Протоколювання наради

Хід наради протоколюється секретарем, а виконання прийнятих постанов контролюється призначеним відповідальним. Результати наради, зафіксовані в протоколі, потрібно розі­слати всім особам, які повинні бути проінформовані. Протокол - це первинний офіційний документ, на основі якого керівництво може вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Протокол повинен містити дату проведення наради, порядок денний, склад присутніх, короткий зміст виступів, прийняте рішення з вказівкою відповідальних за виконання та терміни проведення заходів.

Після проведення наради:

^Виконання поставлених завдань має бути вчасно проконтрольоване (якщо ще не минув термін виконання поставленого завдання, то в новому протоколі його треба відновити разом з терміном виконання).

^У виробничому процесі максимально використати позитивні рішення наради (заохотити підлеглого, підкреслити важливість прийнятих рішень, дати оцінку рівня відповідальності і компетентності виконавця) та нейтралізувати негативні проблемні моменти (критика роботи, складність завдання тощо) або недоліки під час проведення наради, якщо такі були. Якщо на нараді це не обговорювалося, визначити тему і дату проведення наступної наради з урахуванням її актуальності та своєчасності.

У розмовній мові слово " нарада" виступає синонімом слова " збори". Термін " нарада" доцільно вживати лише тоді, коли учасники справді радяться, обмінюються поглядами і спільно доходять певних висновків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлеглих і розпорядитися про виконання певних завдань і наказів.

Ефективність наради залежить від часу проведення. Не рекомендується прово­дити наради перед початком робочого дня. Найкращий час — з 9 до 12 або з 16 до 18 год. Краще збирати дві наради на тиждень по півгодини, ніж одну на годину. Рішення наради протоколюються і документально оформляються. Оптимальна кількість учасників наради - 10-12 осіб. Цілком імовірно, що, охоплюючи деякі важливі проблеми, дискусія навіть між двома-трьома фахівцями може дати вагомі результати. Якщо кількість учасників перевищує 16-18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти активну участь в обговоренні.

Т. Чмут і Г. Чайка вказують на етичні підходи до забезпечення наради як форми колективного обговорення проблем:

• результат обговорення на нараді залежить від моральної та психологічної атмосфери, яку на ній створено;

• моральні та психологічні якості керівника як головуючого на нараді безпосередньо впливають на поведінку присутніх і їх­ню участь у обговоренні;

• учасники наради за професійними якостями та досвідом ро­боти мають бути спроможними розв'язати поставлену проблему, а поставлена проблема має відповідати інтелектуальному та про­фесійному рівню її учасників;

• усі висловлені на нараді думки мають бути ретельно про­аналізовані та враховані;

• завдання для колективного вирішення треба формулювати так, щоб його виконання могло змінити ситуацію;

• обговорення має бути вільним, щоб думки проголошувалися невимушено, без тиску з боку керівника;

• рішення, яке прийнято колегіально, але, як з'ясувалося по­тім, є помилковим, коригується шляхом нового колективного розгляду без пошуку винного за невдало винесену пропозицію.

Нарада — це важлива форма ділового спілкування, ефектив­ність якої досягається за умови, коли її учасники дотримуються етичних, моральних норм, знайомі з правилами спілкування і до­тримуються їх.

6. Збори — це форма колективного обговорення ділових про­блем, які хвилюють громадськість. Їх проводять з метою спільного осмислення певного питання.

На обговорення збираються люди, яких об’єднує певний інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати, збори жителів мікрорайону та ін.).

Збори можна розділити на декілька етапів, жоден з яких не можна ігнорувати:

—підготовка зборів;

—висвітлення проблеми та її обґрунтування;

—обговорення проблеми;

—ухвалення рішення.

Збори потрібно готувати. Їх підготовкою займається робоча група, члени якої найбільш зацікавлені в результаті.

Під час підготовки до зборів потрібно визначити проблему для розгляду і список працівників, які братимуть участь в обго­воренні. Готують збори фахівці, доповідачем призначають квалі­фіковану людину.

Готуючись до висвітлення проблеми, потрібно дібрати ціка­вий матеріал, факти, проаналізувати матеріал, зробити схеми по­рівняння видів роботи тощо.

Доповідач, готуючи доповідь має врахувати склад аудиторії, її вік, освіту, кваліфікацію, обставини. Потрібно написати повний текст виступу і кілька разів прочитати його. Після такої попере­дньої підготовки можна лише зрідка заглядати в рукопис. Досві­дченому лекторові рекомендують приготувати нотатки доповіді.

Початок виступу має дуже велике значення, від нього зале­жить:

— чи подолає промовець хвилювання, заспокоїться і набуде впевненості у своїх силах;

— чи зуміє встановити контакт зі слухачами;

— чи зацікавить слухачів і приверне їхню увагу;

— чи зуміє стисло висвітлити тему виступу, визначивши ос­новні питання.

Іржі Томан стверджує, що промовець може розвинути думку в своєму виступі по-різному, а саме:

— пояснити;

— списати;

— розповісти;

— довести.

Найменш цікавою формою викладу, на його думку, є опис, найцікавішою — розповідь.

Закінчення виступу може складатися з двох частин: узагаль­нення головних думок і підбиття висновків.

Рекомендують пам'ятати про регламент: для вступу виділити 10— 12 % часу, висновків — 4—5 %, для основної частини — решту часу.

На зборах обирають президію.

Після доповіді проводять її обговорення. Бажано, щоб ви­ступаючі готувалися заздалегідь, тоді обговорення буде більш предметним. В обговоренні можуть брати участь усі бажаючі (але їх кількість і регламент виступу встановлюють учасники зборів).

Для кожного оратора на першому місці мають бути слухачі, тоді його доповідь матиме успіх. Потрібно намагатися донести свої думки до слухачів. Для цього потрібно вживати метафори, афоризми, прислів'я, цитати. Незнайомі для слухачів терміни, аб­страктні поняття потрібно пояснити. Бажано користуватися діаг­рамами, графіками. Одним із найдійовіших засобів пожвавлення уваги слухачів є риторичні запитання під час виступу.

Не радять:

—уживати надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;

—переобтяжувати мову словами іншомовного походження;

—зловживати деякими подробицями.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання " Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми? " відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить президія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, добрати раціональні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у сварку.

Президія (а інколи — робоча група) виносить на обговорення проект рішення, який ухвалюється учасниками зборів, пропози­ції, які додаються до проекту.

Потім проект виносять на голосування. Якщо за нього прого­лосує більшість учасників зборів, приймається як ухвала. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості прийнятого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання. Надзвичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання прийнятого рішення і внесених критичних зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов'язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання рішення, прийнятого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.

Потрібно контролювати, як виконується прийняте рішення. Уча­сників зборів повідомляють про виконання прийнятого рішення.