ОРГАНИЗАЦИИ. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации

_____________________№________

на №_________________от_________

Адресат

Резолюция

Заголовок к тексту (О чем?)

_________________________________________________________________

ТЕКСТ ПИСЬМА

_________________________________________________________________

Приложение: Текст приложения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30.2003

Должность Подпись И.О. Фамилия

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении и Отметка о поступлении

направлении в дело документа в организацию

Рис. 7 Формуляр–образец письма

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

В вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

ВИДЫ ПИСЕМ:

Сопроводительное письмо – это документ, который информирует о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинается словами: «Посылаем…», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем». Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Организация информационного обеспечения управления». Отзыв просим прислать до 25 октября 2004 г.

Приложение: на 24л. в1 экз.

Письма-запросы - документ, содержащий просьбу о предоставлении какой-либо информации.

Просим выслать прейскуранты в 3-х экземплярах. на производимое Вашей фабрикой оборудование.

Письмо-подтверждение – содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой–либо факт, действие, телефонный разговор.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо мероприятии или факте. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких –либо предприятий, выпускаемую продукцию и литературу.

АО Бизнес-школа «Интер-синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними.

Заказать книгу можно по телефону….

Письмо-извещение по своему стилю близко к письму-приглашению и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем…», «Сообщаем…», «Ставим Вас в известность» и п.д.

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 20.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнерами равными партиями в январе, феврал, и марте 2005 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечения срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027- 64 от 05.06.2004 истек 01.09.2004.

Гарантийное письмо -документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Просим Вас провести модернизацию компьютеров университета с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

Оплата гарантируется со счета №….. в Мосбизнесбанке.

Письмо-приглашение – предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.

Уважаемый Андрей Васильевич!

16 апреля 2004 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу:

Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л., в 1 экз.

Письма –ответы (отказы). Логическая схема письма – ответа (отказа) следующая:

- повторение просьбы, на которую составляется ответ;

- обоснование причины – отказа;

- констатация отказа.

Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Лев Толстой» нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваша заявка о приватизации хлебзавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Договорное письмо – является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора.

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №… от…., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.