Классификация информации

Тема. Информация и коммуникация в процессе управлениия

1. Значение информации в управлении производством. Классификация информации, требования, предъявляемые к информации.

2. Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание.

3. Преграды на пути коммуникации.

Вопрос 1. Значение информации в управлении производством.

Классификация информации

Информация является необходимым условием деятельности человека, средством общения между людьми.

Исследования показывают, что информация превратилась в важнейший фактор развития любой организации. В процессе управления руководители и специалисты постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством выработки управленческих решений и их реализации.

Производительность труда и его качество во многом зависят от организации информирования, т.е. своевременного получения и передачи необходимой информации.

Сегодня от 52 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией в процессе совещаний, бесед, переговоров.

С помощью сообщений устанавливается связь между управляющей и управляемой подсистемами. При этом следует иметь в виду, что не только субъект (руководитель) передает информацию своим подчиненным, но и идет обратный процесс, т.е. каждый сотрудник является источником информации и ее получателем.

Информация – это некоторые сведения, совокупность данных, имеющих практическое значении. Без нее управление невозможно, т.к. информация характеризует состояние управляемой и управляющей систем, а также внешней среды.

Если в роли источника информации выступает субъект управления, то это управленческая информация, которая является как предметом, так и продуктом его труда.

В управленческой деятельности информация, как совокупность сведений, данных о процессах, протекающих внутри предприятия и в ее окружающей среде, нужна для снижения неопределенности в принятии управленческих решений, так как само управленческое решение – это сгусток информации собранной, проанализированной и переработанной менеджером.

Информация имеет количественные и качественные характеристики, которые определяются содержанием и повторяемостью решаемых задач и возникающих ситуаций, восприятием их людьми. Если сведения в информации будут недостаточны, то такую информацию называют познавательной, а если же поступающее сообщение не несет информации, то оно называется «шумом»

Информация не исчезает из употребления, и может многократно использоваться, способна накапливаться, покупаться и продаваться.

На разных стадиях процесса управления роль информации неодинакова. Например, для определения целей и задач управления важную роль играют полнота и новизна информации, а при разработке управленческого решения важны своевременность, высокая степень обработки (анализа и синтеза) информации и т.д.

В современных условиях наблюдается непрерывный рост объема информации, что с одной стороны, усложняет управление производством, с другой стороны – повышает требования к нему. Поэтому руководители и специалисты обязаны в совершенстве владеть научными основами работы с информацией, которая является главным предметом их труда.

Теория менеджмента изучает основные принципы и закономерности переработки, хранения и передачи информации в управляющих системах. Циркулирующая в них информация весьма разнообразна и может классифицироваться по различным признакам:

1) по аспектам управления: Экономическая, организационная, техническая, социальная

Под социальной информацией в условиях производства понимают совокупность социологических и социально-психологических данных, способствующих управлению процессами, протекающими в коллективе. Эти данные отличаются от технической и экономической информацией не только по содержанию, но и по своим источникам и методам получения.

Для технической и экономической информации характерно обобщение объективных факторов производства, а для социальной информации не меньший интерес представляют субъективны оценки работников. Поэтому такой источник информации, как мнения в коллективе по поводу организации производства, условий труда и другим вопросам, весьма важен.

2) По характеру предоставления: визуальная, аудио и аудиовизуальная

3) По возможности продуктивного использования: полезная, ложная и избыточная.

4) По источникам возникновения (внешняя, внутренняя)

5) По времени использования

условно-постоянная – остается неизменной и ли подвергается незначительным изменениям в течении длительного времени, переменная – используется в одном цикле обработки.

6) По роли в управленческом процессе (основная и вспомогательная)

7) По степени готовности для использования (первичная, промежуточная, конечная)

8) По степени надежности (достоверная, вероятностная)

9) По способу распространения (устная, письменная, комбинированная)

Требования к качеству Иу

Руководители и специалисты агропромышленных предприятий, используя различную информацию, должны предъявлять к ней определенные требования не только при ее получении, но и в процессе переработки, при передаче ее другим пользователям. Любая информация по возможности должна быть:

- значимой,

- ясной (выразительной)

- краткой, но с достаточной степенью полноты.

- удобной к восприятию и оценке

- предварительно обработанной

- производная информация после обработки первичной носила элементы прогностического характера

- информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу

Вопрос 2. Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание

Информация как таковая не оказывает влияние на принимаемые решения, если она не используется во взаимоотношениях между людьми в процессе их работы, если не происходит обмена ею.

Управление современным предприятием требует постоянного обмена информацией с внешней средой, с объектами управления внутри его. Такой обмен информацией в отличие от передачи данных получил название коммуникации или связующего процесса.

К оммуникации (англ. communicate – передавать, сообщать) – это обмен информацией между двумя людьми или более.

Коммуникация пронизывает все виды управленческой деятельности, она предоставляет исходные данные для

- выработки и исполнения решений,

- осуществления обратной связи,

- корректировки целей и процедур деятельности предприятия в соответствии с требованиями ситуации и меняющегося окружения.

Коммуникация – основной связующий процесс в управлении поскольку связывает функции планирования, организации, мотивации и контроля. На основе коммуникации менеджер получает информацию, необходимую для принятия решения и доводит принятое решение до работников организации.

По некоторым данным, руководители тратят от 50 до 90% своего времени на проведение совещаний, встречи с людьми, переговоры, чтение корреспонденции, т.е. на процесс обмена информацией, через каналы коммуникации.

Коммуникации могут осуществляться между:

1. организацией и ее средой ( это информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики)

2. между уровнями и подразделениями ( коммуникации по вертикали организации )

3. между различными подразделениями ( коммуникации по горизонтали организации )