Автоматизовані програми із ведення бухгалтерії

Починаючи з кінця 90-х рр. XX ст., в Україні набуло поши­рення використання спеціальних комп'ютерних програм для авто­матизації ведення бухгалтерського обліку на підприємствах різ­них форм власності.

На ринку програмних продуктів є багато спеціальних бухгал­терських програм, які значно спрощують ведення бухгалтерсько­го обліку: " 1С: Бухгалтерія", " Парус", " Дебет +", " Фінанси без проблем", " Турбобухгалтер" та інші.

Для того, щоб вивчити будь-яку з цих програм, аудитору необ­хідно вивчити логіку функціонування програми, тобто логіку вза­ємозв'язків між її компонентами. Перш за все, аудитор повинен перевірити, чи програма, яка використовується підприємством, є ліцензованою, інстальованою та апробованою фірмою-розробником або спеціальною уповноваженою фірмою. В іншому випад­ку аудитор повинен запобігти подальшому використанню цієї про­грами підприємством.

Досі з-поміж усіх програм найпопулярнішою та найпошире­нішою є " 1С: Бухгалтерія", розроблена московською фірмою " 1С". Програма є повністю пристосованою для ведення бухгалтерського обліку в Україні і дає змогу фіксувати в обліку всі фінансово-господарські операції, які проводяться на підприємстві.

Програма " 1С: Бухгалтерія" дає можливість видрукувати всі не­обхідні для бухгалтерії документи. Виняток становлять лише бланки суворої звітності, подорожні листи та деякі інші форми документів, автоматизований облік яких з тих чи інших причин неможливий.

Проводячи аудиторську перевірку на підприємствах, де вико­ристовується програма " 1С: Бухгалтерія", аудитор, в основному, звертатиме увагу на таке:

—правильність введення початкових залишків;

—правильність введення даних у комп'ютер;
— відповідність між окремими документами;

—правильність формування звітів;

— наявність паперових аналогів до електронних документів;

— деякі інші аспекти роботи бухгалтерії.

Аудитору особливу увагу потрібно приділити правильному вве­денню в комп'ютер початкових залишків. У день встановлення і початку роботи програми бухгалтер зобов'язаний внести залиш­ки з кожного рахунку в комп'ютер для ефективного подальшого ведення обліку.

Якщо з певних причин у введенні початкових залишків було допущено помилку, то і подальше ведення обліку з такого рахунку буде хибним. Тому аудитор повинен самостійно встановити за­лишки із кожного рахунку на день встановлення програми " 1С: Бухгалтерія" і звірити ці залишки із залишками, які були внесені в комп'ютер. У разі виявлення помилки необхідно повідомити про неї бухгалтеру, а у випадках підозри зловживання бухгалтером —керівникові підприємства.

Найбільшу увагу аудитор звертає на правильність введення початкових даних у комп'ютер, тобто заповнення електронних первинних документів і їх роздрук. Для перевірки наявності всіх первинних документів аудитор використовує меню " Журнали", в якому в окремих розділах знаходяться всі первинні документи.

Наприклад, у розділі " Банк" знаходяться всі банківські виписки та платіжні доручення; в розділі " Каса" — всі прибуткові та ви­даткові касові ордери.

Аудитор повинен сформувати вибірку документів, які він буде перевіряти. Перевірити, чи хоча б переглянути всі документи практично неможливо, оскільки це зайняло б багато часу. Тому аудитор вибирає документи для перевірки вибірково.

Щоб отримати на екрані перелік усіх документів, які повинні бути проведені в обліку, аудитору потрібно натиснути на пункт " Повний журнал" меню " Журнали", або на відповідну позначку на панелі інструментів. У " Повному журналі" розміщені всі документи, проведені бухгалтерією, у порядку зростання дати. Якщо аудитору потрібно отримати перелік документів з певного під­приємства, то він натискає клавішу " Відбір за замовленнями". Перед ним на екрані з'явиться діалогове вікно із двома полями. У лівому полі потрібно вибрати пункт " Контрагент", а в право­му — назву підприємства із переліку " Контрагенти" і натиснути клавішу " ОК". Після цього на екрані з'явиться рух документів із вибраного контрагенту. Аудитор може вибрати довільну дату і перевірити, чи є всі необхідні документи з обліку операцій, які проводилися з вибраним контрагентом цього дня.

