Правила оформления реквизитов

ГОСТ 6.30 – 2003, введенный в действие с 1июля 2003 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации, устанавливает 30 реквизитов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим каждый реквизит документа более подробно.

01, 02 – Государственный герб РФ и герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Товарный знак или знак обслуживания - это обозначения, с помощью которых товары и услуги одних юридических или физических лиц отличаются от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Этот реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если не нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 – наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации. При продольном расположении реквизитов реквизит 00, а при угловом расположении – от 0 до 3-го положения табулятора. Например,

МИНСВЯЗИ РОССИИИ

НАУЧНО- ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ». Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации, например:

ЗАО «БИЗНЕС-ТУРИЗМ»

ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА

Реквизит наименование организации – автора документа – является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

09 – справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.) Этот реквизит оформляется ниже реквизита 08.

10 – наименование вида документа пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем, например, АКТ.

11 – дата реквизита обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

- дата подписания (для приказов, факсов, писем, справок);

- дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое зафиксировано в документе (для актов, протоколов).

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 03.01.2004. В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 12 декабря 2003 г. Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах, например: 2004.01.03.

12 – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 14), присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной) в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия. Например:

______________№ 148/ 1-03,

где 148 – порядковый номер документа,

1 – номер структурного подразделения,

03 – номер дела в этом подразделении по номенклатуре.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На №____________от________

Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14 – место составления или издания документа. Реквизит употребляется только на общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. – город, пос. – поселок, дер. – деревня и т.д.

_____ 15.03.2002 ___№__ 21 _

г. Елец

Если в наименовании организации есть наименование города (поселка и т.д.), то указывать место его составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Томского государственного университета нет необходимости указывать место составления, так как ясно, где находится данная организация.

15 – адресат. Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита «Наименование организации». В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Название организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

ООО «ГАЗЭКСПОРТ»

Отдел маркетинга

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО КОМПАНИЯ «РУССКИЙ МИР»

Отдел перспективного планирования

Ведущему специалисту

А.М. Морозовой

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

- наименование организации;

-наименование структурного подразделения;

- должность, инициалы и фамилия;

- почтовый адрес. Например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Закрытое акционерное общество

«ЭКОНИКА»

Начальнику департамента кадров

г-ну Б.И. Кузьмину

Рязанский пр-т, 99, корп.1

Москва, 109542, Россия

Элементы почтового адреса на документах и конвертах указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденной Постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 №1239, в соответствии с которыми установлены следующий порядок:

- наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

- название улицы, № дома, № квартиры;

- город, название области, края, республики;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Директорам предприятий

Московской области

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адрес. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

16 – гриф утверждения документа. Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:

- утверждение должностным лицом;

-утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита «Наименование организации».

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит:

- из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

- наименования должностного лица, утверждающего документ;

- личной подписи, ее расшифровки;

- даты утверждения, например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

_ _ подпись ___А.Д. Грин

00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает:

- слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек);

- наименование утверждающего документа в творительном падеже;

- дату и номер утверждающего документа, например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Ученого совета

От 25.12.2003 № 5

17 – резолюция. Резолюция наносится на документ рукописным способом руководителем или должностными лицами, в компетенцию которых входит рассмотрение данного документа и принятие решения об организации его исполнения.

Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Резолюция включает в себя:

- фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);

- содержание поручения (что сделать?);

- срок исполнения (когда?);

- личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф.И.О.);

- дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).

Например:

Смирнову А.П.

Отправить факс о согласии до 12.02.2004

Дашков. 10.02.2004

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются, как соисполнители выполняют порученные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь материал, отвечает за согласование и оформление документа.

18 – заголовок к тексту. Реквизит должен быть проставлен на всех документах, оформленных на бумаге формата А4. Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом.

Как правило, заголовок печатают от 0-го до 4-го положения табулятора. Заголовок не должен содержать более 2-3-х строк, каждая строка должна иметь законченный смысл, перенос в словах не допускаются, в конце заголовка точка не ставится (открытая пунктуация).

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»). Например:

Приказ (о ком?) – Об увольнении И.И.Петрова;

Письмо (о чем?) – О сроках поставки продукции;

Положение (о чем?) – Об отделе рекламы;

Акт (чего?) – ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

Протокол (чего?) – общего собрания акционеров;

Правила (чего?) – проезда на Московском метрополитене;

Должностная инструкция (кого?) – секретаря – референта.

Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Поэтому заголовок должен быть максимально коротким и точным.

