Создание отчета

Для создания отчёта можно использовать стандартные средства, ускоряющие процесс создания отчёта (Автоотчёты, Мастер отчётов), или разработать для отчёта специальный формат с помощью Конструктора отчётов. Конструктор отчётов позволяет создавать отчёты как в табличном виде, так и в свободной форме.

Прежде чем приступить к созданию отчёта, нужно подумать:

· С какой целью создаётся отчёт и чем он будет полезен?

· Какая информация и из каких таблиц должна быть представлена в отчёте?

· Предполагается ли группирование данных?

· Отчёт какого вида предполагается создать (табличный, в свободной форме или наклейки)?

G Рекомендация начинающим. Прежде чем приступить к работе по конструированию отчёта, следует прорисовать формат отчёта на бумаге. Это позволит избежать ошибок и сократит время на разработку отчёта.

Разные способы создания отчётов предлагаются в диалоговом окне команды: Отчёты † Создать † Новый отчёт.

Выбрав способ построения отчёта в этом окне, задать имя таблицы или запроса, для которых строится отчёт.

Рис.27. Диалоговое окно создания отчёта.

Конструктор – создает пустой бланк (макет) отчёта, в котором можно при помощи инструментальных средств (панель инструментов) создавать оригинальный отчёт.

Мастер отчётов - автоматическое создание отчёта, основанного на выбранных полях таблицы.

Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева (поля располагаются по вертикали).

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице (по горизонтали).

Мастер диаграмм – построение диаграммы в отчёте с помощью Мастера диаграмм в пошаговом режиме задания параметров диаграммы.

Почтовые наклейки – создание небольших карточек с помощью Мастера наклеек.

G Примечания.

1. Microsoft Access по умолчанию использует таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако Мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

2. Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, рекомендуется создание отчёт на основе запроса.

3. Улучшить созданный Мастером отчет можно редактированием его в режиме Конструктора отчета.

Создание простейшего отчёта с помощью Автоотчёта было рассмотрено в [1].

Автоотчёты обеспечивают не самый удобный способ просмотра данных на экране (не входят в размеры экрана). Распечатать такие отчёты тоже сложно, приходится дорабатывать в режиме Конструктора.

Рассмотрим другие способы конструирования отчётов.

Мастер отчётов – пошаговый способ создания отчёта.

1-ый шаг – выбор полей для вывода в отчёте;

G Примечание. Если полей слишком много, то может получиться плохой отчёт – форматирование происходит автоматически и не всегда данные располагаются удачно.

2-ой шаг – определение параметров группировки (поля группирования, уровень и интервалы группировки). Можно не группировать данные.

3-ий шаг – выбор полей, по которым будет проведена сортировка данных. Здесь же можно задать вычисление итоговых значений для числовых полей (с разными функциями: суммирование, вычисление среднего значения, вычисление максимального и минимального значения в группе), вид выводимых итоговых значений.

4-ый шаг – планируется общий вид отчёта.

Предлагается набор макетов отчёта.

5-ый шаг – определяет стиль отчёта (шрифты, заголовки, размеры букв).

6-ой шаг– указывается имя отчёта.

Готовый отчёт, созданный Мастером отчётов, также рекомендуется отредактировать в режиме Конструктора отчётов. Особенно это касается выводимой Мастером отчётов служебной информации на английском языке.

Наиболее удачные отчёты создаются с помощью. Режимы Конструктора форм и отчётов очень похожи. Оба используют специальную панель элементов, окно списка полей и окно свойств. Этапы создания отчётов с помощью Конструктора во многом совпадают с созданием форм, рассмотренным ранее, поэтому далее рассматриваются только операции, специфические для работы с Конструктором отчётов.

Рис.28. Окно Конструктора отчётов.

Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как заданы верхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы.

Добавить или удалить колонтитулы можно с помощью команды Вид† Колонтитулы.

Задание заголовка отчёта и примечания отчёта выполняется с помощью команды Вид † Заголовок/примечание отчета.