Отримавши перед собою перелік документів, для детального їх перегляду аудитору потрібно вибрати документ і клацнути по ньо­му два рази мишкою. На екрані з'явиться вибраний документу його первинному вигляді. Аудитор детально перевіряє всі рек­візити документа на правильність їх заповнення. Для отримання первинного документа у паперовому вигляді потрібно натиснути клавішу " Друк", і документ з'явиться на екрані у такому вигляді, як і на папері.

Аудитор також повинен простежити, чи всі документи, які є в комп'ютері в електронному вигляді, роздруковані і підшиті в паперовому вигляді. Електронний облік без паперового аналогу в Україні поки що недозволений, тому потрібно за цим стежити. Досить частими є випадки, коли певні документи в комп'ютері проведені, а паперових їх аналогів немає. А це є грубим пору­шенням.

Також аудиторові слід стежити за відповідністю окремих доку­ментів встановленим формам. Дуже часто в нас міняються блан­ки для заповнення тих чи інших документів. Тому аудитор по­винен простежити за тим, щоб зразки документів, які пропонує програма, були такими ж, як і затверджені відповідними орга­нами. Особливо це стосується бланків податкової звітності, які дуже часто змінюються.

У разі виявлення невідповідності між бланками, які пропонує програма, і бланками, які є дійсними на час проведення перевір­ки, аудитор повинен негайно повідомити про це бухгалтера, а останній — вжити всіх заходів щодо їх заміни. Для того, щоб за­мінити чи удосконалити бланки звітності в програмі, підприєм­ство утримує в штаті кваліфікованого програміста із знанням про­грами " 1С: Бухгалтерія". У разі відсутності такого, підприємство повинно звернутися за допомогою до фірми, яка встановлювала цю програму на підприємстві, або до фірми, яка надає такі послуги і має на це відповідну ліцензію.

Зважаючи на те, що більшість підприємств замовляють ауди­тора лише для підтвердження фінансової звітності, то і працюва­ти йому доводиться, в основному, із звітами.

Доступ до всіх звітів підприємства можна отримати в комп'ю­тері через меню " Звіти". Звіти в " 1С: Бухгалтерії" поділяються на внутрішні (стандартні) та зовнішні (регламентовані). Зовнішні звіти призначені для подання у вищі органи. Тому аудитор працює переважно із регламентованими звітами.

Програма " 1С: Бухгалтерія" дозволяє сформувати такі звіти:

—баланс;

—звіт про фінансові результати;

—звіт про власний капітал;

—звіт про рух грошових коштів;

—довідка 8-ДР;

—деякі інші види звітності.

Програма " 1С: Бухгалтерія" формує усі звіти самостійно на базі даних, які були введені в комп'ютер протягом звітного періоду. Правильність складання звіту комп'ютером залежить від прави­льності ведення обліку протягом звітного періоду та правильності конфігурації програми. При кожній зміні форм звітності потрібно змінювати й налаштовувати конфігурації програми.

Для того, щоб дослідити правильність складання звітів комп'ю­тером, аудитору необхідно вручну скласти один-два звіти і порів­няти його показники зі звітом, який сформував комп'ютер. При виявленні невідповідності, аудитор повинен негайно повідомити про це бухгалтера.

Враховуючи прискіпливе ставлення податкових адміністрацій До ведення бухгалтерського обліку, аудиторові слід особливу увагу приділити веденню податкового обліку підприємством. Аудитор повинен перевірити наявність усіх необхідних податкових наклад­них. Особливу увагу слід приділити отриманим податковим нак­ладним, які є підставою для отримання податкового кредиту. Пе­реглядаючи такі накладні, аудитору слід перевірити наявність усіх необхідних реквізитів:

—назва підприємства, яке виписало податкову накладну;

—повна назва підприємства-отримувача;

— адреса і телефон підприємства-отримувача;

— найменування і кількість купленого товару або послуг;

—вартість отриманих товарів і послуг без ПДВ;
— сума ПДВ;

— вартість товарів і послуг з ПДВ;

— П.І.П. і підпис особи, яка виписала податкову накладну;
— інші реквізити.

Слід зауважити, що з уведенням в дію Цивільного та Госпо­дарського кодексів України, з 1 січня 2004 р. в податкових на­кладних рекомендується вказувати повну назву організаційно-правової форми підприємства. Тобто замість ВАТ потрібно писати. Відкрите акціонерне товариство. Аудитору слід перевірити, чи усі отримані податкові накладні проведені в обліку, тобто чи запи­сані в комп'ютер. Щоб переглянути перелік отриманих і проведе­них податкових накладних на комп'ютері, необхідно виконати таку команду: журнали — книга купівлі, або натиснути від­повідну клавішу панелі інструментів. Після виконання цієї коман­ди аудитор матиме перед собою перелік усіх отриманих і прове­дених податкових накладних. Щоб розгорнути і побачити усі її реквізити, потрібно двічі клацнути мишею по вибраній накладній.

