Функция организации. Организационные формы и структуры управления.

Организация является второй функцией управления. Ее задачей является формирование структуры управления организацией, а также обеспечение всем необходимым для ее нормального функционирования – персоналом, зданиями, оборудованием, финансовыми ресурсами и т. д. Термин " организация" происходит от лат. оrganizo – придаю стройный вид, устраиваю. Организационная функция обеспечивает переход управляемой системы из существующего состояния в желаемое, планируемое. Функция организации связана с созданием необходимых условий для достижения поставленных в процессе планирования целей. Функция организации включает распределение работы среди персонала, группировку задач в логические блоки и создание подразделений (отделов, секторов), координацию работы подразделений. Таким образом, организационная структура управления представляет собой форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.

Организационная структура управления должна отвечать следующим требованиям:

-обеспечивать достижение основных целей управляемой системы;

-обеспечивать взаимодействие всех элементов структуры;

-адекватно реагировать на изменения внешней среды.

Правильная структура не гарантирует результатов. Но неправильная поглощает результаты и сводит на нет даже самые целеустремленные усилия[36].В организационной структуре управления выделяют следующие основные элементы:

-уровни (ступени) управления;

-подразделения и звенья управления;

-управленческие связи.

Уровень управления представляет собой иерархическую соподчиненность подразделений и звеньев управленческой деятельности, занимающих определенную ступень в системе управления. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости друг от друга и подчиняются друг другу по иерархии: руководители более высокой ступени управления разрабатывают и принимают решения, которые конкретизируются и осуществляются руководителями более низкой ступени, а каждое должностное лицо ответственно как за свои собственные решения и действия, так и за решения и действия своих подчиненных, в силу чего каждое должностное лицо располагает властью над теми, кто находится ниже его в управленческой пирамиде[37].

В зависимости от того, какие функции выполняются руководителями разного ранга уровни управления подразделяются на:

-технический уровень, который представляет управление низового звена. Его руководители в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказания услуг. Представителями данного уровня управления являются заведующий отделом, мастер смены, сержант и т.д.

-управленческий уровень, который является управлением среднего звена. Его руководители в основном заняты управлением и координацией внутри организации, согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации. К представителям руководителей этого уровня управления можно отнести декана университета, директора филиала, лейтенанта и т. д.

-институциональный уровень, который выступает управлением высшего звена и действует на уровне социальных институтов, таких, например, как государство, религия, правовая система и т.п. Руководители данного уровня заняты в основном формулированием целей, разработкой стратегических решений и долговременных (перспективных) планов, адаптацией управляемой системы к различного рода переменам, управлением взаимодействий данной системы с внешней средой. Представителями руководителей этого уровня являются президент страны, министр, ректор вуза и т. д.

К звеньям управления относятся структурные подразделения управляемой системы, а также соответствующие специалисты выполняющие управленческие функции.

В структуре управления, как правило, выделяют два типа управленческих связей: горизонтальные и вертикальные. Вертикальные связи характеризуют иерархическую соподчиненность звеньев управления, при которой низовое звено находится в зависимости от среднего звена, а то, в свою очередь в зависимости от высшего управленческого звена. В современной России идет процесс создания вертикальной структуры государственного управления. Схема Бобосов. С. 56

Горизонтальные связи характеризуют расстановку руководителей во главе отдельных подразделений, например, начальник юридического отдела, начальник финансового отдела и т. д.

В теории управления чаще всего выделяют следующие типы организационных структур органов управления:

-линейная. Она образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы. Структура используется мелкими и средними организациями, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями.

-линейно-штабная. Включает в себя специально созданные при линейных руководителях подразделения, которые не обладают правом принятия решений и руководства каким-либо нижестоящим подразделением. Главная задача штабных подразделений состоит в оказании помощи линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. К штабным подразделениям относят службу контроллинга, группу сетевого планирования, социологическую и юридическую службы и др.

-функциональная. Предполагает, что каждый орган управления специализирован на выполнении отдельных функций на всех уровнях управления. Выполнение указаний каждого функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Используется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства.

-традиционная или линейно-функциональная. Она возникла в условиях фабрично-заводского производства. Основой этой организационной структуры являются линейные подразделения осуществляющие в организации основную работу и обслуживающие их функциональные подразделения, связанные с кадрами, финансами, планированием и т.д. Исполнитель подчиняется и получает указания только от одного руководителя. Руководитель осуществляет управление через своих функциональных заместителей. Схема Выханский с.340

-дивизионная (объединение нескольких функциональных структур). Потребность в применении дивизиональной структуры возникла в связи с резким увеличением размеров предприятий, диверсификацией их деятельности, усложнением технологических процессов. Ключевыми фигурами в управлении организациями с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.

Предприятия с дивизионной структурой управления принимают стратегические решения на общеорганизационном уровне – управление финансами, маркетинг, капитальные вложения. При этом их функциональные или дочерние подразделения обладают достаточной самостоятельностью, осуществляют свое планирование, сбытовую деятельность, кадровую политику. Но при этом растет численность управленческого персонала, чаще всего до 25-30% от числа работающих и соответственно растут расходы на его содержание[38]. Дивизионная структура управления успешно применяется в тех организациях, которые ведут операции в различных сферах бизнеса и охватывают обширные географические регионы. Структуризация организации по отделениям производится как правило по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя, по обслуживаемым регионам.

Дивизионная структура управления широко используется в построении государственного аппарата и общественных организаций.

-матричная. Построена на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь, с другой – руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. Для нее характерны следующие черты: управление по проекту, временные целевые группы, постоянные комплексные группы. Эти группы создаются под цель или под проект для решения какой-то конкретной проблемы и пользуются при этом определенной свободой в организации своей деятельности. Проекты закрепляются за оперативными группами, состоящими из специалистов различных функциональных отделов.

Матричная структура всегда является комбинацией двух организационных альтернатив, обычно – функциональной и продуктовой (проектной)[39]. Матричная система управления получила широкое распространение в международных компаниях, а также в наукоемких отраслях.

Наряду с организационными структурами органов управления выделяют структуры управления, различающиеся характером и содержанием управленческой деятельности. К ним относят:

-механическую структуру управления, которая характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации.

-адаптивная структура управления, позволяющая гибко реагировать на изменения в окружающей среде и принимающая в расчет все инновационные приемы управленческой деятельности;

-партисипативная структура управления, основанная на активном включении сотрудников и их представителей в процессы выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Совершенных структур управления не существует. Более того, структура управления, как правило, не имеет окончательной формы. Она подвергается постоянным изменениям. Это может быть связано с моральным старением структуры управления, перераспределением функций между элементами системы управления, влиянием научно-технического прогресса и т.п. По некоторым оценкам, в работе консультантов по вопросам управления до 75% времени тратиться на устранение недостатков в структуре управления предприятиями[40].

Анализ и совершенствование организационных структур управления осуществляется на основе следующих методов:

-аналогий. Изучаются структуры управления систем, работающих в сходных социально-экономических условиях.

-экспертных оценок. Совершенствование структуры управления осуществляется на основе анализа возникших структурных проблем опытными консультантами и изучения передовых систем управления на родственных или близких по задачам системах, включая и зарубежные аналоги.

-структуризации целей. В этом случае структура управления разрабатывается с ориентиром на стратегические задачи системы.

-экономико-математического моделирования. Он основан на разработке алгоритмов основных функций системы в условиях действия критериев оптимальности управления и существующей системы ограничений.