Документация и инвентаризация

Инвентаризация (5) – способ определения фактического наличия ТМЦ и сверка их с данными бухгалтерского учета.

Задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия, имущества на предприятии.

2. Контроль за сохранностью имущества.

3. Выявление не используемого имущества.

4. Проверка соблюдения правил и условий хранения имущества.

5. Проверка реальности стоимости, учтенной в балансе имущества.

Предприятие самостоятельного определяет время и сроки инвентаризации, кроме обязательной инвентаризации.

Обязательная инвентаризация:

1. Передача имущества предприятия в аренду;

2. Приватизация;

3. При реорганизации предприятия;

4. Перед составлением годовой отчетности;

5. При выявлении факта недостачи;

6. При смене МОЛ;

7. В случае стихийных бедствий;

8. При переоценке имущества;

9. При ликвидации предприятия.

Ответственность за проведение инвентаризации несет руководитель фирмы, а главный бухгалтер контролирует.

Этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап – на крупных предприятиях создается постоянно действующая комиссия в составе руководителя, гл. бух., начальников отделов, юристов. Инвентаризация назначается руководителем своим распоряжением, в котором указана дата проведения и состав комиссии.

2. Проверка наличия ТМЦ.

3. Документальное оформление результата. Проведение инвентаризации оформляется инвентаризационной описью в 3 экземплярах, исправления не допускаются. Четко и грамотно должны быть написаны цена, количество и сумма. Наименование ТМЦ и количество показано в описи по номенклатуре и на каждой странице описи прописью указано число порядковых номеров и количество натуральных показателей записано на каждой странице.

4. Принятие решения руководителя по результатам инвентаризации. Окончательный результат инвентаризации оформляется актом проверки. В акте по каждому виду ТМЦ показывают остатки по учетным данным и фактическим остаткам (излишек, недостача). По каждому случаю недостачи или излишка МОЛ дает письменное объяснение.

Оформление результатов инвентаризации

1. Недостачи сверх нормы естественной убыли списывается на виновное лицо. В случае, когда виновное лицо не обнаружено, то недостача списывается на прочие расходы предприятия.

Пример, при инвентаризации склада обнаружена недостача материалов на сумму 1000 р., недостачу списали на МОЛ, который внес 0, 5 суммы в кассу, а оставшуюся часть удержали с з/п.

Д К ∑

94 10 1000

73/2 94 1000

50 73/2 500

70 73/2 500

Пример 2, обнаружена недостача товара на 5000р., виновник не найден.

Д К ∑

94 41 5000

91/2 94 5000

2. Недостача ТМЦ подлежит оприходыванию по рыночной стоимости и относится на финансовые результаты деятельности предприятия

Пример, при инвентаризации обнаружены лишние деньги в кассе – 10000р.

Д К ∑

50 91 10000

91/9 99 5000

3. Убыль ценностей в пределах нормы списывается на издержки производства.

Документы – письменное отражение о совершенных хозяйственных операциях.

Каждый документ (3) должен иметь обязательные реквизиты:

1. Наименование;

2. Название и адрес сторон;

3. Дата составления;

4. Код формы;

5. Содержание операции;

6. Единицы измерения;

7. Наименование должностных лиц и их подписи.

Требования к составлению документов:

1. Четкость и разборчивость данных;

2. С помощью ручной записи или применение ЭВМ;

3. Исправления в банковских и кассовых документах не допускаются.

4.Незаполненные пробелы прочеркиваются

Классификация документов:

1. По назначению документы делятся на:

а) распорядительные (11);

б) оправдательные;

в) комбинированные;

г) документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные содержат в себе указ (распоряжение или дает право на совершение операции). Эти документы не подтверждают факты совершения операции и не является основой для её отражения в учете.

Оправдательные (7) - служат основой для отражения уже совершенных операций. (накладная, акт о проведении инвентаризации).

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляет уже совершенные операции. (ПКО, РКО).

Документы бухгалтерского оформления – составлены и используются для нужд бухгалтерии. (Справки об обнаруженных ошибках в учетных записях).

2.По способу охвата операции документы делят на:

а) Разовые (10) – оформляют одну хозяйственную операцию.

б) Накопительные (6) – отражают однородные разовые операции в порядке их составления;

в) Группировочные (2) – отражают информацию из однородных, разовых документов, сгруппированных по видам материалов или затрат.

3. По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные (8) и сводные (12). Первичные документы составляются в момент совершения операции. Сводные составляются на основании первичных документов и обобщают сведения, содержащиеся в них. (Кассовый и товарный отчет).

Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам должны быть предварительно обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов:

1. Проверка документов (9) – проверка соблюдения формы реквизитов, проверка законности совершенной операции, арифметическая проверка.

2. Таксировка (13) – перевод натуральных измерений в денежный.

3. Гашение документов (1) – отметка на документах об их использовании, может быть перечеркивание или штамп – погашено.

4. Группировка документов по однородным признакам – касса, расчетный счет, расчеты с поставщиками.

5. Перенос содержания документов в учетные регистры. Учетные регистры – книги, карточки, свободные листы.

6. Подшивка документов по группам (касса) и сдача в архив (от 5 до 75 лет).

Документооборот (4) – движение документов от момента его составления или получения от других организаций до сдачи в архив. Основные этапы:

1. Составление и оформление документов.

2. Движение документов по рабочим местам.

3. Приемка документов в бухгалтерию.

4. Обработка документов в бухгалтерии. На документах расставляется котировка – указание корреспондентских счетов, участвующих в хозяйственной операции. (Д и К).

5. Сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Ответственность несут лица, составляющие документ.