Система информационно-справочной документации.

Документы этой системы выполняют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений и не обязывают выполнять их, они только сообщают сведения, которые помогают руководителю принять управленческое решение и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Особенность этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления:

─ От работника к руководителю подразделения;

─ От руководителя подразделения к руководителю организации;

─ От подведомственной организации в вышестоящую.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.

Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств; муниципальных органов управления; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров и заседания советов директоров.

Формы протоколов:

- краткий протокол ведется, когда заседание носит оперативный характер, при этом доклады и тексты выступлений прилагаются.

- полный протокол документирует полную и подробную картину заседания.

- стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решений по нему.

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты, события и действия.

Разновидности актов:

- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

- обследования (состояния техники, безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- испытания (образцов, систем, технологий);

- приема-сдачи (материальных ценностей или документов);

- приема-передачи (дел, денежных средств, ценностей);

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий или несчастных случаев;

- ликвидации организаций.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Служебная записка – документ, составляемый по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения.

Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, составляется как по личной инициативе, так и по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные и отчетные.

Объяснительная записка – документ, который составляется для:

1. пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);

2. объяснения причин какого-либо действия, факта, случая, происшествия.

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется по заданию руководства.

Представление – это документ содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения, они составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию в связи с особым способом передачи текста (информации) – по телеграфной сети общего пользования – телеграфу или телетайпу. Категории телеграмм: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, простая.

Факсограмма ( телефакс, факс) – это получаемая на бумажном носителе, копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи – при помощи факсимильной аппаратуры.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Она составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Электронное сообщение – это совокупность документов, предаваемых электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Основным и самым распространенным документом в переписке является письмо.

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную группу в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.