Отсутствием знаний и опыта работы в новых условиях у менеджеров предприятия.

С высшим образованием работает 7 чел(3%), 44 со среднетехническим(24%) и 72% со среднеспециальным. Многие руководящие работники работают на предприятии много лет, занимая свою должность не имея образования (гл. бухгалтер, гл. энергетик, администратор, продавцы и т.д.). Это говорит о качестве работающего персонала и качестве руководящего состава. Среди рабочих растет потребность в работниках более высокой квалификации (особенно продавцов), т.к. основу составляют работники 2 и 3 разряда.

3). Чувствуется потребность в новых квалифицированных кадрах, имеющих специальное образование. Среди технического персонала наибольшая потребность на сегодня в инженере экономисте; гл. механике; гл. энергетике; администраторе; продавцах; кассирах; рабочих. Таким образом, потребность в кадрах 40 % персонала. В данный момент требует замены администратор и старший продавец смены (замены нет). В целом, совсем не удовлетворяет руководство 2% специалистов. Работы по выдвижению резерва нет как таковой, т.к. среди самих работников лишь единицы имеют образование, а набирать со стороны некого. На сегодняшний день имеется резерв старшего мастера, гл. бухгалтера (их заместители).

4). Не понимание роли образования и подготовки персонала.

Отдел кадров на предприятии представлен инспектором отдела кадров (1 человек), который занимается ведением документации: по приему, увольнению кадров, передвижению кадров, а также он выполняет все функции секретаря: ведет, оформляет, регистрирует и т.д. всю внешнюю и внутреннюю документацию.

Рабочий день инспектора отдела кадров в среднем составляет 10 часов, из них работа непосредственно с кадрами в среднем 15-30 мин, т.е. около 2 %. Остальное время уходит на печатание документов (50%), получение и отправка документов факсом (10 %), ответы на телефонные звонки (20 %), обед и отдых в среднем составляют 7%.

Работы по подбору персонала, по аттестации руководителей и специалистов не проводится. Обучение является периодическим (выставки, семинары), внутренним обучением можно назвать лишь приобретение навыков продавцами и самостоятельное изучение литературы главными специалистами.

В ходе нашего исследования работникам ООО «Экстра» предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97, 8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2, 2% опрошенных не знают об этом (Приложение 6).

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим документооборот

Следующим вопрос был о том, какой все таки документооборот существует в данной службе. Большинство опрошенных (87, 3%) ответили, что в данной службе существует электронный документооборот, т.к. сейчас вся документация проходит через компьютер, 10% сказали, что сохранился еще и бумажный, т.к.

1. Некоторые документы можно заполнить и вручную, но среди всех тех респондентов нашлись и те, кто вообще не знают какой документооборот существует на предприятии.

На вопрос с какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе, мнения распределились следующим образом: большинство респондентов (31, 5%) ответили, что самое главное препятствии - это частая поломка и износ оборудования; 31, 5% предполагают, что таким препятствием является нехватка высоко квалифицированных специалистов практически на равнее с этими респондентами и расположились и те кто считают, что главным является редкая обновляемость программного обеспечения на предприятии.

Это характеризует, то что данная проблема является не маловажной как в службе управления персоналом, так и для всего предприятия.

Из этого вопроса, вытекает вопрос о том, что же необходимо что бы избежать данных препятствий. Ответы респондентов расположились следующим образом: наибольшее количество опрошенных (45, 1%) считают, что этого можно избежать благодаря кусам повышения квалификации, 39, 6% считают, что за счет приема высококвалифицированных специалистов и 15, 3% респондентов считают, что необходимо привлекать спонсоров, для покупки современной, высококачественной техники.

Так же не маловажным является вопрос о том, что же нужно для эффективного документооборота. Так на вопрос о том «Что на Ваш взгляд нужно для эффективного документооборота в службе управления персоналом?», мнения распределились следующим образом: 60, 40% респондентов считают, что для эффективного документооборота в данной служе, является наличие высококвалифицированных специалистов, 25, 80% предполагают, что главным является наличие современной техники, 19, 60% считают, что наличие квалифицорованных специалистов, так же не маловажным для эффективного обеспечения предприятия по мнению 15% опрошенных является интернет.

Заключительным вопросом в исследовании, является вопрос о том, чему же способствует эффективное использования документооборота в служе управления персоналом. На данный вопрос мнения разделились следующим образом: 61, 3% ответили, что самым главным, чему может способствовать использование документооборота в данной службе, является качество выполняемой работы, т.к. это очень важно для предприятия, 15, 5% респондентов предполагают, что это может способствовать повышению работоспособности, так, как это может сократить гораздо больше времени и 13, 2% опрошенных считают, что эффективное использование документооборота в службе управления персоналом способствует увеличению объемов выпускаемой продукции.

Таким образом, подводя итоги исследования, можно сделать определенные выводы, что благодаря эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом, которое успешно применяется на данном предприятии, при постоянном его использовании и обновление, увеличивается объем выпускаемой продукции, повышается работоспособность, а самое главное это является эффективным способом управления предприятием.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы могут использоваться для организации работы ООО «Экстра», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

Таким образом, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

Эффективно построенный документооборот может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, управления процессами на организации, в том числе в службу управления персоналом.

Во-первых, одними из самых важных для службы управления персоналом являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Это в свою очередь повышает ответственность руководителя, и предоставляет в руки высших управленцев эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При эффективном использовании документооборота предприятия, руководитель данной службы способен получать актуальную и достоверную информацию о компании. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Использование эффективного документооборота в службе управления персонала предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ создается, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Руководители организации, использующий документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.

Для того, что бы документооборот был эффективно использован в службе управления персоналом необходимо:

· повысить уровень мотивации сотрудников данной службы к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение и использование документооборота в службе управления персоналом происходит по следующей технологии: формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение с данной работой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по эффективному ее использованию и дальнейшему ее сопровождению.

Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

1. Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.

2. С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

3. Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

4. После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель данной службы должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Основные особенности эффективного использования документооборота в службе управления персоналом:

· оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

· ускорение обмена информацией внутри организации;

· надежный контроль за прохождением документа;

· снижение рисков утраты или порчи документа.

Следствиями эффективного использования документооборота являются:

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени;

· повышение уровня обслуживания клиентов;

· укрепление исполнительской дисциплины;

· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения конфиденциальной информации.

Заключение

В данной работе изучена и проанализирована эффективность документооборота в службе управления персоналом. В результате исследования анализ показал, что эффективное использование документооборота как в службе управления персоналом, так и во всей организации благотворно влияет на развитие данного предприятия. Поставленные цели достигнуты, обозначенные задачи решены.

В современных условиях важной областью является документационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке документации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача документации о положении и деятельности службы управления персоналом на высший уровень управления ООО «Экстра» и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Среди задач, решаемых кадровой службой ООО «Экстра», наиболее сложной является организация и управление развитием персонала и его документированием.

Сложной является эта задача, так как характеристика персонала предприятия вывила недостаточность квалификации и работы персонала, а именно: кадры ООО «Экстра» характеризуются:

1) Консервативностью работающего персонала. Средний возраст работников составляет 30 лет, при этом 40 % человек работают на предприятии больше 10 лет, 43, 4% - 5 лет. Это говорит о том, что большинство работают на заводе давно, у них сложились свои взгляды и принципы, преломить которые очень сложно.