19-отметка о контроле. Реквизит проставляется на левом поле первого листа документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль» на уровне заголовка к тексту документа. Этот реквизит проставляется либо руководителем, поставившим резолюцию на документе, либо должностным лицом или структурным подразделением, осуществляющими контроль исполнения документов. Данный реквизит необходимо видеть пока идет исполнение документа, но в нем нет необходимости, когда работа закончена над документом, он подшит в дело и информацию, помещенную на левом поле, нельзя прочитать.

20 – текст документа. Текст официального документа на формате А4, как правило, оформляется через 1, 5 – 2 межстрочных интервала, а на формате А5 – через 1 межстрочный интервал. Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Особенности в структуры текста конкретных видов документов будут рассмотрены ниже.

21 – отметка о наличии приложения оформляется после текста от левого поля (0-го положения табулятора). Если в тексте документа упоминается наименование приложения, то в реквизите «приложение» оно не указывается, например:

Приложение: на 3 л. В 2 экз.

Если письмо имеет приложения не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2003 № 12 / 02 на 5л. В 2 экз.

2. Акт приема работ от 29.10. 2003 № 19 на 1 л. В 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2000 № 155 и приложение к нему,

всего на 25л. В 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

, как правило

Приложение: на 3 л. В 5 экз. только в первый адрес.

На документах- приложениях, дополняющих и поясняющих содержание основного документа, в правом верхнем углу от 7-го положения табулятора пишут слово «Приложение №», а в некоторых случаях указывают наименование основного документа, его дату и регистрационный номер, например:

Приложение № 2

К приказу Росархива

От 05.06.2003 № 319

22 – реквизит подпись. Один из обязательных реквизитов любого документа, обеспечивающих его юридическую силу. В состав реквизита входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ. Печатается от границы левого поля (от 0-го положения табулятора);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.

Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряжение и т.д. – всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например:

1. Документ оформлен не на бланке организации:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Генеральный директор

ОАО «Вымпел»

Подпись О.А. Громов

1. Документ оформлен на бланке ОАО «Вымпел»:

Генеральный директор Подпись О.А. Громов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись О.А. Громов

Главный бухгалтер Подпись Н.Н. Смирнова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне: первую подпись от 0-го положения табулятора, вторую от 4-5-го положения табулятора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы оформляются не на бланке, а на чистом листе, например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Заместитель министра Заместитель министра

Транспорта РФ связи РФ

Подпись А.А. Фролов Подпись А.Н. Кицель

Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), - постановление, решение – имеет две подписи, например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Председатель коллегии Подпись И.И. Борисов

Секретарь коллегии Подпись В.А. Зайцева

23 – гриф согласования документа. Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Внешнее согласование может проводиться двумя способами: 1)согласование конкретным должностным лицом; 2) согласование, осуществляемое другим документом.

Гриф согласования в первом случае состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ООО «СТРОЙ - ТАУН»

___ Подпись _ __ А.Н. Кондратьев

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

Страховой компании «Росгосстрах»

От 05.06.2003 № 10

24 – визы согласования документа. С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование проекта документа. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату подписания.

Например:

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Руководитель юридического отдела

Подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Подпись А.С. Орлов

Дата

25 – оттиск печати. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

26 – отметка о заверении копии необходима при заверении соответствии копии документа к подлиннику. Она располагается ниже реквизита «Подпись». Отметка содержит заверительную надпись «Верно» от границы левого поля; наименование должности лица, заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи; даты заверения.

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Верно

Инспектор службы кадров Подпись Т.С. Левченко

Дата

27 – отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.П. Смирнов

107 88 55

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Этот реквизит подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс от 02.04.2004 № 23

В дело 01 – 03

Анина Т.Н. 06.04.2004

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу (от 0-го положения табулятора).

29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа в организацию. Допускается проставлять этот реквизит в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

Наименование организации

Дата _____________________

Вх. номер ________________

30 – идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

LETER123 OM.DOC

Где LETER – вид документа, 123 – порядковый номер документа, ОМ- отдел маркетинга.

4.4. Бланки документов

Бланк документа – это «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа».

Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные. К основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма. К дополнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида документа, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнерами.

Каждый вид бланка имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для любых документов, кроме писем. (Приложение 1, 2.)

Реквизиты бланка письма: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); код организации по ОКПО; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, и т.д.) трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

На бланках письма рекомендуется проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле.(Приложение 3, 4)

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

«ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д. (Приложение 5)

При разработке бланков рекомендуется угловой или продольный варианты размещения реквизитов.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем правом углу листа (Приложение 1, 3). Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине в верхней части листа (Приложение 2, 4).

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Для бланков применяют бумагу плотности от 80 до 200 г/м 2 и степенью белизны от 88 до 98%.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

4.5.Юридическое значение документа