Аудитор також повинен перевірити, чи дотримується принцип першої події при виписуванні та отриманні податкових накладних. Першою подією вважається отримання грошей за товар при пере­доплаті і відвантаження продукції при після оплати.

Зважаючи на те, що всі операції, які проводяться на під­приємстві, пов'язані з грошовими коштами, аудиторові обов'яз­ково слід перевірити правильність ведення обліку каси та бан­ківських документів.

Щоб переглянути електронну версію цих документів, аудито­рові слід виконати на комп'ютері такі команди:

—журнали— каса — для перегляду прибуткових і видатко­вих касових ордерів;

—журнали — банк — для перегляду банківських виписок і платіжних доручень.

Для того, щоб переглянути остаточний вигляд будь-якого із виб­раних документів, слід натиснути клавішу " Друк", і на екрані з'явиться вибраний документ у паперовому вигляді. Усі доку­менти, які є в комп'ютері, повинні бути роздруковані і підшиті.

Виняток становлять банківські виписки, які нам видає банк, а в комп'ютер вноситься лише електронний варіант для прави­льного рознесення рахунків.

Попри все, основою правильного ведення бухгалтерського облі­ку є складання правильних проведень. Звичайно, що усіх прове­день, внесених бухгалтером, аудитор перевірити не в змозі — на це піде надто багато часу. Проте програма " 1С: Бухгалтерія" дає можливість аудиторові швидко перевіряти правильність наявних проведень. Для цього в програмі влаштований такий механізм як " Коректні проведення". Коректні проведення призначені для контролю за правильністю заповнення операцій з точки зору мето­дології ведення бухгалтерського обліку.

Все, що потрібно аудиторові — це переглянути перелік корект­них проведень, які уже внесені в комп'ютер. Для цього слід ско­ристатися командою: операції — коректні проведення, або відпо­відною клавішею панелі інструментів. Якщо усі коректні прове­дення введені правильно, то це означає, що усі проведення, які стосуються типових операцій, сформовані також правильно. Слід зазначити, що далеко не завжди бухгалтери заповнюють коректні проведення, тому аудиторові потрібно формувати їх самостійно. Крім того, скласти коректні проведення для абсолютно всіх мож­ливих операцій майже неможливо, тому ризик невиявлення по­милки все ж таки залишається. Режим " Коректні проведення" перевіряє проведення під час введення операції в журнал операцій і журнал проведень, а саме: перевірку на наявність у переліку ко­ректних проведень. Якщо проведення у переліку немає, то його вва­жають некоректним і операція не виконується.

Загалом розглянуто основні аспекти роботи аудитора з бухгал­терською програмою " 1С: Бухгалтерія". Для більш досконалого її вивчення потрібно детально вивчити спеціальну літературу з про­грамного забезпечення ведення бухгалтерського обліку.

Нині створено багато спеціальних аудиторських комп'ютерних програм, які можуть значно полегшити проведення аудиту. При підборі потрібної програми аудитору потрібно обирати ту програ­му, яка відповідає таким рисам:

— простота і доступність. Програма повинна бути зрозумілою для аудитора, написаною нескладною мовою;

—оперативність. Програма повинна швидко працювати, що заощадить час аудитора і дасть йому можливість надавати більше послуг при значному здешевленні їх вартості;

—гнучкість. Програма повинна легко підлаштовуватися під специфіку ведення обліку будь-якого підприємства;

—широкомасштабний контроль операцій. Програма повинна мати можливість здійснювати контроль не лише при введенні по­чаткової інформації, а будь-коли, за кожної потреби;

—можливість сторнування операцій, введених неправильно. Аудитор повинен мати можливість отримати звіти у тому вигляді, в якому вони були подані до відповідних органів, навіть якщо ці звіти були складені неправильно.

Аудитор також повинен знати програми складання звітності, аналогічні тим, які використовуються в податкових інспекціях України, органах статистики та інших фінансових структурах.

Сьогодні податкова інспекція пропонує підприємствам спеці­альні програми для складання довідки 8-ДР, з 1 січня 2004 р. — 1-ДФ. Аудитору необхідно освоїти ці програми для перевірки пра­вильності складання бухгалтером відповідних звітів.

Незважаючи на немалу кількість переваг комп'ютеризації бух­галтерського обліку і аудиту, є ще чимало недоліків, які також потрібно враховувати аудиторові при проведенні перевірки.

