Документи, які є підставою для оформлення видаткових касових ордерів.

Якщо видача грошових коштів здійснюється на підставі видаткового касового ордера, то особа, яка їх отримує, повинна мати паспорт або документ, що його заміняє, і має внести реквізити з документа у спеціальний рядок видаткового касового ордера. У момент здійснення операції видачі грошей ордер реєструється в касовій книзі. Гроші за касовими ордерами видаються й оприбутковуються лише в день їх заповнення [7].

Після здійснення операції і реєстрації ордерів у касовій книзі касир ставить на документах, які додаються до видаткових ордерів, штамп «Оплачено» або робить на них напис уручну, щоб уникнути їх повторного використання.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів побудований таким чином, щоб за його даними можна було контролювати факти надходження та виплати грошей. Не маючи права заповнювати ордери, касир не зможе оприбуткувати надходження коштів або здійснити несанкціоновану видачу коштів на непередбачувані потреби.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства. ТОВ «Відродження» веде тільки одну Касову книгу в національній валюті. Касова книга пронумерована, прошнурована та опечатана сургучною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджений підписами керівника та головного бухгалтера, а також круглою печаткою підприємства. До обовя’зків касира входить заповнення касової книги [13].

Касова книга – документ бухгалтерського обліку визначеної форми та графлення, який використовується для обліку наявності та руху готівки в касі підприємства (див. дод Д).

Записи в касовій книзі здійснюються кожного дня, в якому відбуваються операції руху готівки. Для записів на один день відводиться один аркуш. Аркуш касової книги заповнюється вручну у двох примірниках через копіювальний папір. Жодні виправлення та підвищення в касовій книзі не допускаються. У кінці дня, в якому відбувались операції руху готівки, касир виводить залишок коштів у касі. Другий примірник аркуша касової книги є відривним і називається звітом касира [8].

Звіт касира служить реєстром аналітичного обліку касових операцій. Після одержання звіту касира бухгалтерія робить перевірку всіх записів, зіставляє їх з журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, первинних документів. Перевіряється також правиліньсть заповнення всіх реквізитів первинних документів, їх сум та підсумків, своєчасність їх занесення до звіту касира, здачі надлишку готівки в банк.

Касову книгу можна вести в електронному форматі з додержанням форми, розміру, графлення та порядку заповнення, передбачених до її заповнення в паперовому вигляді. Вона повинна бути надрукована за вимогою контролюючих органів.

Здача готівки в банк оформляється об’явою на внесок готівкою. Цей документ складається з трьох частин: об’яви, що є підставою для зарахування внесених коштів на рахунок; квитанції, яка підтверджує внесення працівником підприємства коштів на рахунок; ордера, який додається до виписки банку як підстава зарахування коштів на рахунок. Виплата коштів на ТОВ «Відродження» здійснюється як за рахунок коштів, отриманих з банку, так і з отриманої готівкової виручки.

Отримання готівки з банку оформляється грошовим чеком. Бланки чеків, зброшуровані в чекові книжки (по 25 або 50 чеків), підприємство купує за поданою заявою в установі банку, в якій обслуговується. Чек заповнюється бухгалтером підприємства, завіряється підписами осіб, підписи яких є на картці і зразками підписів в установі банку та печаткою підприємства. У чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом з чеком заповнюється корінець до нього. Заповнений чек дається касиру чи працівнику бухгалтерії, що виконує його функції, для отримання готівки. Отримана в банку готівка оприбутковується на підставі прибуткового касового ордера. Повнота і своєчасність оприбуткування готівки в касу перевіряється головним бухгалтером, про що робиться відмітка у корінці грошового чека. Жодні виправлення в чеку, навіть обумовлені, не допускаються.

Видача готівки з каси «Відродження» здійснюється для виплати заробітної плати, для придбання товарів і послуг, для покриття витрат на відрядження, на інші цілі.

Видача коштів на заробітну плату здійснюється на підставі платіжних відомостей, (див. дод Е) або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін з дня отримання коштів з банку (включаючи день отримання). Терміни виплати підприємством заробітної плати та авансу встановлюються підприємством і подаються у відділення банку. На загальну суму виплаченої працівникам заробітної плати складається видатковий касовий ордер. Якщо частина заробітної плати працівниками не отримана, то вона вважається депонованою і здається в банк. Списання депонованої заробітної плати з каси здійснюється також на підставі видаткового касового ордера [1].

Видача коштів на придбання товарів і послуг та на відрядження, на підприємстві здійснюється в день отримання коштів у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних відомостей. Про їх витрачання підзвітні особи повинні відзвітуватись:

· за кошти, отримані для придбання товарів і послуг, - не пізніше наступного дня після їх отримання в банку;

· за кошти, отримані для відрядження, - у триденний термін після повернення з відрядження.

Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об’яви на внесок готівкою.

Інвентаризація каси на ТОВ «Відродження» проводиться з метою контролю наявності готівкових грошових коштів підприємства. При цьому виявляється відповідність залишків коштів та грошових документів з даними за записами касира.

При проведені інвентаризації каси касир складає касовий звіт за поточний день, додає до нього всі документи, які підтверджують оприбуткування та виплату коштів, надає розписку про те, що всі операції відповідним чином відображені в касовій книзі на підставі первинних документів, та надає для перевірки готівкові кошти та інші цінності, що зберігаються в касі.

Інвентаризаційна комісія перераховує покупюрно гроші та перевіряє наявність цінних паперів та бланків суворої звітності, які зберігаються в касі, та складає Акт інвентаризації. В акті вказується фактичний залишок готівки та залишок за даними касової книги. При цьому звіряється правильність виведення та перенесення залишку на початок дня та використання касиром лише прибуткових та видаткових касових ордерів, складених бухгалтером та зареєстрованих у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Виявлені надлишки готівки оприбутковуються в касу, а недостачі утримуються з винної особи. При цьому складаються такі облікові записи:

1. На суму виявленого надлишку:

Дебет 30 «Каса»;

Кредит 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

2. На суму виявлених нестач:

Дебет 947 «Нестачі і витрати від псування цінностей»

Кредит 30 «Каса».

3. На суму нестач, віднесених на матеріально відповідальну особу:

Дебет 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

Кредит 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Документування операцій на рахунках в банку здійснюється з використанням платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, розрахункових чеків, векселів, акредитивів.

Найбільш поширеним документом, який використовується для проведення операцій на поточних рахунках, є платіжне доручення. Платіжне доручення подається в банк платником – власником рахунка. Воно містить доручення перерахувати вказану суму з рахунка платника на рахунок одержувача коштів. Платіжне доручення використовується для сплати податків, платежів у фонди, оплати рахунків постачальникам тощо. Схема документообігу при розрахунках платіжними дорученнями (див. табл. 2.9).

Усі здійснені на рахунках операції банк реєструє у виписці з рахунка, до якої додаються виправдані документи про проведені операції. Банк подає копії первинних документів платників (другий примірник) з відміткою банку про дату перерахування коштів з рахунка. Виписка є реєстром аналітичного обліку банківських операцій. У ній вказується: дата попереднього руху, залишок на рахунку на початок дня, надходження коштів за банківський день на рахунок клієнта, здійснені ним виплати та залишок на кінець дня. У випадку надходження коштів на рахунок підприємства до виписки додається реєстр документів, за якими кошти були зараховані на рахунок.

Таблиця. 2.9