Вопрос 22. Функции секретаря по подготовке совещаний

Совещание — метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими: 1. информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.); 2. подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями; оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов; 3. регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.; 4. ведение протокола или стенограммы совещания; подбор материалов для руководителя; выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания; оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений. Крупные совещанияпроводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке. Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), меловая доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д. Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д. Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика. Организационное обеспечение участников совещания: 1. регистрация; 2. размещение; 3. транспортное обеспечение; 4. питание; 5. культурно-массовые мероприятия; 6. снабжение канцпринадлежностями; 7. оснащение помещения техническими средствами. Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя. Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания: 1. оповещает участников совещания; 2. осуществляет контроль за их своевременной явкой; 3. выясняет и докладывает руководителя о причинах отсутствия участников на совещании; 4. обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания; 5. после окончания совещания приводит в порядок кабинет. 3. Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен: 1. заранее подготовить для него нужные документы; 2. отпечатать текст доклада; 3. своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности. Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами. Вопрос 23. Функции секретаря по подготовке планового совещания с большим количеством человек Совещание — метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1, 5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы: 1) уточняются дата, место и время проведения совещания; 2) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания; 3) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания; 4) составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения необходимо указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это следует указать в тексте приглашения; 5) секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.; 6) за 3–4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания; 7) секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен всем необходимым: стульями, столом, меловой или иной доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п. По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подготовить их для демонстрации. Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов; 8) накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участников; 9) за час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы. Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников. Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания. Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения). Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений. Вопрос № 24 Система организации селекторных совещаний В организациях с большим штагом сотрудников часто возникает необходимость решать текущие задачи с привлечением к обсуждению б ольшого числа собеседников (руководства, начальников отделов, специалистов по отдельным вопросам). Система организации селекторных совещаний позволяет проводить обсуждение текущей задачи, привлекая к разговору собеседников, находящихся в разных местах, будь то соседний кабинет или удаленный офис филиала компании. Система позволяет управлять проведением совещания - подключать или отключать участников в зависимости от темы текущего вопроса: дать возможность прослушивать разговор либо возможность высказаться отдельным участникам совещания или группам собеседников, объединенным в тематические группы. Далее, если следующий обсуждаемый вопрос не относится к сотруднику или группе сотрудников, они отключаются от совещания администратором совещания. Соответственно в случае, если необходимо участие в обсуждении другого сотрудника, его можно подключить к совещанию, вызвав но телефону. если кто-либо из сотрудников хочет участвовать в обсуждении, он может послать запрос администратору совещания и, в случае если его участие целесообразно, - быть подключенным. К обсуждению можно подключить как абонентов внутренней телефонной сети организации, так и удаленных абонентов. Удаленные собеседники участвуют в совещании посредством телефонной связи. Если несколько участников совещания находятся в одном помещении (комната переговоров, конференц-зал), оно оборудуется специальной акустической системой, которая позволяет веем находящимся в этом помещении участвовать в совещании. Современные системы организации конференций и селекторных совещаний могут поддерживать связь со многими абонентами. Кроме того, современные технологии позволяют проводить совещания между людьми, находящимися в разных частях планеты, посредством Интернета. Вопрос 25. Понятие служебной командировки. Программа командировки Согласно ст. 91 ТК Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижный характер, а также к пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Фактическое время пребывания к месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия из места командировки. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии заверяются печатью. Регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется в специальных журналах (см. Прил. 12 к гл. 4). Приказом нанимателя назначается лицо, ответственное за ведение журнала регистрации. Командированному работнику выдастся установленной формы командировочное удостоверение, в котором указывается фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника, наименование предприятия, выдавшего удостоверение, пункты назначения и наименование предприятия, куда командирован работник, срок и цель командировки. В случае командирования работника в несколько пунктов все они должны быть указаны в командировочном удостоверении. Командировочное удостоверение подписывается нанимателем и заверяется печатью. Па оборотной стороне командировочного удостоверения отмечается дата выбытия. При возвращении из командировки на оборотной стороне удостоверения делается отметка о дате прибытия. Вопрос 26. Обязанности секретаря по организации служебных поездок руководителя В функции секретаря фирмы или службы ДОУ и крупных организациях обычно входит подготовка служебных командировок сотрудников и руководителя Она включает подготовку проектов приказов о командировках, выписывание командировочных удостоверений, регистрацию их в журнале. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме с учетом специфики конкретной командировки и категория (в пределах Беларуси, в дальнее или ближнее зарубежье либо международная), 1сложность решаемых вопросов; 2срок командировки; 3место назначения, его географическое положение по указанию руководителя и просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверили секретарь руководителя составляет имеете с ним и печатает программу командировки В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, па которых он будет присутствовать Название организации должно быть точно выверено, особенно се адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны всех должностных ими, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря, что позволяет ему всегда знать, где находится руководитель, и в случае необходимости связаться с ним Кроме того, секретарь должен детально проработать марш рут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. При зарубежных командировках в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает низовую поддержку. После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки, перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям, сотрудникам. В обязанности секретаря обычно входит и оформление отчета руководителя о командировке. Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трёх рабочих дней ПРЕДОСТАВИТЬ В БУХГАЛТЕРИЮ ОРГАНИЗАЦИИ В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумм.» суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам. Вопрос 27. Основные правила составления и оформления командировочных документов Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. Проемы этих приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу. Приказ о командировании руководителя оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению приказов этой разновидности. Если в командировку направляется руководитель организации, приказ о командировании может подписать либо он сам, либо его заместитель, имеющий право подписи соответствующих документов. Если приказ подписывает сам руководитель, это никоим образом не должно отражаться на структуре текста приказа (распорядительное слово, фамилия, имя, отчество, должность командируемого, пункт назначения, продолжительность командировки, срок командировки, цель командировки). Необходимость издания приказа или отдельного пункта в приказе о временном замещении руководителя будет отсутствовать в том случае, если организационно-распорядительными документами организации (положением, уставом, приказом о распределении обязанностей между руководством и Др.) изначально определено, кто выполняет обязанности руководителя во время его отсутствия. Основанием дня издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя. В ней обосновывается необходимость командировки, се срок и др. В конце докладной записки содержится вывод или предложение автора о необходимости (целесообразности) командировать работника. Вопрос 28. Требования к составлению и оформлению резюме Основные требования и правила Стиль написания резюме: краткость; конкретность; активность; честность. Избегайте использовать местоимение я. Необходимо быть предельно конкретным в выборе формулировок Не следует писать: занимался обучением; помогал уменьшить ошибки; быстро усваиваю новые знания. Пишите: обучил двух новых служащих; сократил ошибки на 15%, чем сэкономил фирме $50 000; · освоил новые процедуры в рекордно короткий срок - за две недели. Не будьте многословны и избегайте пассивных форм Не следует писать: отвечал за выполнение; находил применение следующим возможностям; нес ответственность за. Пишите: выполнил; эффективно использовал; отвечал за. Предпочитайте позитивную информацию негативной Не следует писать: улаживал жалобы на; препятствовал снижению доли продаж; перешел с должности. Пишите: помогал клиентам в; повысил потенциал продукта на рынке; продвинулся на должность. Концентрируйте внимание на Ваших достижениях Не следует писать: проработал там три года; выполнял дополнительную работу. Пишите: получил повышение в должности и два повышения оплаты; всегда выполнял работу в срок. Не надо включать в Ваше резюме: Всю Вашу трудовую биографию. На самом деле Вашего потенциального работодателя интересуют только последние 3-5 мест работы и период не более 10 лет. Ваши физические данные. Вашу фотографию. Причины, по которым Вы уходили с работы. Требования к зарплате. Имена людей, которые дают Вам рекомендацию (подготовьте этот список он может пригодиться на собеседовании). В заключение обратите внимание на следующие детали: Попросите кого-нибудь, кто хорошо владеет языком, на котором написано резюме, проверить его. В описании настоящей работы используйте глаголы в настоящем времени, например, работаю, проектирую; соответственно при описании предыдущих мест работы используйте глаголы в прошедшем времени. Будьте последовательны: если Вы один раз использовали сокращение, используйте его во всем резюме (но лучше приводить все наименования полностью). Избегайте длинных фраз и мудреных слов. Четко выделите необходимые заголовки. Проследите, чтобы Ваше резюме было оформлено в одном стиле. Выбирайте стиль, который легко читается (большие поля, не мелкий шрифт, достаточное расстояние между строками и т.п.). Используйте бумагу белого цвета хорошего качества. Очень важно уместить Ваше резюме на одной, максимум, на двух страницах. Будьте уверены, что Вы сможете подтвердить всю информацию, которую Вы включили в резюме. Начать резюме следует с сопроводительного письма, текст которого можно разместить в отдельном файле. Наличие сопроводительного письма свидетельствует о серьезном подходе к поиску работы и вызывает уважение у потенциальных работодателей. В качестве дополнения к резюме не помешают и рекомендации от бывших работодателей, коллег, деловых партнеров. Теперь о самом тексте резюме. Попробуйте подойти к его составлению нестандартно, расставьте акценты на той информации, которую вы хотели бы в первую очередь сообщить о себе будущему работодателю. Например, если вы устраиваетесь на работу в страховую компанию, не стоит в первую очередь писать о полученном вами образовании, особенно если оно имеет мало общего с выбранной сферой, лучше в первых пунктах резюме укажите наличие у вас большого опыта по продаже страховых продуктов – страхование каско, ДМС, страхование имущества. Перед составлением резюме, внимательно изучите требования к претендентам на нужную вакансию, и постарайтесь указать в вашем резюме соответствие всем перечисленным пунктам. Например, если в требованиях к вакансии указан опыт, подчеркните, что проработали в данной сфере на протяжении какого-то времени. Если требуются такие качества, как стрессоустойчивость и энергичность, укажите, что занимаетесь спортом и изучаете психологию взаимоотношений, если от кандидата требуется мобильность, обязательно сообщите в своем резюме о наличии у вас водительского удостоверения и личного автомобиля. Нельзя использовать один и тот же вариант резюме для разных вакансий. Лучше потратьте несколько минут и составьте отдельный вариант для новой вакансии, подчеркнув нужное и умело скрыв лишнее. Не забывайте и об оформлении резюме – оно должно смотреться солидно, элегантно и при этом достаточно ярко, чтобы выделить вас из десятков других претендентов. Вопрос 29. Основные правила оформления и составления рекомендательного письма Рекомендательное письмопредставляет собой характеристику соискателя на определенную вакансию, предназначенную для потенциального работодателя от имени третьего лица, как правило, представляющего организацию (предприятие, учреждение), в котором ранее работал или учился рекомендуемый (рекомендуемая). Основное функциональное назначение рекомендательного письма, как и резюме, состоит в информировании будущего работодателя о наиболее важных деловых качествах соискателя и пробуждении профессионального интереса к личности последнего. Содержание рекомендательного письма должно быть объективным, точным, немногословным. В нем отражаются наиболее важные профессиональные и личные качества рекомендуемого. В этом состоит основное отличие рекомендательного письма от характеристики. Структура этого документа в целом соответствует типовой структуре делового письма и, как правило, включает обращение, вводную часть, основную часть, а также заключительную формулу вежливости. Кроме того, рекомендательное письмо может иметь и приложения. Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Вступление Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности. В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике. Основная часть В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми? Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. 11апример, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удаюсь придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики. Сопроводительное письмо– это официальный документ, дополняющий и комментирующий резюме. Многие приуменьшают важность сопроводительного письма, хотя на самом деле, правильно составленный документ увеличивает шансы того, что на ваше резюме обратят внимание в первую очередь. Сопроводительное письмо показывает серьезность ваших намерений относительно данной фирмы, и, как правило, производит на работодателя приятное впечатление. Если вы отправляется свое резюме по электронной почте, то сопроводительный документ располагается непосредственно в теле письма, в то время как само резюме прикрепляется отдельным файлом. В том случае, когда ваше резюме предназначено для солидной иностранной компании, то к сопроводительному письму обычно предъявляются более высокие требования. Такое сопроводительное письмо оформляется на отдельном листе бумаги и содержит все основные реквизиты делового документа: заголовок, печать, подпись, дату составления и адрес получателя Вопрос 30. Собеседование. Адаптация на новом рабочем месте Собеседование — встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу. Цель собеседования — познакомиться воочию, понять, насколько работодатель и соискатель подходят друг другу, а также обсудить детали сотрудничества. На собеседовании работодатель задаёт вопросы, касающиеся образования соискателя, его опыта, полученных навыков и знаний. Также возможны вопросы личного характера: цели, устремления в жизни, чего соискатель хочет добиться, какие у него планы. Как правило, собеседование проходит в несколько этапов. Сначала Вам предлагают заполнить анкету, рассказать о своем опыте работы, образовании, своих притязаниях и планах на будущее. Если по всем формальным признакам вы подходите для имеющийся вакансии, то Вас приглашают для профессионального собеседования. Профессиональное собеседование может проходить с 1-3 экспертами или же Вам предложат пройти профессиональный тест или задание. И, в случае успешного подтверждения Вашей квалификации, на следующем этапе собеседования - с Вами встречается руководитель организации или лицо, ответственное за принятие решения о закрытии данной вакансии. Начало работы на новом месте – это сложный процесс привыкания к новому коллективу, должностным обязанностям, режиму дня и т. д. Каждый человек в первый день на своей новой работе очень волнуется, испытывая настоящий стресс. Однако надо постараться оставаться спокойным – это, конечно, будет совсем непросто. Ваша основная задача – произвести хорошее впечатление – очень важна. А для этого надо потрудиться. Вы должны показать, что можете быстро войти в курс дела, не нарушив привычного рабочего ритма, не переломав сразу же всю оргтехнику, не перепутав начальника отдела с курьером и т.д. Итак, первый рабочий день…Вам необходимо собрать как можно больше информации. Внимательно наблюдайте как работают коллеги, кто и чем занимается на своей должности. Обратите внимание на их взаимосвязи, как они общаются между собой, с руководством, к кому можно обратиться за помощью в сложной ситуации, от кого можно получить поддержку, а кому нельзя доверять ни в коем случае. Людям свойственно рассказывать о себе, поэтому не стесняйтесь задавать вопросы. Здесь главное не переборщить. Если быть навязчивым и бестактным, можно одновременно удивить и напугать своих коллег. Практически в любой компании имеются опытные коллеги, которые готовы опекать молодых или неопытных сослуживцев. Не страшно, если в первый день что-то не получилось или пошло не так, как бы Вам хотелось. Вы пока ещё новичок волноваться и ошибаться для Вас вполне естественно. Со временем Вы адаптируетесь и сможете помочь в этом другому новичку, который придёт работать в ваш отдел. Каждому новому сотруднику необходимо составить собственный план адаптации, содержащий следующие действия: Узнайте как можно больше о компании. 1. Тщательно изучите планы и перспективы развития компании в целом и отдельного подразделения. 2. Познакомьтесь с непосредственным руководителем, ключевыми работниками, рядовыми сотрудниками. 3. Обязательно обратите внимание на личностные особенности соседей по офису или рабочему месту. 4. Внимательно прочитайте должностную инструкцию. 5. Помните, что Вам будет необходимо быстро усвоить большой поток информации: имена, фамилии, телефоны, расположения кабинетов, порядок действий, распорядок дня и т. д. Для лучшего запоминания заведите ежедневник для записей, тогда Вы ничего не забудете! 6. Организуйте своё рабочее место и рабочее время в соответствии с принятыми в компании нормами и правилами. 7. Запланируйте на следующий день даже больше, чем успеете сделать – это Вас «подгонит». Такой практике следуйте в дальнейшем. 8. Поручение начальника выполняйте быстро и чётко. Если это невозможно (например, из-за отсутствия нужного человека), сразу же сообщите ему об этом. 9. Настройте себя на доброжелательные отношения с коллегами и продолжительную работу в коллективе. 10. Активно участвуйте в жизни коллектива и его общественных делах. Для того, чтобы процесс Вашей адаптации проходил как можно безболезненнее, необходимо зарядиться уверенностью в своих силах. Следует помнить, если работодатель принял Вас на работу, значит, он считает, что Вы способны её выполнять!

Данная страница нарушает авторские права?

© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.