Технология электронного документооборота

Документооборот — последовательность прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объек-та. При ручной обработке схемы документооборота предприятий сложны и громоздки; одни и те же показатели дублируются в разных документах. Поэтому в процессе автоматизации встает вопрос об организации электронного документооборота. Для этого имеются и прикладные программные средства.

Например, в программе " Галактика" (см. тему 5) модуль " Управление документооборотом" предназначен для учета, хранения, обработки различных документов в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с использованием текстовых редакторов. Модуль обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание и использование классификации документов, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск, их массовую рассылку и др.

Программа " 1С: Электронный документооборот" также предназначена для автоматизации движения и организации потоков документов, их обработки и хранения. Она же позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, вести хранилище документов и обрабатывать их. Система поиска документов позволяет формировать простые и сложные запросы. Автоматически выполняются операции приемки и контроля. Система формирует списки документов " на контроле", " пришедшие", " несохраненные" и др.

Приложение Microsoft Outlook пакета Microsoft Office позволяет реализовать весь цикл работ над документами в отделах предприятий, выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяет целую канцелярию. Программа ориентирована на применение в корпоративных сетях и является средством организации групповой работы. Полноценное использование всех средств пакета Outlook возможно при работе в локальной сети под управлением ОС Windows NT и при наличии приложения MS Exchange Server.

К функциональным элементам пакета Outlook относятся следующие:

· календарь;

· организатор задач;

· обработчик сообщений;

· организатор контактов и собраний;

· дневник;

· записная книжка.

Для работы с электронной почтой на автономном компьютере необходимо иметь настроенное соединение с сервис-провайдером, знать адрес сервера входящей (РОР3) и исходящей (SMTP) электронной почты, иметь регистрационное имя и пароль. При работе компьютера в локальной сети соответствующую учетную запись и задействованные службы обработки почтовых сообщений определяет администратор сети.

Особенностью пакета Outlook является возможность организации децентрализованной системы делопроизводства на предприятии. Руководитель может полноценно организовать работу над совместными проектами, контролировать состояние исполнения большого числа документов, отслеживать сроки и время работы сотрудников над документами. Удаленный доступ к данным приложения Outlook позволяет сотрудникам синхронизировать свою работу, находясь в командировках, или работая в так называемом " домашнем офисе".

В финансово-кредитных органах стало традиционным формирование первичных документов только на ПЭВМ. Использование компьютерных сетей открывает возможность новых форм организации документооборота в системах " клиент–банк", " банк–удаленный филиал", " банк–банк" (см. тему 6). Разработаны системы расчетов клиентов с банком на основе пластиковых карточек VISA, Eurocard, MasterCard, системы безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи.