Поставка и инсталляция СЭД;;

9. Адаптация и настройка СЭД; см. п.2 модификация;

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема документооборота определяется организационной структурой предприятия и правилами ведения делопроизводства в организации. Под организационной структурой предприятия будем понимать состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, а также перечень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в работе с документами, т.е. обладающих правом наложения резолюции либо являющихся исполнителями документов. Таких сотрудников в дальнейшем будем называть должностными лицами. Настройка системы на организационную структуру предприятия прежде всего позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов, исполняемых различными должностными лицами.

На рисунке 1-2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов, исполняемых в различных подразделениях. После того, как документ зарегистрирован (будем считать, что это входящий, то есть поступивший извне документ), его РК оказывается в картотеке (см. Рис. 1-2). В момент первичной регистрации документу присваивается регистрационный номер и определяется должностное лицо, которому предстоит определить дальнейшее движение документа (в РК вписывается фамилия). Например, таким лицом может быть директор предприятия.

Наложение на документ резолюции должно быть отражено в РК вводом самой резолюции: внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Для этого необходимо предварительно отыскать РК в картотеке. В общем случае система дает возможность выполнить поиск РК документа в картотеках, задав в качестве критерия поиска регистрационный номер документа или фамилию того лица, которому направлен документ. Но при достаточно большом количестве карточек в картотеке такой поиск может занять много времени, дополнительное время потребуется на формирование поискового запроса. Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не только к " своим", но и к " чужим" документам.

Рис. 1-2 Схема создания кабинета в системе «Дело»