алуы мү мкін.

Нысан тә уелділіктері аумағ ы пайда болады.

5. 2-қ адамда іріктелген, нысанды пайдаланатын нысандар тізімін кө ру ү шін, аумақ тың ү стің гі бө лігіндегі Дерекке тә уелді нысандар тармағ ын таң даң ыз. Іріктелген нысан пайдаланатын нысандар тізімін кө ру ү шін, Дерек тә уелді болатын нысандар тармағ ын таң даң ыз.

6. Нысанғ а қ атысты тә уелділік ақ паратын кө ру ү шін, нысанның жанындағ ы (+) қ осу белгішесін басың ыз. Access бағ дарламасы нысан ү шін 4 дең гейге дейінгі тә уелділіктерді кө рсетеді.

Нысан тә уелділіктері аумағ ын пайдаланғ анда келесі деректерді есте сақ таң ыз:

· Тә уелділік ақ параты тек нысанды Қ ұ растырушы кө рінісінен ашу ү шін рұ қ сатың ыз бар болғ ан жағ дайда ғ ана қ ол жетімді болады.

Аумақ макростар мен коды бар модульдер ү шін ақ партты кө рсетпейді.

Аумақ тек кестелер, пішіндер, есептер мен сұ раулар ү шін жұ мыс жасайды, бірақ тө мендегі сұ рау тү рлерін қ оспайды:

Ә рекет сұ раулары — деректерді кірістіретін, жаң артатын немесе жоятын сұ раулар

SQL-ерекше сұ раулар, соның ішінде бірігу сұ раулар, деректерді анық тау сұ раулары мен орындау сұ ралары

Ішкі сұ раулар

Access бағ дарламасы ішкі пішіндерді анық тап, тә уелділік туралы ақ парат тек сыртқ ы сұ рауда жасалады. Бұ л ереже, сондай-ақ, қ ор кө з кестелеріне жә не сұ раудың деректер кестесінің сұ рауларына жә не іздеу ө рістерін е қ олданылады.

Access бағ дарламасы тә уелділік туралы ақ паратты атауды автоматты тү рде тү зету мү мкіндігінің кө мегімен жабдық талғ ан атау карталарын іздеу арқ ылы жасайды — пішіндерге, есептерге, кестелерге, сұ рауларғ а, ө рістерге басқ а атау берген немесе пішіндерді не есептерді басқ арғ анда жиі пайда болатын ә серлерді автоматты тү рде тү зететін мү мкіндік. Атауды қ адағ алағ анда, автоматты тү рде тү зету ақ параты ажыратылады, сонда тә уелділік туралы ақ партты кө рмес бұ рын оны қ осу ә рекеті сұ ралуы мү мкін.

Мә ліметтер қ оры (Ms Access)

Сіздер ө здерің із білесіздер, ақ параттарды реттеу ү шін ақ параттардың тақ ырыптары, ө зара қ исынды біріктірілген арнайы анық тамалар, каталогтар, картотекалар, энциклопедиялар жә не т.б. бар.
Сонымен қ атар, ақ параттардың ағ ымы ү немі ұ лғ аюда жә не бү гінгі кү нде ешқ андай анық тамалар ақ паратты ү немі жә не ө з уақ ытында жаң артып отырмақ тү гел, оны сыйғ ыза да алмайды.
Бұ л мә селені шешу ү шін компьютерде есептеуді жү ргізетін графикалық бейнелерді, мә тіндерді қ ұ руң а мү мкіндік беретін программалардан басқ а, ү лкен кө лемді ақ параттарды сақ тау, ө ң деу жә не іздеу ү шін арнайы программалар бар. Мұ ндай программалар деректер базасын басқ ару жү йесі (ДББЖ) деп аталады. Ә уелі біз деректер базасы дегеніміз не? Соғ ан тоқ талайық.
Қ андай да бір тасушыда, мысалы, қ ағ азда, кинотаспада, магниттік дискіде сақ талғ ан арнайы ұ йымдастырылғ ан деректердің жиынтығ ын деректер базасы деп тү сінуге болады.
Мысал келтіре кетсем, сіздің мектебің ізде 1000-ғ а жуық немесе одан да кө п оқ ушылар оқ иды делік. Ә рбір мектепте ә рбір оқ ушының деректері: аты-жө ні, туғ ан жылы, ұ лты, жынысы, бойы жә не т.б. тіркелген медициналық карточка жү ргізетін медициналық кабинет бар. Осы карточкалар шкафта былық қ ан тү рде жатыр делік. Сіз ө зің ізге қ ажетті карточканы табу ү шін қ анша уақ ыт кетеді. Ә рине кө п уақ ыт. Егер осы карточкаларды сыныптың сатысы бойынша (1-ші, 2-ші,..., 11 сынып), содан кейін ә рбір сатыны алфавиттік ретте, ал ә рбір сатының нақ ты сыныбының ішінде алфавиттік ретте жайып қ оятын болсақ, яғ ни картотека ұ йымдастырудың, онда қ ажетті карточканы іздеуге бірнеше секунд керек болады. Бұ дан біз оқ ушының медициналық деректерін топтастырудың ө зі деректер базасы екенін кө реміз.
Деректер базасы негізінде ү ш белгісі бойынша жіктеледі.
1-ші белгісі- сақ талғ ан ақ параттың сипатына қ арай деректер базасы фактографиялық жә не қ ұ жаттық болып бө лінеді.
Фактографиялық деректер базасы қ атаң анық талғ ан пішінде ұ сынылғ ан, жазылғ ан объектілер туралы қ ысқ аша мә ліметтерден. Мысалы: кітапханадағ ы кітаптар қ орының деректер базасында ә рбір кітап туралы деректер библиографиялық тү рде сақ талады: шығ арылғ ан жылы, авторы, аты жә не т.б.
Қ ұ жаттық деректер базасы ә р тү рлі типтегі: мә тіндік, графикалық, дыбыстық, мультемедиалық кең кө лемдегі информациялардын тұ рады. Мысалы: заң дық актілердің қ ұ жаттық деректер базасы заң дардың мә ндерінен тұ рады.
2-ші белгісі- ақ параттарды сақ тау ә дісі бойынша деректер базасы орталық танғ ан жә не бө лектелінген болып бө лінеді. Орталық танғ ан деретер базасында барлық ақ параттар бір компьютерде сақ талады. Бө лектелінген деректер базасы компьютердің жергілікті жә не ауқ ымды желілерінде қ олданылады жә не ақ параттың ә р тү рлі бө ліктері бө лек компьютерде сақ талуы мү мкін.
3-ші белгісі – ақ паратты ұ йымдастыру қ ұ рылымы бойынша деректер базасы реляциялық, иерархиялық жә не желілік болып бө лінеді.
Реляциялық деректер базасы деп ө зінің қ ұ рамды бө ліктерінің ө зара байланысынан қ ұ растырылғ ан деректер базасын атайды. Қ арапайым жағ дайда ол бір тікбұ рышты кесте қ ұ райды. Кү рделі реляциялық деректер базасы кө птеген тікбұ рышты кестеден тұ рады.