Билет № 1. 1. Первый этап - подготовка к выставке

1. Первый этап - подготовка к выставке

Готовиться необходимо заранее, за полгода. Подготовить раздаточный материал (листовки, буклеты. Забронировать место вашего выставочного стенда.

1.1 Составление перечня выставляемой продукции

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение " стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

1.2 Составление плана выставочного стенда

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

направление движения основного потока посетителей

поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

Место для одежды

Место для отдыха

Место для посуды, приготовления напитков

Склад

Место для переговоров

Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда - надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.

1.3 Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

аренда и монтаж выставочного оборудования

предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

надпись на фризе

публикация сведений в каталоге

другие услуги

1.4 Изготовление рекламных материалов

информационных листов

плакатов

буклетов

проспектов

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

1.5 Подготовка информационных материалов

технических описаний

прайс-листов

папок стендистов

1.6 Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

умение общаться с людьми;

знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

желанием общаться с людьми;

выносливостью;

привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

1.7 Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

Итак, подготовка к выставке должна включать:

выработку рекламной идеи

составление плана выставочного стенда

заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги

изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов

подготовку информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов

подготовку стендистов и персонала

составление сметы расходов

2. Второй этап - проведение выставки

2.1 Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

2.2 Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

тематика выставки;

цели участия в выставке;

перечень продукции, представляемой на выставке;

основные новинки;

задачи, стоящие перед стендистами;

план стенда;

закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

распорядок работы;

в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

основные категории предполагаемых посетителей;

модели поведения с каждой категорией посетителей;

формы регистрации посетителей;

формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

2.3 Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

2.4 Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

2.5 Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт 6)

2.6 Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Основная задача на втором этапе - привлечь к себе людей. Для этого необходимо, чтобы выставка работала на вас, а посетители остались довольны.

Внешний вид работника выставки - важная составляющая вашего имиджа. От цветовой гаммы одежды и аксессуаров до внешних форм поведения Ваш имидж должен соответствовать фирменному стилю компании. Это будет способствовать ее запоминанию.

Эмоциональный настрой. В каком настроении Вы находитесь? Умеете ли Вы " входить" в рабочее (ресурсное) состояние, отключаться от своих " проблем"? Успешное общение всегда начинается с эмоционального настроя. Т.е. с желания контакта (обмена), с положительного восприятия другого человека, с готовности его слушать и стремления удовлетворить именно его интересы. Вроде бы банальные истины, но на практике самые известные вещи меньше всего и работают (все знают, что надо делать зарядку, но тех, кто ей занимается - меньшинство).

Парадокс, чем больше в Вас уверенности, тем больше вы получаете " энергии" для сохранения этого качества от других людей; и чем меньше уверенности, тем больше Вы ее теряете при общении (" дзенское" изречение: " Если у тебя есть посох, я дам тебе посох, если у тебя нет посоха, то я отниму у тебя посох").

Прежде чем переходить к презентации, необходимо понять какая информация была бы интересна именно для этого стоящего перед Вами человека. Выяснить это можно только с помощью вопросов или нейтральных фраз, вызывающих на диалог.

Сначала желательно показать Ваш интерес к личности человека, его деятельности.

Здесь лучше работают открытые вопросы: " Какое направление Вы представляете, если не секрет, конечно? " или обоснованные: " Для того, чтобы я мог представить все технические новинки в оборудовании, я хотел бы знать, Вы уже были знакомы с нашей продукцией или нет? "

Или начать с нейтральной фразы: " Это образцы мебельных тканей 2001 года".

Выслушав человека, Вы проявили к нему внимание, определили кто он и далее уже можете связать им рассказанное с Вашим товаром или услугой.

Хорошая презентация всегда основана на хорошей подготовке. Вы должны четко знать особенности своего «товара».

Хороший доклад должен опираться и на наглядные средства, чтобы задействовать другие органы восприятия, кроме слуха, так как восприятие только на слух не отличается полнотой и со временем притупляется. Дайте гостям возможность «потрогать товар», вовлеките их в конкретное действие (например, при презентации орг. техники можно предложить посетителю самому размножить печатные материалы на ризографе).

При прощании обязательно поблагодарите за приятное общение. И еще. При общении может наблюдаться такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. При переходе на второстепенные или незначимые для посетителя аргументы может потеряться смысл общения. Или возникнуть скрытый конфликт. Эмоциональные признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т.п.

Проведение выставки включает:

составление расписания работы персонала

инструктаж персонала

завоз и вывоз оборудования

собственно работа на выставке

организация учета посетителей

3. Третий этап - обработка результатов выставки

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все " +" и " -", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Работа после окончания выставки:

регистрация посетителей, проявивших интерес к вашей продукции во время посещения выставки и поддержание контакта с ними

подведение итогов выставки

разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений