Способы и техника записей в учетных регистрах

Все записи в учетных регистрах производятся на основании правильно оформленных и обработанных первичных или сводных документов. Существует определенный порядок учетной регистрации, который установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 по согласованию с ЦСУ СССР) и иными соответствующими нормативными документами.

Согласно этому положению в книгах, как правило, в начале го­да до начала записей должны быть пронумерованы страницы, а на обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера указы­вается: " В настоящей книге пронумеровано ____ страниц". В некото­рых книгах (например, Кассовой книге) страницы прошнуровывают­ся и скрепляются сургучной печатью. В книге в определенной после­довательности открываются аналитические счета, резервируются свободные страницы для открытия новых аналитических счетов. По­сле этого в начале книги составляется оглавление, где указывается наименование счетов и номера страниц, отводимых для каждого сче­та.

Если по некоторым счетам есть остатки на начало года, то их записывают на первой строке страницы. После этого делают все пос­ледующие записи согласно документам четко, ясно, аккуратно, без помарок. Записи производятся чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке, при помощи электронных технических средств, при этом указывается номер журнальной статьи, дата и номер доку­мента, на основании которого делается запись, краткое содержание операции. Проставляются натуральные показатели (если это необхо­димо), сумма.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры при руч­ном способе называется разноской. Разноска производится в соответ­ствии с указанной корреспонденцией счетов. После записи хозяйственной операции в учетный регистр на документе делается отметка путем указания страницы или ставится символ " V". Если записи переносятся с одной страницы на другую, то указывается: " перенесено на страницу ____ со страницы ____".

После окончания каждого месяца подсчитываются итоги по каждому счету по дебету и кредиту. При необходимости вы­водится новое сальдо на конец месяца для составления нового балан­са. Записи в учетные регистры выполняются различными способами: ручным и с помощью специальных технических устройств, что зависит от принятой формы учета.

Записи в книге производятся вручную, на свободных листах, карточ­ках – вручную или при помощи соответствующих технических устройств. Машинограммы и видеограммы получают путем обработки учетных данных с помощью специальных программ, хранимых в па­мяти ЭВМ. Вывод таких сведений осуществляется на экран дисплея или при помощи принтера.

10.3. Способы исправления ошибочных записей в учетных реги­страх

При проведении записей в учетные регистры могут быть допу­щены ошибки. Они имеют различный характер. Ошибки допускаются при разноске по счетам, арифметические ошибки, ошибки, связанные с неправильным составлением корреспонденции счетов. Для исправ­ления допущенных ошибок в бухгалтерских записях существует не­сколько способов. Среди них часто встречаются:

1) корректурный;

2) дополнительная проводка;

3) способ " красное сторно".

Корректурный способ исправления ошибок состоит в том, что неправильная запись зачеркивается, а вверху ставится правильная, причем сделанное исправление оговаривается подписью лица, веду­щего запись в учетном регистре. Этот способ применяется в том слу­чае, если ошибка обнаружена до составления баланса и при этом не требуется изменять журнальную статью (составленную корреспонденцию).

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда при записях в учетные регистры была проведена меньшая сум­ма, чем следует. При этом составляется такая же журнальная статья на сумму допущенной ошибки. Этот способ применяется независимо от времени обнаружения ошибки. Например: в кассу с расчетного счета поступили деньги в сумме 25000 рублей. При отражении на счетах в учетных регистрах вместо 25000 записали 2500 рублей. Это исправление производится следующим образом:

Д-т сч. " Касса" – 22 500 руб.

К-т сч. " Расчетные счета".

Как видим, делается дополнительная такая же запись на сумму 22 500 руб., в итоге по кассе будет проведено 25 000 руб., а с расчетного счета списана такая же сумма.

Наиболее часто применяется способ " красное сторно", кото­рый основан на применении в учете отрицательных чисел. Сущность этого способа состоит в том, что неправильно составленная и разнесенная журнальная статья ликвидируется путем составления такой же корреспонденции, но красными чернилами. После устранения не­правильной записи составляется правильная проводка, но уже обычными чернилами. При подсчете сумма, написанная красны­ми чернилами не прибавляется, а вычитается из итога – оборота по счету.

Например. Израсходованы материалы на Основное производ­ство в сумме 10 000 руб. Ошибочно составлена проводка:

Д-т сч. " Накладные расходы"

К-т сч. " Материалы".

Исправляется ошибка следующим образом: составляется точно такая же журнальная статья красными чер­нилами, а затем делается правильная учетная запись:

Д-т счета " Основное производство"

К-т счета " Материалы".

На счетах в бухгалтерских регистрах это отражается так:

" Материалы" " Накладные расходы"

Д-т К-т Д-т К-т

" Основное производство"

Д-т К-т

Этот способ также применяется независимо от времени обнару­жения ошибки. Данный способ применяется в случае, если неверно составлена журнальная статья или запись сделана на большую сумму, чем следовало бы.

В практической деятельности бухгалтеру помимо методов исправления выявленных ошибок необходимо четко знать время, в течение которого можно сделать исправления. Порядок внесения исправлений в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность регулируют следующие до­кументы:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации, ут­вержденное Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. №34н (п.39).

2. Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 г. №67н " О формах бухгалтерской отчетности организаций" (п.11).

Руководствуясь требованиями указанных документов, при обнаружении ошибок в процессе ведения бухгалтерс­кого учета и составления бухгалтерской отчетности хо­зяйственных операций необходимо учесть следующее:

ü исправление отчетных данных как текущего, так и прошлого года (после их утверждения) производит­ся в бухгалтерской отчетности, составленной за от­четный период, в котором были обнаружены иска­жения;

ü в случаях выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены;

ü при выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность;

ü в случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.