Формы ведения бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании определенных учетных регистров аналитического и синтетического учета в виде карточек, ведомостей и книг, их взаимосвязь, последовательность и способы учетных записей.

Формы бухгалтерского учета отличаются друг от друга по внешнему виду, назначению и содержанию учетных регистров, взаимосвязи и сочетанию хронологических и систематических записей и другим параметрам.

Самыми распространенными сегодня в России являются следующие:

· Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливания за каждый отчетный месяц (выполняется одновременно хронологическая и систематическая запись). Учетная регистрация заключается в том, что однородные операции записываются в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые называются журналами-ордерами. Записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом других счетов. Записи производятся непосредственно из первичных документов. Итоги журналов-ордеров являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов, сгруппированных по взаимосвязанным корреспондентским счетам.

Таблица 2.

Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов за январь

Основное отличие журнально-ордерной формы от других форм заключается в журналах-ордерах и в Главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются полные обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Затем сведения из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебету счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам. По сведениям из Главнойкниги составляется баланс и оформляется отчетность организации.

· Мемориально-ордерная ордерная форма бухгалтерского учета. Основой мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета служат мемориальные ордера. Бухгалтерские записи оформляются составлением мемориальных ордеров, которые представляют собой бланк специального образца.

Таблица 3. Мемориальный ордер № 1 за январь

В регистр записывают не каждую операцию по каждому первичному документу, а только сгруппированные однородные операции из всех приложенных документов сразу. Все мемориальные ордера по мере их оформления записываются сначала в регистрационный журнал (журнал хронологического учета), где им присваиваются текущие порядковые номера, затем выполняют записи в Главной книге (регистр синтетического учета).

Недостатками этой формы бухгалтерского учета являются многократность записи одних и тех же операций, разобщенность синтетического и аналитического учета, хронологической и синтетической записи, выполнение основной массы работы в момент составления отчета.

· Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная». Это одна из наиболее распространенных в настоящее время форм бухгалтерского учета. В этой форме счетоводства все записи хозяйственных операций выделяются из ордеров и помешаются в журнал.

Полученные первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, наличия в них обязательных реквизитов и соответствия документов законодательству.

Таблица 4. Книга учета хозяйственных операций

Затем данные из первичных документов включаются во вспомогательные регистры, карточки и другие документы или сразу вносятся в «Журнал-Главную» в виде записей хозяйственных операций с оформлением бухгалтерских проводок и разноской по счетам.

Сведения из первичных документов, связанных с кассой, включаются также в кассовую книгу. Вся обработка проводится в «Журнале-Главной», где сосредотачиваются все данные о хозяйственных операциях, все проводки, а также сальдо начальные, обороты и сальдо конечные по всем счетам. Единственным недостатком данной формы является ее громоздкость.

· Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. В основе этой формы заложен главный элемент метода бухгалтерского учета – документация. Но группировка и обобщение учетной информации производятся с помощью вычислительных машин. Информация справочного характера вводится в компьютер в виде справочников до начала работы, текущая информация – с первичных документов либо со специальных регистров учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или распечатываться по запросу в виде любого документа, содержащего систематическую или хронологическую запись. Бухгалтер получает распечатанные регистры различного содержания, соответствующие требуемым нормам на ведомости, карточки, книги.

Использование в бухгалтерском учете современных компьютеров, а также средств связи и коммуникаций способствует совершенствованию организации учетной работы, позволяет видоизменить технологию сбора, регистрации сообщений о хозяйственных событиях, обработки информации и ее представления пользователям.

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

Организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжены с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ сторонней организацией или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков работы.

Внедрение технических средств приема-передачи, хранения и обработки информации, не нарушая основных принципов ведения учета, дает возможность совершенствовать формы представления информации, освободить бухгалтера от трудоемких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бухгалтерского учета.

Это открывает новые горизонты аналитических и контрольных возможностей бухгалтерского учета, активного использования учетной информации в управлении.

Независимо от способа организации машиноориентированные системы бухгалтерского учета аналогично системам, основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

сбора и регистрации информации;

передачи данных;

группировки, накопления и хранения данных;

выдачи информации пользователям.

· Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий применяется с использованием журнала хозяйственных операций и шахматной ведомости. Бухгалтерский учет по упрощенной форме проводится следующим образом. Первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их получения. Обработка состоит в проверке подлинности документов, их Соответствия законодательству и наличия в них необходимых реквизитов. Заканчивается она внесением сведений из первичных документов в журнал хозяйственных операций с одновременным кодированием этих операций в виде бухгалтерских проводок. Операции по кассе дополнительно заносятся в кассовую книгу.

Таблица 5. Ведомость учета денежных средств и фондов

за январь по счету (ам) № ________

На основе бухгалтерских проводок, отраженных в журнале хозяйственных операций, составляется шахматная ведомость, в которой суммированием по горизонтали вычисляются обороты по дебету, а суммированием по вертикали – обороты по кредиту счетов. Затем данные из шахматной ведомости используются для составления оборотно-сальдовой ведомости, на базе которой оформляется баланс, и составляется отчетность организации.