Система информационно-справочной документации

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержаться в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, переписка, докладные записки и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения.

Особенность этих документов в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к начальнику структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т.п. Отдельные разновидности информационно-справочных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.3.1. ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работником, готовившим собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступление участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.

Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем заседания. В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума правления).

Реквизиты протокола

- наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст; подписи; гриф утверждения (если необходимо).

Датой протокола является дата проведения заседания. Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года. Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание или протоколируемого мероприятия.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация – слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (с прописной буквы, от 0-го положения табулятора). Переменная информация – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих (от 2-го до 8-го положения табулятора). Фамилии членов коллегиального органа располагаются в строчку, в алфавитном порядке, через запятую, через один интервал. Если членов коллегиального органа более 15 человек, то указывается общее количество и прилагается регистрационный лист. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «О чем?».

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

0 1 2 3 4 5 6 7 8