Учет подотчетных сумм

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 " Расчеты с подотчетными лицами".

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71. Основанием для заполнения этих до­кументов являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 " Касса". Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установ­ленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы спи­сываются со счета 94 в дебет счета 70 " Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работ­ника) или 73 " Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда удержания не могут быть произведены).

Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый на­логом доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на до­ходы начисляется по дебету счета 70 " Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 " Расчеты по налогам и сборам" Д 70 - К 68.

Что касается списания из-под отчета работника суммы превыше­ния против установленных норм, то они на основании главы 25 На­логового кодекса РФ для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

На всех первичных документах бухгалтером предварительно должна быть проставлена соответствующая корреспонденция счетов. При этом следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями» а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным нормам включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

При получении от подотчетных лиц согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов соот­ветствующие им суммы

Таблица 10.1 - Журнал регистрации хозяйственных операций по счету 71.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установлен­ных норм. Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной ва­люте» К-т 52 «Валютные счета».

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц от­ражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения

границ.

При изменении за период командировки курса валют воз­никшая курсовая разница отражается: Д-т 71 К-т 91 - на положительную разницу;

Д-т 91К-т 71 на отрица­тельную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по вы­данным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских сче­тах следующей записью: Д-т 71 - К-т 76.