Расчеты с подотчетными лицами

Предприятия могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами (7) называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам (5) для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией ЦБ РФ. Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кас­совым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постанов­лением Министерства труда РФ.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) устанавливаются постановлениями Правительства Российской Федерации (например, с 2003 года зафиксированы работникам организаций, финансируемым за счет средств федерального бюджета постановлением № 729). Нормы расходов на выплату суточных и полевого довольствия для целей налогообложения дифференцированы Налоговым кодексом РФ и установлены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации № 93.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, сообщены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

В установленные сроки подотчетные лица (8) обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчет о расходах по командировке, например, должен быть представлен в течение 3 дней по возвращении из командировки. Авансовый отчетзаполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который простав­ляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетному лицу могут быть компенсированы затраты за использование ими лич­ных легковых автомобилей по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и выше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы пре­вышения также облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдатель­ных документов или не возвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру