Функции, реализуемые подсистемами АСУ

1. Работа с товарами.

По характеру своей деятельности супермаркет – организация, целью которой является продажа населению продуктов и прочих товаров широкого потребления с целью получения прибыли. В связи с этим естественным представляется отведение большинства реализуемых АСУ функций соответствующей подсистеме.

а) Генерация списков товаров, присутствующих на складах; эта функция необходима для быстрого определения товаров, закончившийся запас которых на витринах может быть оперативно пополнен без необходимости заказа новых партий товара поставщику;

б) Генерация списков товаров, отсутствующих на складах, для оформления поставщику соответствующего заказа;

в) Генерация списков товаров, имеющихся в наличии на складах и на витринах, срок годности которых истек; эта функция необходима для списания соответствующих товаров и оформления поставщику новых заказов на эти товары; при этом стоимость списанных товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

г) Смена цен товаров в БД при изменении последних;

д) Автоматизированное начисление наценок на товары в соответствии с текущим экономическим положением супермаркета;

е) Занесение в товарную БД наименований товаров, отсутствовавших в ней ранее, при поступлении соответствующих товаров от поставщика с последующим назначением этим товарам уникальных идентификационных номеров и цен, определяемых поставщиком; увеличение числа товарных единиц при поступлении от поставщика товаров, присутствовавших в БД;

ж) Генерация списков уникальных идентификационных номеров для расклейки на соответствующие товары;

з) Сверка идентификационных номеров товаров при покупке последних пользователем супермаркета, автоматическое определение цен товаров по этим номерам и уменьшение числа соответствующих единиц товара в БД в соответствии с размером сделанной пользователем покупки. При этом стоимость купленных товаров записывается в чистую прибыль супермаркета.

Все указанные функции, кроме последней, выполняются операторами складского терминала; последняя функция выполняется операторами торгового зала.

2. Работа с поставщиками.

Связь супермаркета с внешним миром происходит через поставщиков, организующих доставку определенных товаров в определенные сроки по предъявляемым им заказам. Также в рассматриваемой АСУ играет роль понятие «поставщики оборудования» - организации, поддерживающие функционирование технических систем супермаркета поставкой и ремонтом соответствующей аппаратуры. Стабильность работы супермаркета в очень большой степени зависит от четкости и согласованности поставок товаров и оборудования; функции, реализуемые данной подсистемой, таковы:

а) Автоматизированное составление списка поставщиков, работа с которыми целесообразна по комплексному показателю, формируемому группой экспертов по изучению рынка;

б) Автоматизированная генерация договоров с выбранными поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;

в) Автоматизированное продление договоров с зарекомендовавшими себя поставщиками и расторжение договоров с поставщиками, не оправдавшими возложенного на них доверия;

г) Оформление по спискам товаров, отсутствующим на складах или имеющим истекший срок годности, заказов тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих товаров были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

д) Автоматическое составление списков дат прибытия транспорта с произведенными заказами для осуществления приема этих заказов и отгрузки их на склад или отправки на витрины в соответствии со списками имеющихся в данных местах товаров;

е) Автоматизированное составление списков оборудования, требующего ремонта в связи с истечением амортизационных сроков, и составление по этим отчетам заказов поставщикам оборудования на замену отработавших агрегатов новыми или ремонта соответствующих агрегатов по установленной смете; при этом стоимость ремонта или стоимость новых агрегатов за вычетом стоимости старых засчитывается в чистый убыток супермаркета.

3. Работа с финансами.

Поскольку супермаркет является частным предприятием и главной целью его создателей является получение прибыли, финансовой подсистеме в рассматриваемой нами АСУ должно уделяться особое внимание. Эта подсистема выполняет следующие функции:

а) Ежемесячное продление договора с банком, заключенного в начале деятельности супермаркета, и автоматизированное составление соответствующей документации;

б) Автоматическая помесячная генерация бухгалтерских отчетов с информацией о полученных за месяц чистой прибыли и чистом убытке;

в) Автоматизированное начисление зарплат новоприбывшим сотрудникам, увеличение зарплат в зависимости от стажа сотрудника и генерация платежных ведомостей для штатного и нештатного персонала супермаркета в соответствии с Единой тарифной сеткой;

г) Автоматизированное составление смет на проведение ремонтных и прочих обслуживающих работ;

д) Автоматизированное составление документации, предназначаю-щейся для получения денег из банка и отправления их в банк по истечении каждой недели;

е) Автоматизированное помесячное определение на основе чистой прибыли супермаркета суммы, которая будет выделена в следующем месяце на экономическое развитие супермаркета.

4. Работа с персоналом.

Несмотря на то, что работа супермаркета происходит под контролем автоматизированной системы управления, рабочая сила находит в ней весьма широкое применение – как для выполнения операций, непосредственно влияющих на функционирование АСУ (ввод данных на терминалах и т.д.), так и для различной работы, не связанной непосредственно с автоматизацией (обслуживание, наладка и ремонт оборудования торговых залов и складов, уборка помещений, разгрузка и пр.). Контроль рабочей силы выполняется подсистемой работы с персоналом, включающей в себя следующие функции:

а) Ведение списков сотрудников супермаркета, добавление в соответствующую БД новых записей при поступлении на работу новых сотрудников и удаление записей из БД, соответствующих удаленным сотрудникам;

б) Автоматизированное ведение вспомогательной информации о сотрудниках (награды, поощрения, недочеты, замечания, выговоры, выслуга лет) необходимой для формирования справок, выяснения соответствующей информации начальником отдела кадров, увольнения не зарекомендовавших себя сотрудников и отправки на пенсию сотрудников, отработавших свой срок;

в) Ежедневное формирование списков сотрудников, подлежащих увольнению, а также списков вакансий, подлежащих заполнению за счет приглашения новых сотрудников;

г) Ведение списков обязанностей сотрудников супермаркета; автоматизированное формирование на их основе должностных инструкций для непосредственного донесения содержащейся в них информации до сотрудников;

д) Формирование на основе вектора экономического развития супермаркета должностей, заполнение которых предполагается в будущем; добавление списков обязанностей для этих должностей в соответствующую БД;

е) Ежедневные автоматизированные формирование и выдача торговому персоналу заданий по обработке товаров (очистке витрин от просроченных товаров, перевозке со складов и размещению на витринах новых товаров, смене ценников товаров) основанных на списках, сгенерированных в подсистеме работы с товарами;

ж) Ежедневные формирование и выдача ремонтному персоналу заданий по осмотру и замене отработавших деталей механизмов (формирование производится на основе списков, ведущихся подсистемой работы с хозяйственной частью);

з) Ежемесячная выдача охранному и обслуживающему персоналу плана действий на очередной месяц;

и) Автоматизированная генерация документации, необходимой для оформления отпусков, больничных и отгулов.

5. Работа с хозяйственной частью.

Как и любая современная организация, супермаркету для нормального функционирования необходимо большое число различных машин, механизмов, агрегатов, оборудования. Для контроля над их состоянием в подсистеме работы с хозяйственной частью существуют следующие функции:

а) Добавление в БД «Оборудование» новых записей при поступлении от поставщиков оборудования в соответствии с произведенными заказами; обновление поля «Количество единиц оборудования» при пополнении парка оборудования; удаление записей из БД при списании оборудовании по истечении амортизационных сроков или же в случае повреждений, несовместимых с нормальным функционированием устройства;

б) Автоматическое включение всех устройств и агрегатов при открытии супермаркета, отключение при этом системы сигнализации; автоматическое выключение всех устройств и включение системы сигнализации при закрытии;

в) Автоматическое ведение для каждого из используемых устройств (компьютеров, кондиционеров, морозильников, холодильных шкафов, кассовых аппаратов, видеокамер, сканеров и пр.) списков частей, требующих регулярного профилактического осмотра и замены в случае обнаружения оговариваемых неисправностей;

г) Автоматическая генерация отчетов о состоянии оборудования на конец текущего рабочего дня.

6. Управленческая работа.

Поскольку супермаркет существует и развивается в жестком мире конкуренции, для его выживания необходима четкая и целенаправленная работа управленческой группы, взаимодействующей со всеми подсистемами супермаркета путем принятия чётких решений или их совокупностей, вводящихся в систему в формализованном виде. Управленческая группа, как правило, реализует следующие функции:

а) Поквартальная выработка целевой стратегии развития на основе анализа рынка и стратегических показателей конкурентов;

б) Формирование маркетинговых решений для расширения кругов населения, охватываемых работой супермаркета;

в) Определение состава и структуры ассортимента, подлежащего закупке в ближайшем будущем;

г) Определение круга поставщиков товаров и оборудования, внушающих доверие;

д) Определение целевых фондов вложения прибылей;

е) Составление списков оборудования, подлежащего замене или модернизации в связи с моральным износом;

ж) Изменение структуры фонда рабочей силы в соответствии с выработанной целевой стратегией развития.

Выбранная нами структурная схема автоматизированной системы управления супермаркетом достаточно удобна как для рядового сотрудника, так и для инженера АСУ. Согласно этой схеме, по которой весь супермаркет разделен на обозримое количество подсистем, значительно упрощается поиск и локализация системных сбоев и ошибок в распределении потоков данных, а каждый сотрудник отвечает лишь за подведомственный ему, достаточно малый участок одной из подсистем. В связи с этим выбор такой схемы построения АСУ «Супермаркет» следует признать удачным и рекомендовать его к выбору всех системоаналитиков.