Функция организации

Термин " организация" — в менеджменте употребляется в двух значениях:

1.Организация как обозначение процесса упорядочения субъекта и объекта управления таким образом, что каждый из их элементов содействует успеху деятельности всего предприятия. В этом смысле организация — процесс создания, сохранения и развития структуры предприятия и её отдельных частей. Например, организация системы управления, организация производства, организация исполнения управленческого решения.

2. Организация как созданная, упорядоченная и действующая система. Например, предприятие, фирма, научно-исследовательская организация, структура предприятия /8. стр.308-312/.

Первое смысловое значение характеризуют организацию как функцию менеджмента — деятельность по созданию, развитию и сохранению структуры предприятия, второе — как результат выполнения этой функции — упорядоченную структуру предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения поставленной цели. Организация создает кооперацию людей и машин, при которой совместная трудовая деятельность должна осуществляться с наивысшим эффектом при минимуме затрат. Цель функции организации — формирование структуры субъекта и объекта управления, а также взаимосвязей между ними. Содержание функции организации в менеджменте раскрывается через понятия " делегирования", " ответственность", " полномочия", " норм управляемости", " централизации и децентрализации управления", " регламентации". Рассмотрим подробно эти термины.

Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность — это обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Если должностное лицо принимает ответственность за выполнение задачи, то ему необходимо предоставить соответствующие ресурсы, что осуществляется путем делегирования полномочий.

Полномочия — это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников для достижения целей организации.

Департаментализация — это группировка родственных функций и главных видов работ, приводящих к образованию структурных подразделений.

Структурное подразделение — это часть организации (группа, бюро, участок, цех, и т.п.), которая выполняет родственные виды работ.

Практика показывает, что существует количественный предел числа сотрудников, работу которых может успешно планировать, мотивировать, организовывать и контролировать один руководитель. Этот предел непостоянен и зависит от конкретных условий. Диапазон контроля — это размер команды находящейся в подчинении одного руководителя Ограниченность диапазона контроля является причиной многоступенчатости структуры организации. Так, при увеличении числа звеньев в подчинении в арифметической прогрессии, объём связей, которые должен контролировать руководитель, возрастает в геометрической прогрессию. Это является следствием расширения как, прямых так, и косвенных взаимоотношений. Размер нормы управляемости зависит кроме этого и от других факторов: личных способностей менеджера, многозначности и сложности управленческих функций, объёма информации. Необходимо учитывать то, что связи между руководителем и подчиненным не постоянны. Так некоторые сотрудники требуют постоянного и тщательного внимания, другие обладают достаточными знаниями, опытом, инициативой и не нуждаются в контроле. Существуют различные точки зрения в определении норм управляемости. Большинство исследователей считают, что количество заместителей, выполняющих различные функции не должно превышать семи человек. Такой размер нормы управляемости определяется не только физическими возможностями человека (ограниченный объём внимания), но и тем, что с увеличением количества непосредственно подчиненных лиц намного усложняется функция координации. Вместе с тем, возможна гибкая норма, изменяющаяся в зависимости от обстоятельств. В любом случае необходимо просчитывать эффект от изменения структуры. Так, норму управляемости следует увеличивать в той степени, в которой выгода передачи ответственности на более низкие ступени управления перекрывает затраты на дополнительные штаты и возникающие при этом трудности и связи.

Централизация — это степень сосредоточения у менеджеров различных иерархических уровней полномочий по принятию и реализации управленческих решений. Определение степени централизации и соответственно децентрализации в управлении предприятием является ответственным вопросом организационной деятельности. Решая вопрос об их оптимальном сочетании, менеджер должен исходить из преимуществ и недостатков.

Преимущества централизации состоят в возможности концентрации значительных материальных и финансовых ресурсов на главных стратегических направлениях, обеспечивающих победу в конкурентной борьбе. Это полная реализация принципа единоначалия в системе управления.

Недостатки централизации:

- отсутствие гибкости и динамизма в системе управления, Жестко централизованная система, в которой руководители высшего уровня принимают решения, среднего и нижнего звена — передают и согласовывают их, а работники выполняют, медленно приспосабливаются к быстроизменяющимся условиям внешней среды, не оперативно реагирует на потребности клиентов, не склонна к внутренним инновациям.

- низкая предприимчивость, отсутствие инициативы и творчества в работе среднего и нижнего уровней управления.

В целом результатом выполнения функции организации является динамичная система разделения и кооперации труда предприятия, которая базируется на следующих элементах:

- организационной структуре управления предприятием — составе и взаимосвязях управленческих подразделений;

- производственной структуре предприятия — составе и взаимосвязях подразделений основного и вспомогательного производств;

- организованном процессе управления;

- организованном производственном процессе.

Каждый из этих элементов в большей или меньшей степени регламентируется. В меньшей мере — процесс управления, в большей производственная и организационная структуры.