Комп'ютеризовані системи обліку далеко не завжди дають мож­ливість аудиторові простежити шлях операції від первинного до­кументу до остаточного запису в головній книзі. У таких системах проміжні стадії іноді записуються у вигляді спеціальних кодів, що робить неможливим простеження операції від початку до кін­ця. Крім того, комп'ютеризовані системи досить часто самостійно здійснюють певні операції, які не завжди бачить користувач.

Помилковою є і повна довіра до контролю, який здійснюється комп'ютером. Комп'ютерний контроль є ефективним лише в тих випадках, коли він є складовою загальної системи контролю. Тому аудиторові необхідно здійснювати ручний контроль, аби пере­конатися, що в комп'ютер введені всі необхідні дані. Найкращим способом перевірки на правильність комп'ютерного контролю є попереднє підсумовування груп даних перед їх введенням у ком­п'ютер, а потім перевірка сумарних вихідних даних. У будь-якому випадку аудиторові слід пам’ятати, що, попри всю свою доско­налість, комп'ютер також має здатність помилятись.

Основною проблемою кожної комп'ютеризованої бухгалтер­ської системи є те, що будь-які помилки в комп'ютері можуть зруйнувати всю систему бухгалтерського обліку підприємства. У будь-який час бухгалтерська програма може бути пошкоджена. У такому випадку пропадуть усі дані обліку, занесені в комп'ю­тер. А далеко не всі електронні документи мають паперовий ана­лог. На жаль, нині це досить складна проблема. Для її вирішення розроблені спеціальні інструкції, які визначають дії в екстре­мальних ситуаціях. Щоб уникнути непоправних наслідків від збоїв у роботі програми, потрібно передбачити резервне облад­нання, на якому повинні зберігатися копії електронних доку­ментів, що забезпечить можливість продовження роботи в екст­ремальних умовах чи відновлення записів. Аудитор повинен при­діляти особливу увагу цій проблемі, оскільки ймовірність втрати інформації досить велика.

Недоліком ведення комп'ютеризованих систем обліку є низька фаховість бухгалтерів та аудиторів у галузі комп'ютерної техніки. Чисельність бухгалтерів, які вміють працювати в автоматизова­них бухгалтерських системах, є значно меншою, ніж чисельність фахівців, що вміють працювати в ручних аналогічних системах. Навіть на великих фірмах є дуже незначна частка працівників, які мають глибокі фахові знання як у бухгалтерських, так і в комп'ю­терних галузях знань.

Комп'ютеризація бухгалтерського обліку змусила багатьох аудиторів знову переглянути свій багаж знань. Незнання комп'ю­терної техніки та спеціальних програмних продуктів з бухгалтер­ського обліку не дозволяє аудиторові проводити якісний аудит на більшості підприємств, оскільки майже кожне середнє та велике підприємство веде автоматизований облік.

Ще однією соціальною проблемою комп'ютеризації бухгалтер­ського обліку є проблема звільнення значної кількості працівни­ків, що на фоні досить високого безробіття є безумовно негатив­ним явищем у суспільному житті.

Незважаючи на всі проблеми, комп'ютеризовані системи облі­ку і аудиту є перспективними, тому будуть і надалі розвиватися. Отже, глибокі знання комп'ютерної техніки та програмування є невід'ємною частиною знань фахівців з обліку та аудиту.

Питання для самоконтролю

1. Нормативні вимоги до аудиту в умовах електронної обробки даних.

2. Автоматизовані програми із ведення бухгалтерії.

3. Охарактеризуйте системи обробки облікової інформації на ПЕОМ.

4. Визначте особливості планування аудиту у комп'ютерному середовищі.

5. Наведіть процедури оцінки комп'ютерного середовища та визначення ступеня ризику неефективності системи контролю та її ненадійності.

6. Охарактеризуйте підходи до контролю у простих та складних комп'ютерних системах.

7. Визначте особливості проведення аудиторських процедур в умовах електронної системи обробки інформації.

8. Методика використання комп’ютерних засобів у процесі аудиту.

9. Які недоліки є характерними для комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку та як вони впливають на аудиторський ризик і його складові?

10.Охарактеризуйте передумови та ознаки комп'ютерного шахрайства.

11.Наведіть заходи щодо попередження та усунення недоліків у системі внутрішнього контролю та системі бухгалтерського обліку в умовах електронної системи обробки інформації.

Література: 2, 3, 12, 25, 28-37, 40, 42, 48, 50, 54-58.